Um nun eine DS-Win-Rechnungsliste oder eine BFS-Abrechnung zu verbuchen müssen Sie nur auf das Symbol 
klicken und den entsprechenden
Menüpuntk auswählen.
Verbuchung einer DS-WIN-Rechnungsliste
Um eine DS-Win-Rechnungsliste verbuchen zu können, müssen Sie dieselbige zuerst aus DS-Win exportieren.
Der Export der Rechnungliste ist im Abschnitt Daten aus Dampsoft bereitstellen beschrieben.
Speichern Sie die Rechnungsliste im Importverzeichnis, das Sie in den allgemeinen Einstellungen festgelegt haben.
Nachdem Sie den Konvertierung gestartet haben, müssen Sie zunächst die zu verarbeitende Rechnungsliste auswählen:
Abb. Auswahl der DS-Win-Rechnungslisten-Datei
Nachdem Sie die DS-Win-Rechnungslistendatei ausgewählt haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit öffnen. DentKon beginnt nun mit der Verbuchung der Rechnungsliste.
Die einzelnen Verarbeitungschritte werden jeweils auf dem Bildschirm angezeigt.
Nach erfolgreicher Konvertierung Ihrer Rechnungsausgangsdaten erhalten Sie folgende Meldung:
Abb. Konvertierung erfolgreich
Nachdem Sie den Hinweis gelesen haben und auf OK geklickt haben, öffnet sich das Verarbeitungsprotokoll.
Das Verarbeitungsprotokoll enthält detaillierte Informationen über den Buchungsvorgang, insbesondere zur
summarischen und quantitativen Verprobung der erzeugten Buchungssätze:
•Dateiname
•Praxis-Name
•Zeitraum
•Anzahl der Rechnungen
•Datenzeitraum
•Auffangkontierung
•Ergebnisse der summarischen Verprobung (nur bebuchte Konten werden verprobt)
•Abgleich der Anzahl der Rechnungen aus der DS-Win-Rechnungsliste mit der Anzahl der gebuchten Rechnungen aus DentKon
•Summe aller Rechnungen lt. Liste
•Zu verbuchende Rechnungssumme (Stornos berücksichtigt)
•Summe Erlösbuchungen
•Abweichungen zwischen Rechnungssumme und Erlösbuchungen einschließlich Korrekturbuchungen
•Vollständigkeitsverprobung (nicht bei Ist-Versteuerung)
•Summeninformationen zu verschiedenen Steuersätzen
•Anzahl der erzeugten Datev-Datei(en) inkl. Anzahl der Abrechnungsdaten (Buchungen)
Hinweise
Das Verarbeitungsprotokoll ist in jedem Fall aufmerksam zu lesen.
Enthält das Protokoll Warnungen, sind diese in jedem Fall berücksichtigen.
Enthält das Protokoll Fehlerhinweise, werden im Normalfall keine Datev-Dateien erzeugt.
Sollten dennoch Datev-Dateien erzeugt worden sein, dürfen diese auf keinen Fall in das empfangende Finanzbuchhaltungssystem eingelesen werden.
Erzeugte Dateien
Die erzeugten Datev-Dateien finden Sie im von Ihnen festgelegten bzw. eingestellten Exportverzeichnis.
Die Protokolldatei wird im eingestellten Protokollverzeichnis abgelegt. Wurde kein Protokollverzeichnis angegeben, dann wird das Protokoll im
Exportverzeichnis gespeichert.
Die aus einer DS-Win-Rechnungsliste erzeugten Dateien haben folgende Namensschemata:
Datev-Datei:
EXTF_DentKon_Rechnungen_BeraterNr_MandantenNr_MM_JJ.csv
Berater-Nr.: = Datev-Berater-Nr. aus den programmweiten bzw. mandateneinstellungenm
Mandanten-Nr. = Nummer des Mandanten im empfangenden Finanubuchhaltungssystem
MM = Buchungsmonat
JJ = Buchungsjahr
Protokoll-Datei:
Protokoll_DateiName.txt
DateiName = Name der eingelesenen DS-Win-Datei
Hinweis
Protokolldateien sind im Rahmen der GoBD zwingend zu archivieren!
Verbuchung einer BFS-Abrechnung
Die Verbuchung einer BFS-Abrechnung erfolgt im Wesentlichen wie die Verarbeitung einer DS-WIN-Rechnungsliste.
Zusätzlich ist folgendes zu beachten:
Ist Datev als Finanzbuchhaltungssystem eingestellt, muss zwingend die Datev-Connect-Schnittstelle (API) eingerichtet sein.
