Um ein einzelnes Debitorenkonto anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste für Debitorenkonten auf diese Schaltfläche.
Abb. Neue Datenzeile zur Eingabe eines Debitorenkontos
Die Felder der neuen Datenzeile sind nun wie folgt zu befüllen:
Debitorenkonto-Nr.
Geben Sie hier die Nummer des Debitorenkontos ein. Die Konto-Nr. muss im Bereich der Debitorenkonten liegen, die Sie in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt haben (siehe Abschnitt Teil 2 - Einstellungen – Allgemein)
Kontobeschriftung
Hier müssen Sie die Bezeichnung des Kontos angeben (z. B. „Diverse A“).
Die Kontenbeschriftung darf max. 40 Zeichen lang sein.
Anwenden auf Feld / Erkennungszeichenfolge
Über diese Klappbox legen Sie fest, auf welches Feld die Erkennungszeichenfolge angewendet werden soll. Wenn dann bei der Konvertierung der Inhalt des angegebenen dekodi-Standard-Feldes aus den dekodi-Standard-Daten der Erkennungszeichenfolge entspricht, wird der jeweilige dekodi-Standard-Geschäftsvorfall dem angegebenen Debitorenkonto zugeordnet. Das jeweils ausgewählte dekodi-Standard-Feld bestimmt auch die Art des Debitorenkontos. Zum besseren Verständnis: Die dekodi-Standard-Daten werden als Datei von der dekodi-Standard-Internetseite heruntergeladen und in Nexus importiert.
Abb. Für die Zuordnung zu einem dekodi-Standard-Geschäftsvorfall mögliche Daten-Felder
Nachfolgend eine Übersicht über die Einstellungen zur Festlegung von Debitorenkonten:
Anwenden auf Feld |
dekodi-Standard-Feld, auf das die Erkennungszeichenfolge angewendet wird |
Typ des Debitorenkontos |
Kunden-ID |
Kunden-ID (Customer-ID) |
Benanntes Debitorenkonto |
USt.-Ident.-Nr. |
USt.-Ident.-Nr. (VATID) |
|
Zahlart-ID |
Zahlart-ID (PaymenttypeID) |
Hilfsdebitorenkonto |
Der Wert in der Klappbox Anwenden auf Feld bestimmt damit den Typ des Debitorenkontos:
Kein Eintrag / Leer
Wenn Sie keinen Wert auswählen, wird der Kunden-Name zur Ermittlung des Debitorenkontos verwendet. Dieser wird aus den Feldern Firma bzw. Nachname der dekodi-Standard-Daten ermittelt. Das erste Feld, das nicht leer ist, wird zur Ermittlung des Debitorenkontos verwendet.
Die Erkennungszeichenfolge muss in diesem Fall zwischen einem und drei Zeichen lang sein.
Wenn Sie ein Debitoren-Konto ohne Erkennungszeichenfolge anlegen, werden alle Geschäftsvorfälle, deren Kundennamen Nexus nicht ermitteln kann auf dieses Debitorenkonto gebucht.
Legen Sie nur ein einziges Debitorenkonto ohne Erkennungszeichenfolge an, werden alle dekodi-Standard Geschäftsvorfälle auf dieses Konto gebucht.
Beginnt der Kundenname mit einem Zeichen, für das keine entsprechende Erkennungszeichenfolge existiert, versucht Nexus das Zeichen so zu interpretieren, dass es auf eine bestehende Erkennungszeichenfolge passt. Nexus folgt hier der DIN 5007, Variante 2:
Erstes Zeichen aus dem ermittelten Kundennamen |
Wird, falls keine Erkennungszeichenfolge gefunden wird, interpretiert als: |
Ä, ä |
A |
Ö, ö |
O |
Ü, ü |
U |
ss |
S |
0, 9 |
N |
1 |
E |
2 |
Z |
3 |
D |
4 |
V |
5 |
F |
6, 7 |
S |
8 |
A |
Alle anderen Zeichen, wie z. B. Sonderzeichen, werden einfach ignoriert. Nexus sucht immer von links nach rechts, solange, bis ein Zeichen einer Erkennungszeichenfolge entspricht.
