Insgesamt gibt es vier Verfahren, wie Daten für die Verarbeitung in Nexus bereitgestellt werden.
1. Keine direkte Verbindung zwischen Onlinehandelssystem und Nexus
Der Händler muss die Daten aus dem rechnungschreibenden System in Form von einzelnen Dateien manuell an die Steuerberatungskanzlei übermitteln. Dies erfolgt z.B. per E-Mail, SFTP oder Tresorit-Datentresor.
Die Art der Übermittlung wird zwischen Steuerberatungskanzlei und Mandant vereinbart.
Beispiel: Afterbuy
Der Händler erzeugt über das Afterbuy-Backend eine CSV-Datei, die alle innerhalb des angeforderten Zeitraumes erzeugten Rechnungen/Gutschriften enthält. Diese Datei beinhaltet u.a. auch Kundendaten (Name, Adresse, ggf. E-Mail-Adresse).
2. Vollautomatischer Abruf
Die Daten aus der rechnungschreibenden Plattform können durch Nexus automatisch abgefragt werden und sind vollständig. Der Abruf erfolgt entweder per http, https, FTP, SFTP oder SQL-Query. Ob und wie die Daten verschlüsselt werden hängt vom abgebenden System ab und ist im Einzelfall zu klären.
Beispiel: Abruf von Daten aus einer gehosteten JTL-Datenbank per SQL-Query
3. Systeme nicht erreichbar
Sind die Systeme des Händlers für Nexus nicht erreichbar, sammelt der Händler alle Daten und übermittelt diese wie unter 1 beschrieben an die Steuerberatungskanzlei.
Zum Teil werden von dekodi sogenannte Konnektoren angeboten, mit deren Hilfe der Händler die Daten aus seinen Systemen abrufen kann. Die dekodi-Konnektoren verschlüsseln die Daten, Nexus erkennt dies und kann entsprechend automatisch entschlüsseln.