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Für das Lohnbuchhaltungssystem Datev Lodas werden folgende Spaltenüberschriften unterstützt:
Personal-Nr. (Muss-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Personal-Nr., Pers-Nr., Personal-Nummer oder Pers-Nummer werden alle Zellen dieser Spalte als Personal-Nr. interpretiert. Die Zelle kann weiteren Text enthalten.
Achtung! Diese Überschrift darf in der Importtabelle nur ein einziges Mal existieren. Alle anderen Spalten-Überschriften müssen in dieser Zeile liegen!
Name (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Name, werden alle Zellen dieser Spalte als Nachname des Mitarbeiters interpretiert. Diese Spalte dient lediglich der Information und wird nicht an Datev Lodas übergeben.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Name enthalten.
Vorname (Kann-Spalte)
Wie Name, der Zellinhalt wird jedoch als Vorname des Mitarbeiters interpretiert.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Vorname enthalten.
Eintrittsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Eintritts-Datum, Eintritt oder Arbeitsbeginn, werden alle Zellen dieser Spalte als Eintrittsdatum des Mitarbeiters interpretiert. Für diesen Mitarbeiter werden jedoch nur dann Lohnbuchungen erzeugt, wenn das Eintrittsdatum vor oder innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.
Das Eintrittsdatum dient lediglich zur Abgrenzung von Lohnbewegungsdaten gegenüber dem Abrechnungszeitraum. Es wird nicht an Datev Lodas übergeben.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Eintritts-Datum, Eintritt oder Arbeitsbeginn enthalten.
Austrittsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Austritts-Datum, Austritt oder Arbeitsende, werden alle Zellen dieser Spalte als Austrittsdatum des Mitarbeiters interpretiert. Für diesen Mitarbeiter werden jedoch nur dann Lohnbuchungen erzeugt, wenn das Austrittsdatum nach oder innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.Das Austrittsdatum dient lediglich zur Abgrenzung von Lohnbewegungsdaten gegenüber dem Abrechnungszeitraum. Es wird nicht an Datev Lodas übergeben.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Austritts-Datum, Austritt oder Arbeitsende enthalten.
Leistungsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Datum oder Leistungsdatum, werden alle Zellen dieser Spalte als Datum für die Kalendariumserfassung interpretiert.
Wird diese Spalte angegeben, MUSS diese auch befüllt sein. Leerwerte sind nicht erlaubt.
Das Leistungsdatum kann in den nachfolgend aufgeführten Formaten angegeben werden.
Fehlende Angaben, wie z. B. Monat oder Jahr werden vom Konverter automatisch ergänzt (aus Abrechnungszeitraum)
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Datum oder Leistungsdatum enthalten.
Beispiel
Abrechnungszeitraum Juli 2020
Zellwert |
Bemerkung |
Wird beim Import umgewandelt zu |
1 |
Tag |
01.07.2020 |
2.7 |
Tag.Monat |
02.07.2020 |
03.07.2020* |
Tag.Monat.Jahr |
03.07.2020 |
Hinweis
* Das Datum im Format tt.mm.jjjj können Sie auch in Excel über die Einstellung Datum, lang mit Wochentag in der Erfassungstabelle anzeigen lassen.
Der Konverter wandelt dies beim Import automatisch wieder in das Format tt.mm.jjjj um.
Der Konverter akzeptiert kein Leistungsdatum, das außerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.
Abb. Beispiel für Kalendariumserfassung
Hinweis
Bei Datev Lodas wird grundsätzlich zwischen Standard- und Kalendariumserfassung unterschieden. Sobald die Spalte Leistungsdatum vorhanden ist, werden alle Daten als Kalendariumsdaten behandelt. In diesem Fall darf im Kenner für die Lohnarten-Nummer [LA BS/xxxx] KEIN Bearbeitungsschlüssel angegeben werden. Stattdessen muss bei der Kalendariumserfassung ein Ausfallschlüssel [LA AS/xxxx] angegeben werden! (Siehe Lohnarten und Faktoren).
Der unter dem Kenner [EGW] erfassten Werte werden dabei als Stunden pro Tag an Datev Lodas übergeben.
