Nexus unterstützt für alle rechnungschreibenden Plattformen sowohl die Prüfung als auch die Verbuchung bestimmter Nummernkreise.
Da Vorgehen ist für alle rechnungschreibenden Plattformen identisch und wird deshalb in diesem Abschnitt zentral beschrieben,
In Bezug auf Belegnummern stellt Nexus zwei Funktionen zur Verfügung:
1.Vollständigkeits- und Mehrfachbelegungsprüfung
2.Explizite Verbuchung bestimmter Belegnummernkreise
Bevor Sie diese Funktionen nutzen können, müssen Sie zunächst die Belegnummernkreise festlegen:
Abb. Eingabe der Informationen für einen Belegnummernkreis
Dieser Bereich steht für die Erfassung der in der jeweiligen rechnungschreibenden Plattform verwendeten Belegnummernkreise zur Verfügung.
Ein Belegnummernkreis stellt ein Schema dar, nachdem dann die Belegnummern erzeugt werden. So können beispielsweise die Beleg-Nummern für Rechnungen und Gutschriften in jeweils getrennten Beleg-Nummernkreisen vergeben werden.
Sie können festlegen, ob ein Belegnummernkreis nur geprüft oder auch verbucht werden soll.
Um einen neuen Nummernkreis zu erfassen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Anschließend können Sie in der Eingabezeile die Daten des Beleg-Nummernkreises erfassen.
Hinweis:
Es ist peinlichst darauf zu achten, dass auch wirklich alle in Ihren Daten vorhandenen Belegnummernkreise hinterlegt sind.
Andernfalls kann es passieren, dass mehrere Belege nicht verbucht und somit auch nicht in Ihre Finanzbuchhaltung exportiert werden.
Die Folge daraus ist eine fehlerhafte Buchhaltung und ggf. eine ungewollte Steuerhinterziehung.
Nummernkreis Erkennungszeichenfolge
Hier geben Sie an, wie der Nummernkreis aufgebaut ist. Für die Beschreibung stehen folgende Kenner zur Verfügung:
•n numerischer Teil mit unterschiedlicher Länge
•nn zweistelliger numerischer Teil
•nnn dreistelliger nummerischer Teil
•nnnnnn sechsstelliger numerischer Teil
•JJ Jahreszahl, zweistellig
•JJJJ Jahreszahl, vierstellig
•MM Monatszahl, immer zweistellig (01 = Januar)
•TT Tag im Monat, immer zweistellig (01 - 31)
Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Erkennungszeichenfolgen immer als solche interpretiert werden.
Wenn Ihre Belegnummern also z.B. die Vorsilbe "Storno-" enthalten (also Storno-1234, Storno-1235 usw.), können Sie hierzu im Nexus keinen Belegnummernkreis "Storno-nnnn" anlegen, weil Nexus das "n" in "Storno" ebenfalls als Erkennungszeichenfolge interpretiert.
Achten Sie bitte deshalb darauf, dass Ihre Belegnummern keine der Erkennungszeichenfolgen enthalten, falls Sie im Nexus mit Belegnummernkreisen arbeiten wollen.
Beispiele für Erkennungszeichenfolgen:
Belegart
In dieser Spalte legen Sie fest, ob die Verbuchung nur der Belege, die diesem Nummernkreis angehören, für alle oder nur für bestimmte Belegtypen (Rechnungen oder Gutschriften) erfolgen soll.
Wenn Sie z.B. nur einen Nummernkreis für alle Belege verwenden, aber nur die Rechnungen buchen möchten, wählen Sie die Einstellung Rechnungen aus.
Beschreibung
Hier können Sie eine kurze Beschreibung des Belegnummernkreises eingeben.
Buchen
Dieser Kenner legt fest, ob die Belege des Nummernkreises verbucht werden sollen oder nicht.
Über die Kenner Belegnummern prüfen (siehe oben) und Buchen können Sie steuern, ob Beleg-Nummern jeweils geprüft und / oder gebucht werden sollen.
Prüfung der Belegnummern
Die Prüfung der Belegnummern bezieht sich ausschließlich auf Belegnummernkreise, die auch gebucht werden.
Ziel der Belegnummernprüfung ist es festzustellen, ob die von einer Verbuchung der Erlöse erfassten Belege vollständig sind und
ob eine Beleg-Nummer mehrfach vergeben wurde.
Hinweis
Die Belegnummernprüfung kann nur dann durchgeführt werden, wenn die Belegnummern einen numerisch fortlaufenden Teil enthalten.
Sind die Beleg-Nummern zwar eindeutig, aber nicht fortlaufend, können Sie nicht geprüft werden. Eine Verbuchung eines solchen Nummernkreises ist ebenfalls nicht möglich!