Um festzulegen, wie die Kassendaten verbucht werden sollen, wählen Sie über die Bearbeiten – Klappbox die Funktion Kasse – Einstellungen aus.
Hinweis
Wurden bereits Kassenbuchungen erzeugt, erhalten Sie einen Hinweis:
Sie können die Kassenbuchungsvorlagen erst dann bearbeiten, wenn die aktuellen Kassenbuchungen gelöscht wurden. Nach erfolgter Änderung können Sie die Kassenbuchungen erneut (auf Basis der geänderten Kassenbuchungsvorlagen) neu erzeugen.
Nun können Sie die Kassenbuchungsvorlagen bearbeiten:
Abb. Kassenbuchungsvorlagen ab Antara Version 2.8.1
Ab Antara Version 2.8.1: Einnahmen/Ausgabenarten und Zahlungsmittel werden automatisch in den Kassenbuchungsvorlagen ergänzt.
Anschließend muss die Kontierung vom Anwender ergänzt werden.
Exportverzeichnis Fibu
Falls Sie die für diesen Store erzeugten Buchungen in einem eigenen Verzeichnis speichern wollen, können Sie hier ein entsprechendes Verzeichnis festlegen. Bitte beachten Sie, dass das hier eingestellte Verzeichnis Vorrang vor dem in Konverter – Einstellungen alle Stores eingestellten Verzeichnis hat.
Wird hier kein Verzeichnis angegeben, greift der Konverter automatisch auf das in Konverter – Einstellungen alle Stores eingestellte Verzeichnis zurück.
Konto-Nr. Kasse
Geben Sie hier die Sachkonto-Nr. des Kassenkontos des Stores ein.
Bitte beachten Sie, dass das Konto beim Erzeugen der Buchungen ggf., um die in Fibu - Einstellungen hinterlegte Kontonummernerweiterung erweitert wird.
Export für Datev-Unternehmen-Online
Dieser Kenner steht nur zur Verfügung, wenn in den allgemeinen Einstellungen des Konverters als Finanzbuchhaltungssystem Datev-Kanzlei-Rewe eingestellt wird.
Wird der Kenner gesetzt, dann werden die Daten nicht mehr im Datev-Postversandformat, sondern im als CSV-Datei im Datev-ASCII-Format für den Import als Kassenbuch in Datev-Unternehmen-Online exportiert. Bitte beachten Sie, dass das Feld Beleg2 in diesem Fall aus technischen Gründen nicht ausgegeben wird. Außerdem muss jede Buchung eine Beleg-Nr. haben.
Kassenbuchungsvorlagen
Im Bereich Kassenbuchungsvorlagen können Sie nun festlegen, wie die einzelnen Kassendaten verbucht werden sollen.
Über die Symbolleiste können Sie die verschiedenen Funktionen zur Bearbeitung der Kassenbuchungsvorlagen aufrufen.
 | Neue Kassenbuchungsvorlage anlegen. Alternativ können Sie auch in die letzte Zeile der Kassenbuchungsvorlagenliste klicken. |
 | Einzelne Kassenbuchungsvorlage löschen. |
 | Kopiert alle Kassenbuchungsvorlagen eines anderen Stores in den aktuellen Store. Die im aktuellen Store gespeicherten Kassenbuchungsvorlagen werden durch den Kopiervorgang gelöscht. Es können immer nur die Vorlagen mit der gleichen Antara Version (bis 2.8.1 und ab 2.8.1) kopiert werden. Beim Kopieren werden auch die Einnahme- / Ausgabearten und die Zahlungsmittel des Quell-Stores übernommen. |
| Kopieren Sie deshalb nur von einem Store, bei dem die Einnahme/Ausgabearten und Zahlungsmittel gleich sind. |
 | Legt die Schnellkontierung über Funktionstasten vor. Die Schnellkontierung kann später zur schnelleren Nachbearbeitung der erzeugten Kassenbuchungssätze verwendet werden. |
Um eine neue Kassenbuchungsvorlage zu erzeugen, müssen Sie die einzelnen Felder befüllen:
Kassenfeld
Über die Klappbox in der Spalte Kassenbuchungsvorlagen legen Sie das Kassenfeld, das verbucht werden soll, fest. Ein Kassenfeld kann mehrmals (in verschiedenen Kassenbuchungsvorlagen) verbucht werden.
Bis auf eine Ausnahme entsprechen alle Kassenfelder den entsprechenden Werten im „Daily Operations and Finance Report“.
Das einzige Kassenfeld, das „künstlich“ erzeugt wird, ist das Feld „Münzgeld pro Tag“. Das Münzgeld errechnet sich aus dem „Bankeinzahlung pro Tag“ Kassensystem abzüglich dem gerundeten Betrag“ „Gesamte Bankeinzahlung pro Tag“ bzw.. „Soll Bank pro Tag“.