Hauptkostenstelle
Sollen alle Lohnbuchungen (d. h. Buchungen für mehrere Lohnarten-Nummern) auf ein und dieselbe Kostenstelle erfolgen, kann der Kenner [HKST] bzw. [HKST,0] angegeben werden.
Ist dieser Kenner vorhanden, erzeugt der Konverter beim Einlesen zu jeder Lohnart eine Kostenstellenspalte und übernimmt die Kostenstelle aus der Spalte [HKST].
Wird [HKST,0] übergeben, dann darf die Hauptkostenstelle auch leer sein. Ansonsten muss Sie einen Wert enthalten.
Die Spalte [HKST] kann in Kombination mit Kostenstellenspalten [KST] einzelner Lohnarten eingesetzt werden. Wurde zu einer Lohnart explizit eine Kostenstellenspalte angegeben, wird diese beibehalten. Nur für Lohnarten OHNE Kostenstellenspalte wird die entsprechende Hauptkostenstelle übernommen.
Hinweis
Kostenstellen werden vom Konverter nur für Lohnarten mit Lohnarten-Nr. größer 0 erzeugt.
Für statistische Lohnarten (nur Bearbeitungs- bzw. Ausfallschlüssel wird angegeben) werden keine Kostenstellenspalten angelegt.
Lohnarten und Faktoren
Eine Lohnbuchung besteht maximal aus den folgenden Informationen:
Datum, Personal-Nr., Lohnarten-Nr., Eigener Wert, Abweichender Lohnfaktor, Abweichender allgemeiner Zuschlag, Abweichender Prozentzuschlag, Abweichender persönlicher Zuschlag, Kostenstelle, Kostenträger
Mindestens jedoch müssen folgende Informationen übergeben werden:
Datum, Personal-Nr., Lohnarten-Nr., Eigener Wert
Das Datum wird entweder aus dem Abrechnungszeitraum (erster Tag des Abrechnungszeitraumes) oder aus dem Leistungsdatum ermittelt. Die Personal-Nr. wird aus der entsprechenden Spalte übernommen.
Um nun die einzelnen Lohnbuchungen zu beschreiben, müssen die Lohnarten und Faktoren in die entsprechenden Spaltenüberschriften eingetragen werden. Dies geschieht mit dem Kenner [LA BS/ xxxx], [LA AS/ xxxx] bzw. [LA BS/xxxx,0] oder [LA AS/xxxx,0]. Bei xxx ist die jeweilige Lohnarten-Nummer einzusetzen.
BS steht für den Bearbeitungsschlüssel (bei Standarderfassung). AS steht für den Ausfallschlüssel (bei Kalendariumserfassung).
Sofern eine Kalendariumserfassung erfolgt, MUSS im Kenner [LA AS/xxxx] zumindest der Ausfallschlüssel angegeben werden!
Die Angabe des Kenners eigener Wert [EGW] ist nicht zwingend erforderlich. Wird nur der Kenner für die Lohnart angegeben (z. B. [LA 3/1000]) wird diese Spalte automatisch als eigener Wert interpretiert.
Hinweis
Sollen nur die Lohnart bzw. nur der Bearbeitungs- bzw. Ausfallschlüssel angegeben werden, wird der Platz vor oder nach dem Trennstrich einfach leer gelassen.
Wird als Lohnart 0 angegeben, wird KEINE Lohnart nach Datev übergeben. Der Bearbeitungsschlüssel 0 wird auch als solcher übergeben!
[LA 3/1000] |
AS = 3 |
LA = 1000 |
[LA /1000] |
AS = Leer |
LA = 1000 |
[LA 0/1000] |
AS = 0 |
LA = 1000 |
[LA 3/] |
AS = 3 |
LA = Leer |
[LA 3] |
AS = 3 |
LA = Leer |
[LA 3/0] |
AS = 3 |
LA = Leer |
Alle Spalten, bei denen der Kenner [LA BS/xxxx] bzw. [LA AS/xxxx] gleich ist, werden als zu einer Lohnbuchung gehörig interpretiert. Der Nullwert-Kenner ,0 bleibt dabei unberücksichtigt.
