Für das Lohnbuchhaltungssystem Addison Top-Lohn für Windows werden folgende Spaltenüberschriften unterstützt:
Personal-Nr. (Muss-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Personal-Nr., Pers-Nr., Personal-Nummer oder Pers-Nummer werden alle Zellen dieser Spalte als Personal-Nr. interpretiert.
Die Zelle kann weiteren Text enthalten.
Achtung! Diese Überschrift darf in der Importtabelle nur ein einziges Mal existieren. Alle anderen Spalten-Überschriften müssen in dieser Zeile liegen!
Name (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Name, werden alle Zellen dieser Spalte als Nachname des Mitarbeiters interpretiert. Diese Spalte dient lediglich der Information und wird nicht an den Addison Top-Lohn übergeben.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Name enthalten.
Vorname (Kann-Spalte)
Wie Name, der Zellinhalt wird jedoch als Vorname des Mitarbeiters interpretiert.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Vorname enthalten.
Eintrittsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Eintritts-Datum, Eintritt oder Arbeitsbeginn, werden alle Zellen dieser Spalte als Eintrittsdatum des Mitarbeiters interpretiert. Für diesen Mitarbeiter werden jedoch nur dann Lohnbuchungen erzeugt, wenn das Eintrittsdatum vor oder innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.
Das Eintrittsdatum dient lediglich zur Abgrenzung von Lohnbewegungsdaten gegenüber dem Abrechnungszeitraum. Es wird nicht an den Addison Top-Lohn übergeben.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Eintritts-Datum, Eintritt oder Arbeitsbeginn enthalten.
Austrittsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Austritts-Datum, Austritt oder Arbeitsende, werden alle Zellen dieser Spalte als Austrittsdatum des Mitarbeiters interpretiert. Für diesen Mitarbeiter werden jedoch nur dann Lohnbuchungen erzeugt, wenn das Austrittsdatum nach oder innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.
Das Austrittsdatum dient lediglich zur Abgrenzung von Lohnbewegungsdaten gegenüber dem Abrechnungszeitraum. Es wird nicht an den Addison Top-Lohn übergeben.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Austritts-Datum, Austritt oder Arbeitsende enthalten.
Leistungsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Datum oder Leistungsdatum, werden alle Zellen dieser Spalte als Datum für die Kalendariumserfassung interpretiert.
Wird diese Spalte angegeben, MUSS diese auch befüllt sein. Leerwerte sind nicht erlaubt.
Das Leistungsdatum kann in den nachfolgend aufgeführten Formaten angegeben werden.
Fehlende Angaben, wie z. B. Monat oder Jahr werden vom Konverter automatisch ergänzt (aus Abrechnungszeitraum).
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Datum oder Leistungsdatum enthalten.
Beispiel
Abrechnungszeitraum Juli 2020
Zellwert |
Bemerkung |
Wird beim Import umgewandelt zu |
1 |
Tag |
01.07.2020 |
2.7 |
Tag.Monat |
02.07.2020 |
03.07.2020* |
Tag.Monat.Jahr |
03.07.2020 |
Hinweis
* Das Datum im Format tt.mm.jjjj können Sie auch in Excel über die Einstellung Datum, lang mit Wochentag in der Erfassungstabelle anzeigen lassen.
Der Konverter wandelt dies beim Import automatisch wieder in das Format tt.mm.jjjj um.
Der Konverter akzeptiert kein Leistungsdatum, das außerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.
Abb. Beispiel für Kalendariumserfassung
Hauptkostenstelle
Sollen alle Lohnbuchungen (d. h. Buchungen für mehrere Lohnarten-Nummern) auf ein und dieselbe Kostenstelle erfolgen, kann der Kenner [HKST] bzw. [HKST,0] angegeben werden.
Ist dieser Kenner vorhanden, erzeugt der Konverter beim Einlesen zu jeder Lohnart eine Kostenstellenspalte und übernimmt die Kostenstelle aus der Spalte [HKST].
Wird [HKST,0] übergeben, dann darf die Hauptkostenstelle auch leer sein. Ansonsten muss Sie einen Wert enthalten.
Die Spalte [HKST] kann in Kombination mit Kostenstellenspalten [KST] einzelner Lohnarten eingesetzt werden. Wurde zu einer Lohnart explizit eine Kostenstellenspalte angegeben, wird diese beibehalten. Nur für Lohnarten OHNE Kostenstellenspalte wird die entsprechende Hauptkostenstelle übernommen.
Lohnarten und Faktoren
Eine Lohnbuchung besteht maximal aus den folgenden Informationen:
Datum, Personal-Nr., Lohnarten-Nr., Betrag, Anzahl Stunden, Anzahl Tage, Lohnsatz, Prozentsatz, Kostenstelle, Kostenträger
Mindestens jedoch müssen folgende Informationen übergeben werden:
Datum, Personal-Nr., Lohnarten-Nr., Betrag oder, Anzahl Stunden oder Anzahl Tage
Das Datum wird entweder aus dem Abrechnungszeitraum (erster Tag des Abrechnungszeitraumes) oder aus dem Leistungsdatum ermittelt. Die Personal-Nr. wird aus der entsprechenden Spalte übernommen.