Hinweis
Ab der Antara-Version 2.8.1 werden zusätzlich die Zahlungsarten für Einnahmen / Ausgaben,. sowie für Zahlungsmittel bereitgestellt. Die Kassenfelder für Einnahmen sind mit einem vorangestellten E/A gekennzeichnet. Die Kassenfelder für Zahlungsmittel (Kartenzahlungen) werden durch das Kürzel ZM angeführt.
Die Kassenfelder
•Petty Cash pro Tag
•Lohn pro Tag
•Vorschuss pro Tag
•Essensmarken pro Tag
werden nicht mehr angeboten.
Stattdessen müssen die entsprechenden Einnahmen / Ausgabearten verbucht werden.
Bitte beachten Sie, dass JEDES Kassenfeld für Zahlungsarten bzw.. Zahlungsmittel über eine entsprechende Kassenbuchungsvorlage verbucht werden muss. Bei diesen Kassenfeldern handelt es sich bereits um Einzelwerte, so dass der Kenner Auflösen in Einzelwerte (Petty Cash) nicht gesetzt werden kann.
St. Art Gegenkonto
Diese Spalte wird nur dann sichtbar, wenn Sie als Finanzbuchhaltungs-System Sage Office Line eingestellt haben. Geben Sie hier ein, ob die Buchung mit Umsatzsteuer (U) oder Vorsteuer (V) erfolgt. Die Festlegung, ob die Umsatz- bzw.. Vorsteuer im Soll- oder im Haben erfolgt, wird erst beim Export der Buchungen getroffen.
St.Schl. Gegenkonto
Falls das Gegenkonto mit einem Steuerschlüssel bebucht werden soll, können Sie diesen hier festlegen. Bitte beachten Sie, dass der Steuerschlüssel OHNE Trenn-Null eingegeben werden muss. Beispielsweise wird der Steuerschlüssel 9 in Datev Kanzlei-Rewe mit 90 angegeben. Im Konverter wird nur 9 angegeben.
Gegenkonto und Konto
Im Feld Gegenkonto bzw.. Konto wird die Konto-Nr. angegeben, in das das Kassenfeld gebucht werden soll. Bei Kassenbuchungen muss immer nur eines der beiden Konten angegeben werden. Leere Felder werden bei der Erzeugung der Buchungen automatisch durch das Kassenkonto ersetzt.
Möchten Sie eine reine Sachbuchung ohne Berührung des Kassenkontos ausführen (z. B. bei der Verbuchung des Abfalls/Waste), müssen beide Konten angegeben werden.
Wird für das Konto oder das Gegenkonto der Wert -1 eingegeben, dann wird das betreffende Feld nicht gebucht.
Bitte beachten Sie, dass die Unterdrückung von Buchungen vom Konverter nicht protokolliert wird.
Hinweis für Sage Office Line Anwender
Falls Sie die Finanzbuchhaltung Sage Office Line einsetzen, beachten Sie bitte, dass im Konverter nur die Konto-Nummern ohne Buchstaben erfasst werden. Den Kontonummern wird beim Export automatisch ein S (=Sachkonto) vorangestellt. Personenkonten im Zusammenhang mit der Kassenbuchhaltung nicht bebucht werden!
Beleg1
Wird in dieser Spalte kein Wert angegeben, dann wird bei der Erzeugung der Buchung die Beleg-Nr. des Kassensystems eingesteuert. I. d. R. haben nur Petty-Cash-Werte eine Beleg-Nr.
Alternativ kann eine individuelle Beleg-Nr. eingesteuert werden. Hierfür stehen folgenden Platzhalter zur Verfügung:
#-b# unterdrückt die Einsteuerung der Toshiba-Tec-Beleg-Nr.
#d# Fügt das Belegdatum in der Form TTMMJJ ein.
#da# Fügt das Belegdatum in der Form JJMMTT ein.
#dd# Fügt das Belegdatum in der Form TTMM ein.
#ddd# Fügt das Belegdatum in der Form TTMMJJJJ ein.
#d1# Fügt das Belegdatum + 1 Tag in der Form TTMMJJ ein.
#da1# Fügt das Belegdatum + 1 Tag in der Form JJMMTT ein.
#dd1# Fügt das Belegdatum + 1 Tag in der Form TTMM ein.
#ddd1# Fügt das Belegdatum + 1 Tag in der Form TTMMJJJJ ein.
