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Ausgeblendete Tabellenblätter und Tabellenblätter außerhalb des Abrechnungszeitraumes werden vom Konverter ignoriert und nicht verarbeitet.

 

 

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass nur Excel-Dateien mit dem Dateiformat .xlsx konvertiert werden.

Alle anderen Dateiformate sind von der Verarbeitung ausgeschlossen. Vergewissern Sie sich daher unbedingt, dass Ihre Dateien im richtigen Format vorliegen.

 

 

Lohn- und Lohnartenkenner

Der dekodi - Lohnkonverter wandelt die in einer Excel-Tabelle enthaltenen Lohnbewegungsdaten in Lohnbuchungen im jeweiligen Importformat des gewünschten Lohnbuchhaltungssystems um.

Damit diese Umwandlung funktioniert, müssen bestimmte Zellen bzw. Bereiche der  Excel-Tabelle mit Informationen versehen werden, anhand derer der Konverter dann die umzuwandelnden Daten erkennt und entsprechende  Lohnbuchungen erzeugen kann.

 

Eine einzelne Lohnbuchung besteht immer aus zwei Informationstypen bzw. -Komponenten.

1.Informationen, die über alle Lohnbuchungen eines Mitarbeiters hinweg gelten

2.Informationen, die nur für die jeweilige Lohnbuchung gelten

 

Die Informationen auf deren Basis der Lohnkonverter die umzuwandelnden Daten erkennt und eine Lohnbuchungen erzeugt,  wird durch  sog. Lohnkenner und Lohnartenkenner gesteuert:

Ein Lohnkenner (entspricht Informationstyp 1, siehe oben) kennzeichnet immer eine Information, die über alle Lohnbuchungen eines oder mehrerer Mitarbeiter gelten.

Steht z. B. in einer Spalte der Lohnkenner Personal-Nr. und rechts daneben eine Zahl, dann werden alle Lohnbuchungen dieses Tabellenblattes mit eben dieser angegebenen Zahl als Personal-Nr. ausgeführt.

Neben der Personal-Nr. wird für jede Lohnbuchung eine Lohnart benötigt. Diese wird durch einen sog. Lohnartenkenner angegeben.

Ein Lohnartenkenner (entspricht Informationstyp 2, siehe oben) dagegen beschreibt damit immer Informationen, die in eine einzelne Lohnbuchung einfließen.

 

 

Hinweise zum Aufbau des Datenbereiches

Enthält eine Zelle eine Lohnkenner (z. B. Personal-Nr.) darf diese keinen weiteren Text enthalten.

Zellen, die Lohnartenkenner- oder Faktoren (in eckigen Klammern) enthalten dürfen weitere Texte enthalten.

Ausgeblendete Spalten / Zeilen werden nicht eingelesen

Die einzelnen Spaltenüberschriften müssen in derselben Zeile liegen

Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich

Der Datenbereich darf auch Spalten enthalten, die für die Lohnbuchung unerheblich sind (z. B. Firmenparkplatz, s. o). Diese werden bei der Konvertierung nicht berücksichtigt.

 

 

Hinweis

Wie die Lohn- und Lohnartenkenner in die zu konvertierende Excel-Tabelle einzusetzen sind, wird weiter unten beschrieben

 

 

 

 

Generalbeispiel Erfassungsbereich

 

                                                                         Abb. Beispiel für den Aufbau des Datenbereiches

 

Aus den Daten in der obigen Excel-Tabelle würde der Konverter folgende Lohnbuchungen erzeugen:

 

Generalbeispiel Lohnbuchungen

Abb. Aus den Beispieldaten erzeugte Lohnbuchungen

 

Erläuterungen zu o. g. Beispiel:

Der Lohnkenner Personal-Nr. ist lohnartenübergreifend. Die jeweilige Personal-Nr. wird deshalb für ALLE aus einer Zeile erzeugten Lohnbuchungen eingesetzt.

Im Lohnbuchungssystem müssen für eine Lohnbuchung mit der Lohnart zwei Eingaben erfolgen:

Die Anzahl der Stunden (ANZSTD) und der Stundenlohn (ALF = Abweichender Lohnfaktor).

Der Kenner ,0 zeigt an, dass Spalte C / [ANZSTD] nicht zwingend einen Wert enthalten muss.  (Ein Mitarbeiter arbeitet ja nicht jeden Tag).

In der Spalte D / [ALF] hingegen fehlt der Kenner ,0. Ohne die Angabe des Stundenlohnes ist keine Lohnbuchung möglich. Deshalb muss der Stundenlohn angegeben

werden, sobald auch Stunden angegeben werden.

Je nach Lohnart und Lohnbuchungssystem kann auf die Angabe des Stundenlohnes verzichtet werden, da der Stundenlohn beim Import der Daten automatisch

aus den Stammdaten des Mitarbeiters eingesteuert wird.

 

Merke

Der Lohnkonverter ersetzt praktisch die manuelle Eingabe die Lohnkenner, Lohnartkenner und Lohnartenfaktoren müssen also lediglich so gesetzt werden, damit sie den Eingabefeldern einer

von Hand erfassten Lohnbuchung entsprechen.

 

Ein Lohnartenkenner ist wie folgt aufgebaut:

geöffnete, eckige Klammer "["

die Abkürzung LA für die Lohnart

ggf. ein Bearbeitungs- bzw. Ausfallschlüssel (nur bei Datev, siehe Abschnit ....)

eine drei- oder vierstellige Lohnartennummer mit oder ohne Nullkenner

eine geschlossene, eckige Klammer "]"

 

 

Lohnartenkenner Standard

 

Abb. Aufbau eines Lohnartenkenner Standard (nicht Datev)

 

Die Angabe einer Lohnarten-Nummer ist für die Erzeugung einer Lohnbuchung allerdings nicht immer ausreichend.

Je nach Lohnart müssen ein oder mehrere weitere Werte angegeben werden. So muss z. B. für die Lohnart Normalstunden auch die Anzahl der Stunden angegeben werden.

Diese weiteren Angaben nennt man Lohnartenfaktoren.

 

Beispiel:

Für die Erfassung der Normalstunden (LA 1/200) muss neben Personal-Nr. und Lohnart  die Anzahl der Stunden

Diese Angabe erfolgt durch einen Lohnartenfaktor:

 

 [LA 1/200,0]

 [ANZSTD]

 

Die Kombination aus  Lohnartenkenner und -Faktor bewirkt, dass alle Werte, die in der Spalte bzw. Zeile des Lohnkenners stehen in das Feld AnzahlStunden des empfangenden

Lohnbuchhaltungssystems eingetragen werden.

 

Wird nur der Lohnartenkenner (also ohne Lohnfaktor) angegeben, werden die Werte aus der entsprechenden Spalte in ein Standardfeld eingetragen.

Eine detaillierte Beschreibung aller Lohnkenner, Lohnartenkenner und Lohnfaktoren finden Sie im Abschnitt xxx des jeweiligen Lohnbuchungssystems.