Abb. Aufruf des Generalimports
Um den Generalimport zu starten, klicken Sie in der Symbolleiste für allgemeine, mandanten- bzw. datenübergreifende Funktionen auf dieses Symbol.
Der Generalimport der zu verarbeitenden Dateien ist nur dann möglich, wenn die entsprechenden Einstellungen vollständig und fehlerfrei sind. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Nachdem Sie die Meldung bestätigt haben, zeigt Nexus den fehlerhaften Einstellungsbereich an.
Sofern alle Einstellungen in Ordnung sind, zeigt Nexus den Auswahldialog für die zu importierenden Dateien an. Dabei wird immer der Inhalt des in den allgemeinen Einstellungen angegebenen Standardimportverzeichnisses angezeigt. Innerhalb des Dateiauswahldialogs können Sie jedoch jedes gewünschte Verzeichnis auswählen.
Wichtiger Hinweis
Bitte beachten Sie, dass VOR dem Einlesen der Dateien eine Bereinigung der Daten entsprechend der in den allgemeinen Einstellungen des Mandanten hinterlegten Datenhaltedauer stattfindet.
Alle in Nexus befindlichen Importdatenbestände, die älter sind als die im Feld Daten automatisch löschen, wenn älter als eingestellte Anzahl an Monaten, werden vor dem Import gelöscht.
Wenn Sie ältere Dateien in mehreren Schritten importieren möchten, dann werden ab dem zweiten Importvorgang jedes Mal die bereits eingelesenen Daten wieder gelöscht.
Dieses Problem können Sie dadurch umgehen, dass Sie alle einzulesenden Dateien auf einmal importieren oder indem Sie in den allgemeinen Programmeinstellungen den Wert Daten automatisch löschen, wenn älter als auf 0 Monate einstellen.
Abb. Anzeige der Dateien im eingestellten Importverzeichnis
Über die Tastenkombination STRG + A können Sie alle Dateien für den Import markieren.
Abb. Alle Dateien für den Import auswählen
Wenn Sie nur eine oder einzelne Dateien einlesen möchten, klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste auf die gewünschten Dateien:
Abb. Einzelne Dateien für den Import auswählen
Nachdem Sie die gewünschten Dateien ausgewählt haben, klicken auf die Schaltfläche Öffnen.
Nexus beginnt nun damit, die ausgewählten Dateien zu analysieren und den entsprechenden Konten zuzuordnen:
Abb. Analyse der einzulesenden Daten
Nach der Analyse wird eine Übersicht der einzulesenden Dateien angezeigt.
Abb. Anzeige der einzulesenden Daten und zusätzlicher Informationen nach der Importanalyse aber vor dem eigentlichen Import
Sind die einzulesenden Daten fehlerhaft, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:
Abb. Anzeige der einzulesenden Daten und zusätzlicher Informationen nach der Importanalyse. In obigem Fall wurden Fehler festgestellt
Abb. Ausführliche Beschreibung des Fehlers „Zeitliche Überschneidung“
Die Importanalyse enthält Informationen über die Art der einzulesenden Dateien, welchem Konto diese zugeordnet wurden und eventuelle Fehlermeldungen. Der Anwender kann den Import an dieser Stelle noch beeinflussen, z. B. in dem er einzelne Dateien ein entsprechendes Konto zuweist oder diese ggf. vom Import ausschließt. Der eigentliche Importvorgang wird dann über die Schaltfläche Importieren gestartet.
Die Importanalyse enthält folgende Informationen:
Dateiname
Hier wird der Name der einzulesenden Datei angezeigt
Typ
Hier wird der Typ – also die Plattform, aus der die Datei stammt – angezeigt. Der Typ wird nur für die Plattformen ermittelt, für die auch ein entsprechendes Konto angelegt wurde. Konnte der Typ der Datei nicht ermittelt werden, wird der Text unbekannt angezeigt. Prüfen Sie in diesem Fall, ob ein entsprechendes Konto für die fragliche Plattform angelegt wurde.
Konto
In dieser Spalte zeigt Nexus an, welchem Konto die Datei zugeordnet wurde. Kann Nexus die Datei keinem Konto zuordnen, erscheint in der Spalte Fehlerbeschreibung ein entsprechender Hinweis. Klicken Sie in diesem Fall in die Spalten Fehlerdetails um eine genaue Beschreibung darüber zu erhalten, warum die Datei keinem Konto zugeordnet werden konnte. Kann die Datei dagegen mehreren Konten zugeordnet werden, erscheint der Text Bitte Konto auswählen. In diesem Fall müssen sie das entsprechende Konto in der Klappbox auswählen und festlegen.
Daten von, Daten bis
In den beiden Spalten wird jeweils das Datum des ersten und des letzten Datensatzes, der in der Datei enthalten ist, angezeigt.
Basiswährung
In dieser Spalte wird die Währung der Datei angezeigt. Wenn eine Datei Informationen in verschiedenen Währungen enthält, wird lediglich ein Strich (-) angezeigt.
Saldo
Bei alle Zahlsystemen, die Avisencharakter haben (z. B. Amazon) wird in dieser Spalte- sofern verfügbar - der (Auszahlungs-) Betrag des Zahlungsavises bzw. der Saldo des Kontoauszuges angezeigt. Ist kein Saldo verfügbar, wird der Wert - angezeigt. Diese Funktion dient der leichteren Identifikation des Zahlungsavises bzw. des Kontoauszugs auf den korrespondierenden Bankauszügen.
Amazon-Marktplatz
Sofern es sich bei der einzulesenden Datei um eine Amazon-Abrechnungsdatei handelt, wird in dieser Spalte der Amazon-Marketplace, dem diese Datei zugeordnet wurde, angezeigt. Bei allen anderen Dateitypen wird lediglich ein Strich (-) angezeigt.
Fehlerbeschreibung
Sind bei der Analyse der Datei Fehler festgestellt worden, wird dies durch dieses Warnsymbol angezeigt. Die Spalte Fehlerbeschreibung enthält nur einen kurzen Hinweis auf den Fehler.
Um die exakte Fehlerbeschreibung zu erhalten, doppelklicken Sie auf die drei Punkte in der Spalte Fehler-Details.
Fehler-Details
Im Falle eines Fehlers können Sie die detaillierte Beschreibung des Fehlers durch einen Doppelklick auf die drei Punkte abrufen.
Datei ist einlesbar
In dieser Spalte wird angezeigt, ob die betreffende Datei von Nexus eingelesen werden kann oder nicht. Sie hat lediglich nachrichtliche Funktion.
Datei einlesen
In dieser Spalte wird angezeigt, ob die Datei beim anschließenden Import eingelesen wird oder nicht. Nexus setzt diesen Kenner im Normalfall für alle einlesbaren Dateien.
In einigen Fällen, wird eine an sich einlesbare Datei als nicht einzulesen gekennzeichnet. Dies ist z. B. der Fall, wenn sich zwei Dateien demselben Konto zuordnen lassen oder sich zeitlich überschneiden. Die Dateien sind zwar einlesbar, Nexus schließt die Dateien jedoch aus Sicherheitsgründen vom Import aus. Der Anwender kann das Einlesen in solchen Fällen erzwingen, in dem er den Kenner einfach setzt.