Im Kopfbereich des Bildschirm-Formulars können Sie folgende Eingaben vornehmen:
Abb. Lohn-Einstellungen / Kopfbereich
Mandanten-Nr.
Geben Sie hier die Mandanten bzw. Firmen-Nummer, die der Store im Lohnbuchhaltungssystem hat, ein.
Exportverzeichnis
Falls Sie die vom Konverter in ein separates, nur für diesen Store gültiges Verzeichnis, speichern möchten, können Sie dieses hier hinterlegen.
Falls Sie hier kein Verzeichnis angeben, gilt das in Konverter – Einstellungen alle Stores angegebene Exportverzeichnis.
Personal-Nr. Umschlüsselung
In den seltensten Fällen ist die im Store-System hinterlegte Personal-Nummer eines Mitarbeiters identisch mit der Personal-Nummer dieses Mitarbeiters in der Lohnbuchhaltung.
Aus diesem Grund bietet der Konverter die Möglichkeit, die Personal-Nr. des Stores in die entsprechende Personal-Nummer im Lohnbuchhaltungssystem umzuschlüsseln.
Die Umschlüsselungstabelle finden Sie über die Klappbox bearbeiten unter Lohn – Personal-Nrn.-Umschlüsselung.
Für die Umschlüsselung einer Personal-Nr. gibt es folgende Möglichkeiten:
Store Personal-Nr. immer umschlüsseln
Jede Personal-Nr. des Store-Systems muss zwingend umgeschlüsselt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Umschlüsselung nicht vorab eingegeben werden muss.
Sobald Sie die Lohndaten verbuchen, legt der Konverter alle Store-Personal-Nummern
in der Umschlüsselungstabelle ab. Sie müssen dann nur noch die Personal-Nummern
des Lohnbuchhaltungssystems ergänzen.
Store Personal-Nr. nie umschlüsseln.
Die Personal-Nr. des Stores wird unverändert übernommen.
Falls die Store-Personal-Nr. außerhalb des Wertebereiches des Lohnbuchhaltungssys-
tems liegt, muss trotzdem eine entsprechende Umschlüsselung eingegeben werden.
Beispiel:
Store Personal-Nr. ist 13651844. Im Lohnbuchhaltungssystem Datev Lohn & Gehalt darf
eine Personal-Nr. max. 5-stellig sein (99999), d. h. die Store-Personal-Nr. muss umgeschlüsselt werden, da sie sonst nicht in das Lohnbuchhaltungssystem übergeben werden kann.
Bitte beachten Sie, dass die Umschlüsselung nicht vorab eingegeben werden muss.
Sobald Sie die Lohndaten verbuchen, legt der Konverter alle Store-Personal-Nummern in der Umschlüsselungstabelle ab. Sie müssen dann nur noch die Personal-Nummern des Lohnbuchhaltungssystems ergänzen.
Store Personal-Nr. umschlüsseln wenn vom Store erzeugt.
Dieser Umschlüsselungsmodus ist besonders dann zu empfehlen, wenn der Store zunächst eine eigene Personal-Nr. übergibt, die dann später in die Personal-Nr. aus dem Lohnbuchhaltungssystem geändert wird.
Der Konverter erkennt automatisch, wenn eine Personal-Nr. vom Store-System erzeugt wurde. Ist dies der Fall, muss die Personal-Nr. umgeschlüsselt werden. Alle anderen Personal-Nummern (also die nicht vom Store erzeugten) werden unverändert übernommen.
Beispiel:
Am 1. August wird im Store-System ein neuer Mitarbeiter angelegt. Dieser erhält vom Store-System die Personal-Nr. 13651090.
Beim Import stellt der Konverter fest, dass die Nummer vom Store-System erzeugt wurde und verlangt nach einer Umschlüsselung.
Sie legen den Mitarbeiter im Lohnbuchhaltungssystem mit der Personal-Nr. 3451 an und geben diese Personal-Nr. in der Umschlüsselungstabelle an. Der Store-Betreiber wird über die neue Personal-Nr. informiert und ändert diese im Store ab. Im Store hat der neue Mitarbeiter nun ebenfalls die Personal-Nr. 3451. Bei der Abrechnung der Septemberlöhne werden dann die Stempeldaten mit der Personal-Nr. 3451 übergeben, sodass eine Umschlüsselung nicht mehr erforderlich ist.
Hinweis
Bei einer vom Store-System erzeugten Personal-Nr. sind die ersten 5 Stellen identisch mit der Store-Nr.
Beispiel:
Store-Nr. = 13651. Personal-Nr: 13651090
Die Personal-Nummern des Stores beginnen immer mit der Store-Nr.
Wird im Store-System eine Personal-Nr. aus der Lohnbuchhaltung angelegt, die ebenfalls mit der Store-Nr. beginnt, wird der Konverter immer eine Umschlüsselung dieser Nummer verlangen.
Beispiel:
Im Store wird die Personal-Nr. 136511 (aus der Lohnbuchhaltung) angelegt.
Der Konverter erkennt 136511 als die vom Store-System vergebene Nr. und verlangt die Umschlüsselung.
In diesem Fall geben Sie in der Personal-Nummern-Umschlüsselungstabelle die Umschlüsselung
Pers.-Nr. Store = 136511 und PersNr. Lohnbuchhaltung = 136511 an.
Store Personal-Nr. automatisch umschlüsseln (letzte 3 Stellen der Store-Pers.-Nr.)
Store Personal-Nr. automatisch umschlüsseln (letzte 4 Stellen der Store-Pers.-Nr.)