Der Konverter akzeptiert sowohl Zahlen- als auch Zeitwerte für Lohnbuchungen.
Wird ein Zahlenwert übergeben, muss dieser entweder als Ganzzahl oder als Dezimalzahl mit zwei Nachkommastellen übergeben werden.
Wird ein Zeitwert (Basis 1 Stunde = 60 Minuten) übergeben, muss dieser in der Form H:MM übergeben werden. Der Konverter rechnet den Wert dann automatisch in Industriestunden um (Basis 1 Stunde = 100 Minuten).
So werden aus dem Zeitwert 3:30 (3 Stunden und 30 Minuten) 3,50 Industriestunden.
Nebenfaktoren (Kann-Spalten)
Neben dem Kenner [EGW] kann zu jeder Lohnbuchung einer der folgenden Nebenfaktoren angegeben werden:
[ALF] abweichender Lohnfaktor
[AAZ] abweichender allgemeiner Zuschlag
[APZ] abweichender persönlicher Zuschlag
[A%Z] abweichender Prozentzuschlag
Beispiel
Abb. Beispiel für Lohndatenerfassung mit Lohnarten mit mehreren Faktoren
Im obigen Beispiel werden alle Zellen mit dem Kenner [LA 1/1000,0] als zusammengehörig interpretiert. Im Beispiel sind für die Spalte Stundenlohn [ALF] KEINE Null- oder Leerwerte erlaubt. Das heißt, es muss immer ein Stundenlohn angegeben werden.
Bitte beachten Sie, dass für den Konverter nur die in eckigen Klammern angegebenen Kenner relevant sind. Sie können also jederzeit weitere Informationen mit in die jeweilige Zelle schreiben.
Kostenstellen und Kostenträger
Sollen die Lohnbewegungsdaten auf Kostenstellen- oder Kostenträger erfasst werden, gibt es zwei unterschiedliche Varianten:
In der Variante 1 werden den unbenannten Kostenstellen bzw. Kostenträgern einfach zusätzliche Spalten mit dem Kenner [LA BS/xxxx] [KST], [LA AS/xxxx] [KST] bzw. [LA BS/xxxx] [KTR],
[LA AS/xxxx] [KTR] angelegt. Der Inhalt der jeweiligen Zelle wird dann direkt als Kostenstelle bzw. Kostenträger an Datev Lodas übergeben.
Beispiel
Abb. Buchungen der Lohnart 100
In obigem Beispiel werden zu allen Buchungen der Lohnart 100 eine Kostenstelle und ein Kostenträger angegeben.
Soll für alle Lohnarten dieselbe Kostenstelle benutzt werden, können Sie einmalig den Kenner [HKST] bzw. [HKST,0] angeben (siehe oben).
Benannte Kostenstellen bzw. Kostenträger
Variante 2: Bei komplexer Kostenstellen bzw. Kostenträgerstruktur bietet es sich an, die Kostenstelle bzw. den Kostenträger direkt in der Überschrift anzugeben. Hierfür stehen die Kenner [KST xxx] bzw. [KTR xxx] zur Verfügung. Wobei xxx für die jeweilige Kostenstellen bzw. Kostenträger-Nr. steht.
Der Kenner für eine benannte Kostenstelle [KST xxx] bzw. [KTR xxx] darf immer nur für den Faktor eigener Wert [EGW] einer Lohnbuchung angegeben werden.
Beispiel
Abb. Erzeugung von Lohnbuchungen
In obigem Beispiel werden vom Konverter pro Mitarbeiter jeweils 2 Lohnbuchungen erzeugt:
Personal-Nr. |
LA-Nr. |
EGW |
Alf |
Kostenstelle |
Kostenträger |
1 |
1000 |
10 |
8 |
123 |
- |
1 |
1000 |
5 |
8 |
- |
456 |
2 |
1000 |
20 |
9 |
123 |
- |
2 |
1000 |
30 |
9 |
- |
456 |
Hinweis
Die Lohnbuchungen werden erst beim Export erzeugt, sind also im Konverter nicht sichtbar.