Der Konverter akzeptiert sowohl Zahlen- als auch Zeitwerte für Lohnbuchungen.
Wird ein Zahlenwert übergeben, muss dieser entweder als Ganzzahl oder als Dezimalzahl mit zwei Nachkommastellen übergeben werden.
Wird ein Zeitwert (Basis 1 Stunde = 60 Minuten) übergeben, muss dieser in der Form H:MM übergeben werden. Der Konverter rechnet den Wert dann automatisch in Industriestunden um (Basis 1 Stunde = 100 Minuten).
So werden aus dem Zeitwert 3:30 (3 Stunden und 30 Minuten) 3,50 Industriestunden.
Um nun die einzelnen Lohnbuchungen zu beschreiben, müssen die Lohnarten und Faktoren in die entsprechenden Spaltenüberschriften eingetragen werden. Dies geschieht mit dem Kenner [LA xxxx] bzw. [LA xxxx,0]. Bei xxxx ist die jeweilige Lohnarten-Nummer einzusetzen.
Über einen der Kenner [BETRAG], [ANZTAGE] oder [ANZSTD] wird angegeben, um welchen Hauptfaktor es sich handelt.
Die Angabe des Kenners [BETRAG] ist nicht zwingend erforderlich. Sie können jederzeit auch nur die Faktoren [ANZTAGE] und / oder [ANZSTD] angeben.
Wird nur der Kenner [LA xxxx] angegeben, wird der Inhalt der Zellen dieser Spalte automatisch als [BETRAG] interpretiert.
Beispiel
Spalten für die Erfassung von Normalstunden mit Angabe des Stundenlohnes. Lohnart = 2000, Faktor A enthält die Anzahl der geleisteten Stunden, Faktor B enthält den Stundenlohn.
Die Überschriften im Importdokument müssen dann wie folgt aufgebaut sein:
Abb. Erfassung von Normalstunden mit Angabe des Stundenlohns
Alle Zellen mit dem Kenner [LA 2000] werden als zusammengehörig interpretiert. Im Beispiel sind für die Spalte Stundenlohn [LSATZ] Null- oder Leerwerte erlaubt.
Möchte man nun mehrere Lohnarten in einer Zeile erfassen, müssen lediglich die entsprechenden Kenner gesetzt werden.
Bitte beachten Sie, dass für den Konverter nur die in eckigen Klammern angegebenen Kenner relevant sind. Sie können also jederzeit weitere Informationen mit in die jeweilige Zelle schreiben.
Kostenstellen und Kostenträger
Sollen die Lohnbewegungsdaten auf Kostenstellen- oder Kostenträger erfasst werden, gibt es zwei unterschiedliche Varianten:
Variante 1: Bei den unbenannten Kostenstellen bzw. Kostenträgern werden einfach zusätzliche Spalten mit den Kenner [LA xxxx] [KST] bzw. [LA xxxx] [KTR] angelegt. Der Inhalt der jeweiligen Zelle wird dann direkt als Kostenstelle bzw. Kostenträger an Addison Top-Lohn übergeben.
Beispiel
Abb. Buchungen der Lohnart 2000
In obigem Beispiel wird zu allen Buchungen der Lohnart 2000 eine Kostenstelle angegeben.
Soll für alle Lohnarten dieselbe Kostenstelle benutzt werden, können Sie einmalig den Kenner [HKST] bzw. [HKST,0] angeben (siehe oben).
Benannte Kostenstellen bzw. Kostenträger
Variante 2: Bei komplexer Kostenstellen bzw. Kostenträgerstruktur bietet es sich an, die Kostenstelle bzw. den Kostenträger direkt in der Überschrift anzugeben. Hierfür stehen die Kenner [KST xxx] bzw. [KTR xxx] zur Verfügung. Wobei xxx für die jeweilige Kostenstellen bzw. Kostenträger-Nr. steht.
Der Kenner für eine benannte Kostenstelle [KST xxx] bzw. [KTR xxx] darf immer nur für den Faktor [Betrag] einer Lohnbuchung angegeben werden.
Beispiel
Abb. Erzeugung von Lohnbuchungen
In obigem Beispiel werden vom Konverter pro Mitarbeiter jeweils 2 Lohnbuchungen erzeugt:
Personal-Nr. |
LA-Nr. |
Betrag |
Lohnsatz |
Kostenstelle |
Kostenträger |
1 |
2000 |
10 |
9,50 |
123 |
|
1 |
2000 |
10 |
9,50 |
|
456 |
2 |
2000 |
20 |
9,80 |
123 |
|
2 |
2000 |
20 |
9,80 |
|
456 |
Hinweis
Die Lohnbuchungen werden erst beim Export erzeugt, sind also im Konverter nicht sichtbar.