Lohnkenner

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Lohnkenner

Lohnkenner sind, wie im Abschnitt Kenner und Faktoren bereits erläutert, Informationen, die für alle Lohnbuchungen eines einzelnen Mitarbeiters gelten.

Die in diesem Abschnitt beschriebenen Lohnkenner gelten grundsätzlich für alle vom dekodi-Lohnkonverter unterstützen Lohnbuchhaltungssysteme.

 

Der dekodi-Lohnkonverter kennt folgende allgemeinen Informationen:

 

Personal-Nr.

Name

Eintrittsdatum

Austrittsdatum

Leistungsdatum

VoMoKo

[HKST]

Bemerkungen

 

Diese können an folgenden Stellen angegeben werden:

 

 

                                                               Information →

Mögliche Position ↓

Personal-Nr.

Name

Eintrittsdatum

Austrittsdatum

Leistungsdatum

VoMoKo

[HKST]

Bemerkungen

Name der Excel-Datei

x

x

 

 

 

 

 

 

Name des Excel-Tabellenblattes

x

x

 

 

 

 

 

 

Kopfbereich des Excel-Tabellenblattes

x

x

x

x

 

 

 

 

Überschriftszeile des Datenbereiches

x

x

x

x

x

x

x

x

 

Hinweise

Die Darstellung des jeweiligen Kenner-Wertes hängt von dessen Position ab.

Wird einer der o. g. Kenner im Kopfbereich oder der Überschriftszeile des Datenbereiches verwendet, dann darf die entsprechende Zelle nur den Text des Kenners enthalten.

D. h., der Kenner darf auf keinen Fall mit anderen Texten kombiniert werden!

Ein Kenner darf immer nur ein einer Stelle des Tabellenblattes angegeben werden. Wird z. B. die Personal-Nr. im Kopfbereich des Excel-Tabellenblattes angegeben,

darf diese nicht nochmals in der Überschriftszeile eines Datenbereiches verwendet werden!

 

Personal-Nr.

Der Lohnkenner Personal-Nr. bildet die Nummer des Mitarbeiters im Lohnbuchungssystem ab, die in die zu erzeugenden Lohnbuchungen eingesetzt werden soll.

Die Personal-Nr. muss immer eine Zahl größer 0 sein. Der genaue Wertebereich hängt vom zulässigen Lohnbuchhaltungssystem ab.

 

Die Verwendung der Personal-Nr. in einem Excel-Datei- bzw. Tabellenblatt-Namen wird im Abschnitt Datei- und Tabellenblattnamen eingehend beschrieben.

 

Wird die Personal-Nr. im Kopfbereich eines Tabellenblattes angegeben, muss der Zellinhalt aus einem Text, der mit Pers beginnt und im weiteren den Text Nr, Nummer oder No enthält, bestehen.

Unmittelbar rechts neben dieser Zelle muss dann die eigentliche Personal-Nr. stehen.

Wird die Personal-Nr. in der Überschriftszeile des Datenbereiches verwendet, werden alle Werte der darunterliegenden Spalte als Personal-Nummer interpretiert.

Die Personal-Nr. muss in jeder Zeile aus der Lohnbuchungen erzeugt werden sollen, stehen.

Ausnahme sind Summenkenner. Siehe hierzu Abschnitt Kenner.

 

Hinweis

Die Angabe der Personal-Nr. ist zwingend erforderlich, da ohne sie keine Lohnbuchung erzeugt werden kann!

 

Name

Über den Lohnkenner Name kann der Name des Mitarbeiters angegeben werden. Diese fließt zwar nicht in die Lohnbuchung ein, wird aber in Informations- und Fehlermeldungen zur besseren Zuordnung verwendet.

Die Verwendung des Lohnkenner ist optional.

Wird der Name im Kopfbereich eines Tabellenblattes angegeben, muss die Zelle den Text Name enthalten.

Unmittelbar rechts neben dieser Zelle muss dann der  Name des Mitarbeiters stehen.