Über diese Schnittstelle greift DentKon automatisch auf die offenen Posten in Datev zu.
Bei allen anderen Finanzbuchhaltungssystemen werden offenen Posten nicht automatisch abgerufen und müssen in
Form einer eigenen Datei bereitgestellt werden.
Insofern sind beim Import dann auch ímmer zwei Datei auszuwählen:
Abb. Auswahl der OP- UND der BFS-Abrechnungsdatei bei nicht-Datev-Finanzbuchhaltungssystemen
Nachdem der BFS-Abrechnungsbericht eingelesen wurde, erscheint folgende Meldung:
Abb. Erfassung des Wertstellungsdatum
Geben Sie hier das Datum des Zahlungseingangs von BFS auf dem Bankkonto ein (Wertstellung!).
Diese Datum wird dann als Buchungsdatum in die Zahlungsausgleichsbuchungen eingesetzt.
Bereits während der Verarbeitung des BFS-Abrechnungsberichtes prüft DentKon die Quote der BFS-Zahlungen, die den jeweiligen offenen Posten der Finanzbuchhaltung
zugeordnet wurden. Liegt diese Zuordnungsquote unter 98% erscheint folgende Meldung:
Abb. Rückfrage bei Zuordnungsquote < 98%
Wird der obige Dialog mit OK bestätigt, wird die Verbuchung der BFS-Abrechnung fortgesetzt. Alle nicht zuordenbaren Zahlungen werden auf das Klärungskonto gebucht.
Dieses muss nach dem Import der von DentKon erzeugten Datev-Dateien in das empfangende Finanzbuchhaltungssystem bereinigt werden!
Mit einen Klick auf "Abbrechen" wird der Buchungsvorgang abgebrochen. Die nicht zuordenbaren Zahlungen werden im Protokoll aufgelistet. Die fehlenden Rechnungen können in der
Finanzbuchhaltung nacherfasst werden. Anschließend kann der Buchungsvorgang erneut gestartet werden. Im Idealfall sollten dann alle Zahlungen zuordenbar sein.
Eine Bereinigung des Klärungskontos
Erzeugte Dateien
Die erzeugten Datev-Dateien finden Sie im von Ihnen festgelegten bzw. eingestellten Exportverzeichnis.
Die Protokolldatei wird im eingestellten Protokollverzeichnis abgelegt. Wurde kein Protokollverzeichnis angegeben, dann wird das Protokoll im
Exportverzeichnis gespeichert.
Die aus einer DS-Win-Rechnungsliste erzeugten Dateien haben folgende Namensschemata:
Datev-Datei:
EXTF_DentKon_BFS_BeraterNr_MandantenNr_MM_JJ.csv
Berater-Nr.: = Datev-Berater-Nr. aus den programmweiten bzw. mandateneinstellungenm
Mandanten-Nr. = Nummer des Mandanten im empfangenden Finanubuchhaltungssystem
MM = Buchungsmonat
JJ = Buchungsjahr
Protokoll-Datei:
Protokoll_DateiName.txt
DateiName = Name der eingelesenen BFS-Abrechnungsdatei
Nacharbeiten im empfangenden Finanzbuchhaltungssystem
Unterliegt der Mandant der Istversteuerung, übergibt DentKon alle OP-Ausgleichsbuchungen (Zahlungen) mit einem Buchungsschlüssel zur Unterdrückung der Kontenautomatik.
Dadurch erfolgt im empfangenden Finanzbuchhaltungssystem keine Umbuchung der "Umsatzsteuer nicht fällig" auf "Umsatzsteuer fällig".
Diese Umbuchung muss nach dem Import der Daten von Hand durchgeführt werden. Die entsprechenden Umsatzsteuerbeträge sind im Protokoll ausgewiesen.
!!Achtung!!
Erfolgt die manuelle Umbuchung er "Umsatzsteuer nicht fällig" auf "Umsatzsteuer fällig" nicht, wird KEINE Umsatzsteuer abgeführt.
Dies kann schwere rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen!
Hinweis
Protokolldateien sind im Rahmen der GoBD zwingend zu archivieren!
Import der erzeugten Datev-Dateien in die Finanzbuchhaltung
In Datev-Rewe können die erzeugten Datev-Buchungen als ganz normaler Buchungsstapel eingelesen werden (Bestand -> importieren -> Stapelverarbeitung)
Bei allen anderen Finanzbuchhaltungssystemen folgenden Sie den Anweisungen zum Import von Datev-Dateien.