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Um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, wie in den GoBD gefordert, sicherzustellen, empfiehlt sich die Erstellung einer detaillierten Verfahrensdokumentation. Dabei ist für die Prüfung notwendig, eine aktuelle Verfahrensdokumentation vorzuhalten, die alle Systeme und Verfahren beschreibt und Änderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

 

Das standardmäßig bereitgestellte Handbuch zum dekodiAllStar enthält neben den Einstellungsmöglichkeiten auch die genaue Konvertierungslogik und kann daher als Teil der Verfahrensdokumentation genutzt werden.

 

Daneben erstellt dekodiAllStar bei jedem erfolgreichen Konvertierungsvorgang automatisch ein umfangreiches Protokoll, das alle wesentlichen Programmeinstellungen, Stammdaten, Detailinformationen und Hinweise einer Konvertierung bzw. einer Umwandlung enthält. Dieses GoBD-Protokoll wird in einem unveränderbaren Format (PDF-Datei) im Archivverzeichnis abgelegt.

Damit kann im Rahmen der GoBD-Verfahrensdokumentation jederzeit nachgewiesen werden, wie und mit welchen Einstellungen die Daten generiert wurden.