Wird der Kenner in der Überschriftzeile eines Datenbereiches verwendet, darf die entsprechende Zelle ebenfalls nur den Text Name enthalten.

Alle Werte, die in dieser Spalte liegen werden als Name des Mitarbeiters interpretiert.

 

Eintrittsdatum | Eintritt | Arbeitsbeginn

Über einen dieser drei Lohnkenner kann das Eintrittsdatum des Mitarbeiters angegeben werden.

Der dekodi-Lohnkonverter wird dann nur noch Lohnwerte verarbeiten, deren Abrechnungszeitraum nach dem Eintrittsdatum liegt oder mit diesem identisch ist.

Die Verwendung dieses Lohnkonverters ist optional.

Wird der Kenner im Kopfbereich eines Tabellenblattes verwendet, darf die entsprechende Zelle ausschließlich den Text des Kenners enthalten (siehe oben).

Unmittelbar rechts neben dieser Zelle, kann dann das Eintrittsdatum stehen (Das Eintrittsdatum darf auch leer sein).

Wird der Kenner in der Überschriftzeile eines Datenbereiches verwendet, darf die entsprechende Zelle ebenfalls nur einen der o. g.Texte enthalten.

Alle Werte, die in dieser Spalte liegen werden dann als Eintrittsdatum des jeweiligen Mitarbeiters gewertet.

Anlog zum Kopfdatenbereich muss das Eintrittsdatum auch im Datenbereich nicht zwingend angegeben werden.

 

Austrittsdatum | Austritt | Arbeitsende

Dieser Kenner bildet das Austrittsdatum des Arbeitnehmers ab.

Lohnwerte die in einem Abrechnungszeitraum nach dem Austrittsdatum liegen, werden vom Konverter nicht verarbeitet.

Die Verwendung des Kenners erfolgt analog zum Kenner Eintrittsdatum

 

Leistungsdatum | Datum

Dieser Kenner ist zwingend erforderlich, wenn Lohnbuchungen taggenau erzeugt werden sollen (sog. Kalendarium).

Der Kenner darf ausschließlich in der Überschriftszeile eines Datenbereiches stehen.

Die entsprechende Zelle darf ausschließlich einen der o. g. Texte enthalten.

Wird diese Spalte angegeben, MUSS diese grundsätzlich auch befüllt sein. Leerwerte sind nicht erlaubt.

Einzige Ausnahme hiervon stellt Datev Lohn & Gehalt dar. Dieses Lohnbuchhaltungssystem erlaubt die Kombination von Monats- und Kalendariumswerten innerhalb eines Datenbereichs.

Das Leistungsdatum kann in den nachfolgend aufgeführten  Formaten angegeben werden.

Fehlende Angaben, wie z. B. Monat oder Jahr werden vom Konverter automatisch aus dem Abrechnungszeitraum ergänzt-.

 

Beispiel

Abrechnungszeitraum Juli 2021

 

Zellwert

Bemerkung

Wird beim Import umgewandelt zu

1

Tag

01.07.2021

2.7

Tag.Monat

02.07.2021

03.07.2021*

Tag.Monat.Jahr

03.07.2021

 

Hinweis

* Das Datum im Format tt.mm.jjjj können Sie auch in Excel über die Einstellung Datum, lang mit Wochentag in der Erfassungstabelle anzeigen lassen.

Der Konverter wandelt dies beim Import automatisch wieder in das Format tt.mm.jjjj um.

 

Der Konverter akzeptiert kein Leistungsdatum, das außerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.

 

 

Kalendariumserfassung Beispiel 1

Abb. Beispiel für Kalendariumserfassung für Datev Lohn & Gehalt (Lohnarten und Ausfallschlüssel sind willkürlich gewählt)

 

Hinweis

Unterstützt das empfangende Lohnbuchhaltungssystem nicht die gleichzeitige Angabe von Monats- und Kalendariumswerten,

empfiehlt es sich die jeweiligen Lohnwerte in unterschiedlichen Datenbereichen abzubilden.