Store Personal-Nr. automatisch umschlüsseln (letzte 5 Stellen der Store-Pers.-Nr.)
Bei diesem Umschlüsselungsmodus werden immer die letzten 3, 4 bzw. 5 Stellen der Store-Personal-Nr. als Personal-Nr. der Lohnbuchhaltung verwendet.
Ist eine Personal-Nr. kürzer als 3, 4 bzw. 5 Stellen, wird diese vollständig übernommen.
Store Personal-Nr. automatisch ermitteln (letzte 3 - 5 Stellen der Store-Pers.Nr.)
Dieser Umschlüsselungsmodus sollte nach Möglichkeit nicht eingesetzt werden, da er in ganz bestimmten Konstellationen zu falschen Personal-Nummern führen kann.
Bei der automatischen Ermittlung prüft der Konverter, ob die vom Store übermittelte Personal-Nr. mit den ersten 5,4 oder 3 Stellen der Store-Nr. identisch ist. Ist dies der Fall, wird die Nummer zurückgeliefert, die nach dem Entfernen des identischen Nummernteils übrigbleibt.
Beispiel:
Store-Nr. = 14233
Personal-Nr. 14233100 -> erkennt die Personal-Nr. 100 (die ersten 5 Stellen sind identisch)
Personal-Nr. 14231100 -> erkennt die Personal-Nr. 1100 (die ersten 4 Stellen sind identisch)
Personal-Nr. 14211100 -> erkennt die Personal-Nr. 11100 (die ersten 3 Stellen sind identisch)
Personal-Nr. Umschlüsselungstabelle vor Import löschen
Wird dieser Kenner gesetzt, wird die Umschlüsselungstabelle vor jedem Import von Storedaten, also vor jedem Datenabruf, gelöscht. Einträge, die in der Personal-Nummern-Umschlüsselungstabelle auf ‚Ignorieren‘ gestellt sind, werden NICHT gelöscht.
Tipp
Die Personal-Nummern-Umschlüsselungstabelle sollte immer dann vor jedem Import gelöscht werden, wenn der Store zunächst eigene Personal-Nummern verwendet, diese dann aber (für den nächsten Monat) in die Personal-Nummer des Lohnbuchhaltungssystems ändert.
In Verbindung mit der Umschlüsselungsoption Store Personal-Nr. umschlüsseln wenn vom Store erzeugt werden dadurch immer nur die seit dem letzten Importvorgang NEU hinzugekommenen Personal-Nummern in die Umschlüsselungstabelle eingetragen. Das spart viel Zeit und schafft Übersicht.
Nachtzuschlag an Feiertagen
Über diesen Kenner wird eingestellt, ob bei Nachtarbeit an Feiertagen nur der Feiertagszuschlag (Kenner nicht gesetzt) oder zusätzlich der Nachtzuschlag bezahlt werden soll.
Stempelzeiten auch außerhalb Ein/Austrittsdatum buchen
Mitunter kommt es vor, dass im Store Stempelzeiten erfasst werden, bevor der Mitarbeiter eingetreten bzw. nachdem er ausgetreten ist.
Wird der Kenner Stempelzeiten auch außerhalb Ein/Austrittsdatum buchen gesetzt, werden auch Stempelzeiten gebucht, die außerhalb des Ein- bzw. Austrittsmonats (aber innerhalb des Abrechnungsmonats) liegen.
Kassendifferenz über Petty-Cash buchen
Wird dieser Kenner gesetzt, werden Kassendifferenzen ausschließlich aus den Petty-Cash-Einnahmen-/Ausgabearten ermittelt, die den Beschäftigungsschlüssel ‚Lohn‘ und ‚Vorschuß' zugeordnet sind. Ob es sich um eine Kassendifferenz handelt, wird durch Auswertung des Buchungstextes ermittelt.
Achtung! Wird dieser Kenner aktiviert, werden die Kassiererdaten NICHT mehr ausgewertet.
Diese Option sollte nur dann verwendet werden, wenn die Kassendifferenzen von Hand im Store festgelegt werden. Dieses Vorgehen ist veraltet und sollte nur in Ausnahmefällen angewendet werden.
Der Petty-Cash Eintrag wird dann als Kassendifferenz erkannt, wenn er die Textfragemente „Kasse“ oder „Safe“, sowie „Minus“ oder „Diff“ enthält, wobei die Groß- und Kleinschreibung unerheblich ist.
Kleinste Kassendifferenz pro Tag, die berücksichtigt wird
Hier geben Sie den Betrag ein, ab dem negative Kassendifferenzen (also ein vom Mitarbeiter verschuldetes Kassenminus) bei der Erzeugung der Lohnbuchungen berücksichtigt wird.
Positive Kassendifferenzen werden nicht berücksichtigt und fließen auch nicht in die Lohnbuchungen ein.
Wird beispielweise ein Betrag von 3 € eingegeben, werden nur Kassendifferenzen, die höher als - 3,00 € pro Tag sind bei der Erzeugung der Lohnbuchhaltung berücksichtigt.
Hinweis
Ist der Kenner Kassendifferenz über Petty-Cash buchen nicht gesetzt, werden die Kassendifferenzen aus den Kassierer Daten UND aus den Petty-Cash-Daten ermittelt.
Bei Kassendifferenzen aus dem Petty-Cash bleibt die kleinste Kassendifferenz pro Tag unberücksichtigt: Es werden alle Beträge gebucht, auch positive.
Werden die Kassendifferenzen ausschließlich über das Petty-Cash ermittelt, erfolgt keine Prüfung des Kassendifferenzbetrages (Kenner Kassendifferenz über Petty-Cash buchen ist gesetzt!)