Um ein einzelnes Debitorenkonto anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste für Debitorenkonten auf diese Schaltfläche.
Abb. Neue Datenzeile zur Eingabe eines Debitorenkontos
Die Felder der neuen Datenzeile sind nun wie folgt zu befüllen:
Debitorenkonto-Nr.
Geben Sie hier die Nummer des Debitorenkontos ein. Die Konto-Nr. muss im Bereich der Debitorenkonten liegen, die Sie in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt haben (siehe Abschnitt Einstellungen – Allgemein)
Kontobeschriftung
Hier müssen Sie die Bezeichnung des Kontos angeben (z. B. „Diverse A“).
Die Kontenbeschriftung darf max. 40 Zeichen lang sein.
Anwenden auf Feld / Erkennungszeichenfolge
Über diese Klappbox legen Sie fest, auf welches Feld die Erkennungszeichenfolge angewendet werden soll. Wenn dann bei der Konvertierung der Inhalt des angegebenen JTL-Feldes aus den JTL-Daten der Erkennungszeichenfolge entspricht, wird der jeweilige JTL-Geschäftsvorfall dem angegebenen Debitorenkonto zugeordnet. Das jeweils ausgewählte JTL-Feld bestimmt auch die Art des Debitorenkontos.
Abb. Für die Zuordnung zu einem benannten Debitor mögliche Daten-Felder
Nachfolgend eine Übersicht über die Einstellungen zur Festlegung von Debitorenkonten:
Anwenden auf Feld |
JTL-Feld, auf das die Erkennungszeichenfolge angewendet wird |
Typ des Debitorenkontos |
EBay-Name |
EBay-Name |
Benanntes Debitorenkonto |
USt.-Ident.-Nr. |
USt.-Ident.-Nr. (VATID) |
|
Käufer-ID |
Customer-ID |
|
Name der Zahlart |
PaymentTypeName |
Hilfsdebitorenkonto |
Der Wert in der Klappbox Anwenden auf Feld bestimmt damit den Typ des Debitorenkontos:
Kein Eintrag / Leer
Wenn Sie keinen Wert auswählen, wird der Kunden-Name zur Ermittlung des Debitorenkontos verwendet. Dieser wird aus den Feldern Firma bzw. Nachname der JTL-Daten ermittelt. Das erste Feld, das nicht leer ist, wird zur Ermittlung des Debitorenkontos verwendet.
Die Erkennungszeichenfolge muss in diesem Fall zwischen einem und drei Zeichen lang sein.
Wenn Sie ein Debitoren-Konto ohne Erkennungszeichenfolge anlegen, werden alle Geschäftsvorfälle, deren Kundennamen Nexus nicht ermitteln kann auf dieses Debitorenkonto gebucht.
Legen Sie nur ein einziges Debitorenkonto ohne Erkennungszeichenfolge an, werden alle JTL Geschäftsvorfälle auf dieses Konto gebucht.
Beginnt der Kundenname mit einem Zeichen, für das keine entsprechende Erkennungszeichenfolge existiert, versucht Nexus das Zeichen so zu interpretieren, dass es auf eine bestehende Erkennungszeichenfolge passt. Nexus folgt hier der DIN 5007, Variante 2:
Erstes Zeichen aus dem ermittelten Kundennamen |
Wird, falls keine Erkennungszeichenfolge gefunden wird, interpretiert als: |
Ä, ä |
A |
Ö, ö |
O |
Ü, ü |
U |
ss |
S |
0, 9 |
N |
1 |
E |
2 |
Z |
3 |
D |
4 |
V |
5 |
F |
6, 7 |
S |
8 |
A |
Alle anderen Zeichen, wie z. B. Sonderzeichen, werden einfach ignoriert. Nexus sucht immer von links nach rechts, solange, bis ein Zeichen einer Erkennungszeichenfolge entspricht.