 

VoMoko

Über den Kenner VoMoKo können Lohnwerte als Vormonatskorrektur in das empfangende Lohnbuchhaltungssystem eingesteuert werden.

Dieser Lohnkenner darf ausschließlich in Überschriftszeilen von Datenbereichen angegeben werden. Die entsprechende Zelle darf ausschließlich den Text VoMoKo enthalten.

In der ensprechenden Spalte sind folgende Werte sind zulässig:

 

x                Der Lohnkonverter berechnet den Vormonat des aktuellen Abrechnungsmonats
         und steuert den Lohnwert entsprechend ein.

 

MM/JJ                Falls Sie einen anderen Monat als den Vormonat korrigieren möchten,
         können Sie den Korrekturmonat explizit angeben. Z. B. 10/20 für Oktober 2020.

 

TT.MM.JJJJ        Alternativ können Sie ein Datum aus dem zu korrigierenden Vormonat eingeben.
         Sofern es sich um die Korrektur eines Kalendariumswertes handelt, MUSS ein Datum angegeben  werden!

 

Tipp

Es empfiehlt sich, die Korrekturwerte Zwecks der besseren Übersichtlichkeit in einem gesonderten Tabellenblatt zu erfassen.

 

Hinweise

Das Lohnbuchhaltungssystem Datev Lohn & Gehalt unterstützt keine Vormonatskorrekturen.

Wenn Sie für dieses System Vormonatskorrekturen erzeugen möchten, erstellen Sie für die gewünschte Abrechnungsperiode einfach eine normale Lohnbuchungsdatei.

 

[HKST]

Über den Kenner [HKST] (HKST = Hauptkostenstelle) in der Überschriftszeile eines Datenbereiches können Sie allen Lohnbuchungen, die aus einer eine Zeile der Excel-Tabelle erzeugt werden, die selbe Kostenstelle zuweisen.

Verwenden Sie nur [HKST], muss die Zelle eine Kostenstelle enthalten. Verwenden Sie [HKST,0], dann kann die entsprechende Zelle auch leer sein, d. h. die Kostenstelle muss nicht in jeder Zeile zwingend angegeben werden.

 

Hauptkostenstelle Beispiel

Abb. Beispiel für die Verwendung des Lohnkenners Hauptkostenstelle

 

In obigem Beispiel werden die Lohnbuchungen der Lohnart 2000 und 2010 vom 1.1.2022 auf die Kostenstelle 900 durchgeführt.

Die Lohnbuchung vom 2.1.2022 der Lohnart 2000 wird auf die Kostenstelle 901 durchgeführt.

Die Lohnart 1600 schließlich wird ohne Kostenstelle gebucht.

 

Bitte beachten Sie, dass die Kostenstelle den Vorgaben des entsprechenden Lohnbuchhaltungssystems entsprechen muss (Länge, nur Zahlen etc.).

Über den Lohnartenfaktor [NOKST] kann die Kostenstellenübergabe für einzelne Lohnbuchungen unterdrückt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten der jeweiligen

Lohnbuchhaltungssysteme.

 

 

Bemerkungen | Bemerkung

Der Lohnkenner Bemerkungen ist genau genommen kein richtiger Lohnkenner. Zum einen muss die entsprechende Spalte nicht zwingend Bemerkungen zu einem bestimmten Mitarbeiter enthalten,

zum anderen fließen Bemerkungen nicht in die Lohnbuchung ein.

Da der Lohnkenner jedoch ausschließlich in der Überschriftszeile eines Datenbereiches stehen darf, wird er in diesem Abschnitt erläutert.

Alle Informationen, die in der Spalte mit dem Lohnkenner Bemerkungen stehen, werden ausgelesen und in der Oberfläche des dekodi-Lohnkonverters angezeigt:

 

Bemerkungen Beispiel

Abb. Beispiel für Datenbereich mit Bemerkungsspalte