Hinweis
Das Beleg1-Feld darf immer nur einen der o. g. Platzhalter enthalten. Wird das Feld leer gelassen, wird die Original-Beleg-Nr. (sofern vorhanden) des Kassensystems eingefügt.
Kostenstelle
Dieses Feld erscheint nur, wenn Sie in Store – Einstellungen eine Kostenstelle hinterlegt haben.
Der Konverter ergänzt grundsätzlich jeden Buchungssatz mit der in Store – Einstellungen hinterlegten Kostenstelle. Soll für die Buchung eine andere als die Store-Kostenstelle verwendet werden, können Sie diese hier angeben. Bleibt das Feld leer, wird beim Erzeugen der Buchungen die Kostenstelle des Stores eingesetzt.
Kostenträger
Dieses Feld verhält sich analog zum Eingabefeld für die Kostenstelle, jedoch für den Kostenträger
Buchungstext
In diesem Feld können Sie einen Text, der zu jeder Buchung ausgegeben werden soll, angeben. Wenn Sie im Buchungstext den Kenner #Tag# angeben, wird bei der Erzeugung der Buchungen immer das jeweilige Buchungsdatum in den Text eingesetzt.
Bitte beachten Sie, dass der Buchungstext bei Datev max. 30 Zeichen lang sein darf. Bei SBS/Wago-Curadata, Schleupen-CS+, sowie Sage Office Line-Systemen sind bis zu 250 Zeichen zulässig.
Sofern Sie den Kenner Auflösen in Einzelwerte (Petty-Cash) gesetzt haben, kommt der Buchungstext aus der Kassenbuchungsvorlage NICHT zur Anwendung. Stattdessen wird der Buchungstext aus den Feldern Kunden-/Lieferanten/Personal-Nr., Kunden-/Lieferanten/Personal-Name und dem Petty-Cash-Buchungstext gebildet.
Hinweis
Nachdem Datev-Kanzlei-Rewe derzeit nur 30 Zeichen Buchungstext bereitstellen, wird der erzeugte Buchungstext immer dann gekürzt, wenn dieser länger als 30 Zeichen ist.
Derzeit nimmt der Konverter folgende Ersetzungen durch
Buchungstext enthält Wird ersetzt durch:
Kassendifferenz K.Diff.
SafeDifferenz SafeDiff.
Vorschuss Vorsch.
Vorschuss Vorsch.
Oder od.
Und u.
Frau keine Ersetzung, wird entfernt
Herr keine Ersetzung, wird entfernt
Lohn keine Ersetzung, wird entfernt
Auf keine Ersetzung, wird entfernt
Für keine Ersetzung, wird entfernt
Tankstelle Tankst
Benzin Benz
Essensmarken EssMrk
Bürobedarf Bürobed
Restaurant Rest
EC-Karten ECKrt.
Belege Blg.
Scheck Schck
, (Komma) keine Ersetzung, wird entfernt
Januar oder Jan. 1
Februar oder Feb. 2
März oder Mrz. 3
Buchungstext enthält Wird ersetzt durch:
April oder Apr. 4
Mai 5
Juni oder Jun. 6
Juli oder Jul. 7
August oder Aug. 8
September oder Sept. 9
Oktober oder Okt. 10
November oder Nov. 11
Dezember oder Dez. 12
Der Buchungstext wird automatisch während der Erzeugung der Kassendaten generiert.
Beispiel:
Aus dem (ursprünglichen) Buchungstext Ticket Restaurant Scheck Essenmarken wird schließlich der in der Buchungsliste angezeigte Text Ticket Rest Schk EssMrk.
Nur buchen, wenn folgende Schlüsselwörter enthalten sind
Dieses Feld steht nur für die Kassenfelder Petty-Cash pro Tag und Essensmarken pro Tag zur Verfügung.
Ab der Antara Version 2.8.1 stehen die Schlüsselwörter für Zahlungsarten (E/A – Einnahmen/Ausgaben) zur Verfügung.
Wenn Sie in diesem Feld Schlüsselwörter angeben, wird die Kassenbuchungsvorlage nur dann angewendet, wenn der zugehörige Petty-Cash-Eintrag eines der genannten Schlüsselwörter enthält. Dadurch können Sie z. B. unterschiedliche Konten für die Essensmarken bebuchen.
Möchten Sie mehrere Schlüsselwörter eingeben, müssen Sie diese durch einen Strichpunkt voneinander trennen, z. B. EC-Karten; SODEXHO.
Möchten Sie auch innerhalb von Wörtern suchen lassen, müssen Sie das Schlüsselwort in %-Zeichen setzen. Geben Sie beispielsweise %EC% an, werden alle Petty-Cash-Einträge, die die Zeichenfolge EC enthalten auf diese Kassenbuchungsvorlage gebucht.
