Ausgeblendete Tabellenblätter und Tabellenblätter außerhalb des Abrechnungszeitraumes werden vom Konverter ignoriert und nicht verarbeitet.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass nur Excel-Dateien mit dem Dateiformat .xlsx konvertiert werden.
Alle anderen Dateiformate sind von der Verarbeitung ausgeschlossen. Vergewissern Sie sich daher unbedingt, dass Ihre Dateien im richtigen Format vorliegen.
Lohn- und Lohnartenkenner
Der dekodi - Lohnkonverter wandelt die in einer Excel-Tabelle enthaltenen Lohnbewegungsdaten in Lohnbuchungen im jeweiligen Importformat des gewünschten Lohnbuchhaltungssystems um.
Damit diese Umwandlung funktioniert, müssen bestimmte Zellen bzw. Bereiche der Excel-Tabelle mit Informationen versehen werden, anhand derer der Konverter dann die umzuwandelnden Daten erkennt und entsprechende Lohnbuchungen erzeugen kann.
Eine einzelne Lohnbuchung besteht immer aus zwei Informationstypen bzw. -Komponenten.
1.Informationen, die über alle Lohnbuchungen eines Mitarbeiters hinweg gelten
2.Informationen, die nur für die jeweilige Lohnbuchung gelten
Die Informationen auf deren Basis der Lohnkonverter die umzuwandelnden Daten erkennt und eine Lohnbuchungen erzeugt, wird durch sog. Lohnkenner und Lohnartenkenner gesteuert:
Ein Lohnkenner (entspricht Informationstyp 1, siehe oben) kennzeichnet immer eine Information, die über alle Lohnbuchungen eines oder mehrerer Mitarbeiter gelten.
Steht z. B. in einer Spalte der Lohnkenner Personal-Nr. und rechts daneben eine Zahl, dann werden alle Lohnbuchungen dieses Tabellenblattes mit eben dieser angegebenen Zahl als Personal-Nr. ausgeführt.
Neben der Personal-Nr. wird für jede Lohnbuchung eine Lohnart benötigt. Diese wird durch einen sog. Lohnartenkenner angegeben.
Ein Lohnartenkenner (entspricht Informationstyp 2, siehe oben) dagegen beschreibt damit immer Informationen, die in eine einzelne Lohnbuchung einfließen.
Hinweise zum Aufbau des Datenbereiches
•Enthält eine Zelle eine Lohnkenner (z. B. Personal-Nr.) darf diese keinen weiteren Text enthalten.
•Zellen, die Lohnartenkenner- oder Faktoren (in eckigen Klammern) enthalten dürfen weitere Texte enthalten.
•Ausgeblendete Spalten / Zeilen werden nicht eingelesen
•Die einzelnen Spaltenüberschriften müssen in derselben Zeile liegen
•Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich
•Der Datenbereich darf auch Spalten enthalten, die für die Lohnbuchung unerheblich sind (z. B. Firmenparkplatz, s. o). Diese werden bei der Konvertierung nicht berücksichtigt.
Hinweis
Wie die Lohn- und Lohnartenkenner in die zu konvertierende Excel-Tabelle einzusetzen sind, wird weiter unten beschrieben
Abb. Beispiel für den Aufbau des Datenbereiches
Aus den Daten in der obigen Excel-Tabelle würde der Konverter folgende Lohnbuchungen erzeugen:
Abb. Aus den Beispieldaten erzeugte Lohnbuchungen
Erläuterungen zu o. g. Beispiel:
Der Lohnkenner Personal-Nr. ist lohnartenübergreifend. Die jeweilige Personal-Nr. wird deshalb für ALLE aus einer Zeile erzeugten Lohnbuchungen eingesetzt.
Im Lohnbuchungssystem müssen für eine Lohnbuchung mit der Lohnart zwei Eingaben erfolgen:
Die Anzahl der Stunden (ANZSTD) und der Stundenlohn (ALF = Abweichender Lohnfaktor).
Der Kenner ,0 zeigt an, dass Spalte C / [ANZSTD] nicht zwingend einen Wert enthalten muss. (Ein Mitarbeiter arbeitet ja nicht jeden Tag).
In der Spalte D / [ALF] hingegen fehlt der Kenner ,0. Ohne die Angabe des Stundenlohnes ist keine Lohnbuchung möglich. Deshalb muss der Stundenlohn angegeben
werden, sobald auch Stunden angegeben werden.
Je nach Lohnart und Lohnbuchungssystem kann auf die Angabe des Stundenlohnes verzichtet werden, da der Stundenlohn beim Import der Daten automatisch
aus den Stammdaten des Mitarbeiters eingesteuert wird.
Merke
Der Lohnkonverter ersetzt praktisch die manuelle Eingabe die Lohnkenner, Lohnartkenner und Lohnartenfaktoren müssen also lediglich so gesetzt werden, damit sie den Eingabefeldern einer
von Hand erfassten Lohnbuchung entsprechen.
Ein Lohnartenkenner ist wie folgt aufgebaut:
•geöffnete, eckige Klammer "["
•die Abkürzung LA für die Lohnart
•ggf. ein Bearbeitungs- bzw. Ausfallschlüssel (nur bei Datev, siehe Abschnit ....)
•eine drei- oder vierstellige Lohnartennummer mit oder ohne Nullkenner
•eine geschlossene, eckige Klammer "]"
Abb. Aufbau eines Lohnartenkenner Standard (nicht Datev)
Die Angabe einer Lohnarten-Nummer ist für die Erzeugung einer Lohnbuchung allerdings nicht immer ausreichend.
Je nach Lohnart müssen ein oder mehrere weitere Werte angegeben werden. So muss z. B. für die Lohnart Normalstunden auch die Anzahl der Stunden angegeben werden.
Diese weiteren Angaben nennt man Lohnartenfaktoren.
Beispiel:
Für die Erfassung der Normalstunden (LA 1/200) muss neben Personal-Nr. und Lohnart die Anzahl der Stunden
Diese Angabe erfolgt durch einen Lohnartenfaktor:
[LA 1/200,0]
[ANZSTD]
Die Kombination aus Lohnartenkenner und -Faktor bewirkt, dass alle Werte, die in der Spalte bzw. Zeile des Lohnkenners stehen in das Feld AnzahlStunden des empfangenden
Lohnbuchhaltungssystems eingetragen werden.
Wird nur der Lohnartenkenner (also ohne Lohnfaktor) angegeben, werden die Werte aus der entsprechenden Spalte in ein Standardfeld eingetragen.
Eine detaillierte Beschreibung aller Lohnkenner, Lohnartenkenner und Lohnfaktoren finden Sie im Abschnitt xxx des jeweiligen Lohnbuchungssystems.