Beispiel
Werden in Nexus diverse Debitorenkonten, mit den Erkennungszeichenfolgen A - Z, St., Sch angelegt, ergeben sich folgende Zuordnungen:
Kundename |
Wird, falls keine Erkennungszeichenfolge gefunden wird, interpretiert als |
1und1 |
E |
??1und1 |
E |
Äpfelbauer |
A |
Übelmann |
U |
Öd |
O |
!EMC |
E |
… |
Fehler! Oder Buchung auf Debitorenkonto ohne Erkennungszeichenfolge |
Besteht der ermittelte Kundenname nur aus Sonderzeichen, kann kein Debitorenkonto ermittelt werden. Bei der Erzeugung der Buchungsdaten wird dann ein entsprechender Fehler angezeigt, sofern kein Debitorenkonto OHNE Erkennungszeichenfolge vorhanden ist.
Ebay-Name
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des JTL-Importdatenfeldes Ebay-Name genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Die Groß- und Kleinschreibung wird entsprechend berücksichtigt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des JTL-Importdatenfeldes EMail genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Die Groß- und Kleinschreibung wird entsprechend berücksichtigt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
USt.-Ident.-Nr.
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des JTL-Importdatenfeldes USt.-Ident.-Nr. mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Die Groß- und Kleinschreibung, sowie Leerzeichen sind für den Vergleich unerheblich. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
Warnung
Die Eingabe der USt.-Ident-Nr. ist in JTL nicht zwingend vorgeschrieben. D. h. es kann durchaus vorkommen, dass die USt.-Ident-Nr. zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr vorhanden ist. Aus diesem Grund raten wir von der Verwendung der Ust.-Ident.Nr. als Erkennungsmerkmal ab!
Käufer-ID
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des JTL-Importdatenfeldes Käufer-ID genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
Da die Käufer-ID immer übergeben wird und eindeutig ist, empfehlen wir für die Zuweisung benannter Debitorenkonten ausschließlich die Käufer-ID zu verwenden!
Name der Zahlart
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des JTL-Importdatenfeldes Name der Zahlart mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Groß- und Kleinschreibung, sowie Leerzeichen sind für den Vergleich unerheblich. Das Debitorenkonto nimmt alle Geschäftsvorfälle (d. h. von verschiedenen Kunden) auf, die die hinterlegte Wunschzahlart beinhalten. Das Konto ist damit ein Hilfsdebitorenkonto.
Diese Einstellung kann z. B. dazu verwendet werden, alle Geschäftsvorfälle, die per Nachnahme abgewickelt wurden, zu verbuchen.
Hinweis
Die Erkennung über den Namen der Zahlart hat immer Vorrang. D. h. wenn ein Geschäftsvorfall neben dem Namen der Zahlart zugleich einem Debitorenkoto (divers oder benannt) zugeordnet werden kann, hat das Debitorenkonto dessen Erkennungszeichenfolge mit dem Namen der Zahlart übereinstimmt, Vorrang.
Konto-Typ
Diese Spalte gibt Auskunft darüber, um welche Art von Konto es sich handelt (siehe oben). Sie hat nur nachrichtliche Funktion und wird von Nexus automatisch befüllt.
Übergabe der JTL-Rg.-Nr. / Übergabe der JTL-OP-Nr.
Diese Spalten sind nur eingebbar, wenn Sie ein benanntes Debitorenkonto anlegen. Sie können über diese Spalten festlegen, ob Sie die JTL-Rechnungs-Nr. und/oder die JTL-OP-Nr. (Bestell-Nr., Order-ID) abweichend von den allgemeinen Einstellungen in bestimmte Felder der zu erstellenden Buchungssätze einsteuern möchten. Über die Klappboxen können Sie die entsprechenden Felder auswählen.
Wichtiger Hinweis
Sie sollten von der voreingestellten Verwendung der Beleg-Nummern nur in begründeten Fällen abweichen. Je nach Art des Geschäftsvorfalles können in der Finanzbuchhaltung offene Posten-Buchungen entstehen, die nur noch mit großem Aufwand von Hand ausgeglichen werden können!