Beispiel
Werden in Nexus diverse Debitorenkonten, mit den Erkennungszeichenfolgen A - Z, St., Sch angelegt, ergeben sich folgende Zuordnungen:
Kundename |
Wird, falls keine Erkennungszeichenfolge gefunden wird, interpretiert als |
1und1 |
E |
??1und1 |
E |
Äpfelbauer |
A |
Übelmann |
U |
Öd |
O |
!EMC |
E |
… |
Fehler! Oder Buchung auf Debitorenkonto ohne Erkennungszeichenfolge |
Besteht der ermittelte Kundenname nur aus Sonderzeichen, kann kein Debitorenkonto ermittelt werden. Bei der Erzeugung der Buchungsdaten wird dann ein entsprechender Fehler angezeigt, sofern kein Debitorenkonto OHNE Erkennungszeichenfolge vorhanden ist.
Kunden-ID (Käufer-ID, Customer-ID)
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des dekodi-Standard-Importdatenfeldes Kunden-ID genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
Da die Kunden-ID immer übergeben wird und eindeutig ist, empfehlen wir für die Zuweisung benannter Debitorenkonten ausschließlich die Kunden-ID zu verwenden!
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des dekodi-Standard-Importdatenfeldes EMail genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Die Groß- und Kleinschreibung wird entsprechend berücksichtigt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
USt.-Ident.-Nr.
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des dekodi-Standard-Importdatenfeldes USt.-Ident.-Nr. mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Die Groß- und Kleinschreibung, sowie Leerzeichen sind für den Vergleich unerheblich. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
Warnung
Die Eingabe der USt.-Ident-Nr. ist in dekodi-Standard nicht zwingend vorgeschrieben. D. h. es kann durchaus vorkommen, dass die USt.-Ident-Nr. zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr vorhanden ist. Aus diesem Grund raten wir von der Verwendung der Ust.-Ident.Nr. als Erkennungsmerkmal ab!
Zahlart-ID
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des dekodi-Standard-Feldes Zahlart-ID mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Groß- und Kleinschreibung, sowie Leerzeichen sind für den Vergleich unerheblich. Das Debitorenkonto nimmt alle Geschäftsvorfälle (d. h. von verschiedenen Kunden) auf, die die hinterlegte Zahlart beinhalten. Das Konto ist damit ein Hilfsdebitorenkonto.
Diese Einstellung kann z. B. dazu verwendet werden, alle Geschäftsvorfälle, die per Nachnahme abgewickelt wurden, zu verbuchen.
Hinweis
Die Erkennung über die Zahlart-ID hat immer Vorrang. D. h. wenn ein Geschäftsvorfall neben der Zahlart-ID zugleich einem Debitorenkonto (divers oder benannt) zugeordnet werden kann, hat das Debitorenkonto dessen Erkennungszeichenfolge mit der Zahlart-ID übereinstimmt, Vorrang.
Konto-Typ
Diese Spalte gibt Auskunft darüber, um welche Art von Konto es sich handelt (siehe oben). Sie hat nur nachrichtliche Funktion und wird von Nexus automatisch befüllt.
Übergabe der DekodiStandard-Rg.-Nr. / Übergabe der OP-Nr.
Diese Spalten sind nur eingebbar, wenn Sie ein benanntes Debitorenkonto anlegen. Sie können über diese Spalten festlegen, ob Sie die DekodiStandard-Rechnungs-Nr. und/oder die OP-Nr. (Bestell-Nr., Order-ID) abweichend von den allgemeinen Einstellungen in bestimmte Felder der zu erstellenden Buchungssätze einsteuern möchten. Über die Klappboxen können Sie die entsprechenden Felder auswählen.
Wichtiger Hinweis
Sie sollten von der voreingestellten Verwendung der Beleg-Nummern nur in begründeten Fällen abweichen. Je nach Art des Geschäftsvorfalles können in der Finanzbuchhaltung offene Posten-Buchungen entstehen, die nur noch mit großem Aufwand von Hand ausgeglichen werden können!