Beispiel:
%EC% wird erkannt in EC-Karten, aber auch in Restaurant Ticket Schecks.
Die Angabe des Schlüsselwortes EC würde in obigen Buchungstexten zu keinem Ergebnis führen, weil es nicht als einzelnes Wort darin vorkommt.
Bitte beachten Sie, dass zu jedem Kassenfeld, das über Schlüsselwort gebucht wird, eine Kassenbuchungsvorlage mit dem entsprechenden Kassenfeld OHNE Schlüsselwörter vorhanden sein muss. Auf diese Kassenbuchungsvorlage werden dann die Petty-Cash-Einträge gebucht, die über keine der schlüsselwortbasierten Kassenbuchungsvorlagen verbucht wurden.
Beispiel:
Vorlage 1: Essensmarken pro Tag EC-Karten
Vorlage 2 Essensmarken pro Tag Sodexho
Vorlage 3 Essensmarken pro Tag
Ein Petty-Cash-Eintrag mit dem Buchungstext Ticket Restaurant Scheck würde anhand der Vorlage 3 verbucht werden, weil die Vorlagen 1 und 2 nicht zur Anwendung kommen.
Hinweis
Die Groß- und Kleinschreibung der Schlüsselwörter bleibt unberücksichtigt.
Vorzeichenwechsel
Bitte beachten Sie, dass ab Antara-Version 2.8.1 bei Ausgaben der entsprechende Betrag automatisch das richtige Vorzeichen hat (Einnahmen positiv, Ausgaben negativ). Aus diesem Grund wird ab Antara-Version 2.8.1 der Vorzeichenwechsel nicht mehr benötigt.
Runden auf volle 5 oder 10 €
Diese Funktion bewirkt, dass der Buchungsbetrag immer auf volle 5 oder 10 € abgerundet wird.
Diese Funktion wird i. d. R. ausschließlich für die Verbuchung von Bankeinzahlungen verwendet. Einige Geldtransportunternehmen nehmen nur Beträge mit vollen 5 oder 10 € an. Diesem Sachverhalt kann durch diese Funktion Rechnung getragen werden.
Auflösen in Einzelwerte (Petty-Cash)
Die Funktion Auflösen in Einzelwerte steht ab der Antara-Version 2.8.1 nicht mehr zur Verfügung, da hier aus dem Kassensystem bereits entsprechende Einzelwerte geliefert werden.
Ohne Kostenstelle buchen
Bei bestimmten Geschäftsvorfällen (z. B. Einzahlung Kasse an Bank) ist eine Buchung mit Kostenstellenangabe nicht sinnvoll. Um die Buchung mit Kostenstelle zu unterdrücken, setzen Sie den Kenner ohne Kostenstelle buchen.
Verdichten zu Tageswert
Wird dieser Kenner gesetzt, werden alle Buchungen eines Tages, die sich nur durch den Betrag unterscheiden, zu einer einzigen Buchung zusammengefasst. Bitte beachten Sie, dass auch der Buchungstext der Buchungen identisch sein muss. Darauf muss besonders bei der Erstellung der Buchungsvorlagen geachtet werden.
Die Herkunftsdaten einer verdichteten Buchung können nicht mehr angezeigt werden.
Verdichten zu Monatswert
Die Kassendaten werden jeweils als Tageswert zusammengestellt. Um Geschäftsvorfälle (z. B. die Verbuchung von Abfall / Waste) als Monatswert durchzuführen, setzen Sie den Kenner verdichten zu Monatswert. Die Tageswerte werden dann kumuliert und am letzten Tag des Monats in einer Summe gebucht.
Korrekturfaktor
Für bestimmte Buchungen ist es erforderlich, nicht den ganzen Betrag des Kassenfeldes, sondern nur einen Teil davon zu verbuchen. So kann es z. B. vorkommen, dass ein Manager-Essens im Verhältnis 40 zu 60 auf verschiedene Konten gebucht werden muss. Der Korrekturfaktor bewirkt, dass der Buchungsbetrag mit dem eingegebenen Faktor multipliziert wird. Die Funktion ist für alle E/A- und Daily-Felder verfügbar. Sie kann nicht angewendet werden in Verbindung mit den Funktionen „Vorzeichenwechsel“, „auf volle 5 oder 10 Euro abrunden“, „Auflösen in Einzelwerte (Petty Cash)“, „Verdichten zu Tageswert“ und „Verdichten zu Monatswert“. Rundungsdifferenzen werden vom Konverter bis zu 2 Cent automatisch korrigiert.
Nachdem Sie die Kassenbuchungsvorlagen eingerichtet haben, können Sie Buchungen erzeugen.