In de dekodi - Lohnkonverter können eine oder mehrere Excel-Dateien mit jeweils mehreren Tabellenblättern hochgeladen werden.
Anhand des in der Oberfläche eingestellten Abrechnungszeitraums (Monat und Jahr) identifiziert der Lohnkonverter dann automatisch, welche Tabellenblätter für den Abrechnungszeitraum relevante Lohnbewegungsdaten enthalten.
Durch entsprechende Verteilung der Lohnbewegungsdaten auf verschiedene Excel-Dateien bzw. Tabellen können Sie die zu konvertierenden Lohnbewegungsdaten entsprechend ihres Umfangs gut strukturieren.
Beispielsweise sind (unter anderen) folgende Kombinationen denkbar:
•Eine Excel-Arbeitsmappe pro Abrechnungsmonat, in der alle Lohnbewegungsdaten (aller Mitarbeiter) in einer einzigen Tabelle befinden.
•Eine Excel- Arbeitsmappe pro Abrechnungsmonat, in der sich die Lohnbewegungsdaten eines für jeden Mitarbeiter ein eigenes Tabellenblatt befindet
•Eine Excel-Arbeitsmappe pro Mitarbeiter, die für jeden Abrechnungsmonat jeweils ein Tabellenblatt mit den Lohnbewegungsdaten des Mitarbeiters enthält
•...
Im Folgenden wird zunächst beschrieben, wie die Informationen in der Excel-Datei bzw. Tabelle grundsätzlich aufgebaut sein müssen, damit diese vom Konverter erkannt und ausgelesen werden können.
Die Beschreibung ist allgemein gehalten und bezieht sich - bis auf wenige Ausnahmen - nicht auf ein bestimmtes Lohnbuchhaltungssystem.
Der dekodi - Lohnkonverter kann auch sehr viele unterschiedliche Lohnszenarien abbilden. Diese werden dann im Abschnitt komplexe Szenarien ausführlich behandelt.
Grundsätzlicher Aufbau einer Excel-Tabelle (Arbeitsblatt )
Die kleinste "Einheit", die vom Konverter verarbeitet werden kann, ist der Inhalt einer Excel-Tabelle.
Diese ist wie folgt gegliedert:
1.Kopfbereich (möglich, aber nicht zwingend anzugeben)
2.Datenbereich(e) mit Überschriftszeile und Erfassungsbereich (Mindestens ein Datenbereich muss angegeben werden)
Abb. Aufbau einer Erfassungstabelle
Im Kopfbereich der Tabelle können Sie verschiedene lohnbuchungsübergreifende Informationen, wie z. B. den Abrechnungszeitraum, die Mandanten- oder Firmen-Nr. etc. angegeben werden.
Im Datenbereich werden nun die Daten, die in jeweils einzelne Lohnbuchungen umgewandelt werden sollen, angegeben.
Der Datenbereich liegt unterhalb des Kopfbereiches und gliedert sich in Überschriftszeile und Erfassungsbereich.
In der Überschriftszeile befinden sich die Informationen mittels derer der dekodi-Lohnkonverter die Erzeugung der einzelnen Lohnbuchungen steuert.
Dabei entspricht jede Spalte der Überschriftszeile mindestens einem Feld der Lohnbuchung.
Im Erfassungsbereich unterhalb der Überschriftszeile stehen die zu verarbeitenden Lohndaten. Der Erfassungsbereich kann beliebig viele Datensätze enthalten.
Aus der Verknüpfung der Informationen im Kopfbereich und der Überschriftszeile des Datenbereiches mit den entsprechenden Buchungen des Erfassungsbereiches werden dann die Lohnbuchungen generiert.
Die Informationen auf deren Basis die Konvertierung der im Erfassungsbereich befindlichen Daten erfolgt werden als Lohnkenner, Lohnartenkenner und Lohnfaktoren bezeichnet.
Eine detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie im Abschnitt Kenner und Faktoren.
Hinweise zum Aufbau des Datenbereiches
•Ausgeblendete Spalten / Zeilen werden nicht eingelesen
•Die einzelnen Spaltenüberschriften müssen in derselben Zeile liegen
•Die Reihenfolge der Spalten ist unerheblich
•Der Datenbereich darf auch Spalten enthalten, die für die Lohnbuchung unerheblich sind (z. B. Firmenparkplatz, s. o).
Diese werden bei der Konvertierung nicht berücksichtigt.
Ende eines Datenbereiches
Ein Datenbereich beginnt immer mit dem ersten Lohn- bzw. Lohnartenkenner (am weitesten links stehend) der Zeile und endet mit dem letzten Lohn- bzw. Lohnartenkenner (am weitesten rechts stehend).
Der Datenbereich endet in der letzten Zeile der Excel-Arbeitsmappe bzw. vor dem Beginn des nächsten Datenbereichs.
Abb. Ende des Datenbereiches innerhalb einer Excel-Tabelle
Hinweis
Falsche Daten im Erfassungsbereich führen bei der Konvertierung zu einem Fehler!
Innerhalb eines Excel-Arbeitsblattes können mehrere Datenbereiche festgelegt werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Mehrere Datenbereiche in einer Excel-Tabelle.