Nexus kann sowohl von Steuerberatungskanzleien, als auch Onlinehändlern eingesetzt werden. Ausgangslage für beide: Die Buchhaltung für den Onlinehandel ist meistens sehr komplex – besonders im Bereich der Umsatzsteuer. Wir stellen Ihnen deshalb gerne unser fachliches wie digitales Know-how zur Verfügung und nehmen Sie bei der Implementierung von Nexus mit Rat und Tat an die Hand. Von Analyse über Beratung bis zur Inbetriebnahme: Durch erfahrene, sehr gut und regelmäßig geschulte Mitarbeiter stellen wir sicher, dass Ihre digitale Buchhaltung mit Nexus von Anfang an auf einem festen Fundament steht, das Ihnen auch für die Zukunft Sicherheit gibt.
Als Softwarehersteller stehen wir zu unserer Verantwortung: Nexus ist klar strukturiert und einfach bedienbar. Dagegen ist das deutsche Steuerrecht eher kompliziert und umfangreich. Fehler bei der Verbuchung von Ausgangsrechnungen und deren Zahlungen führen schnell zu Fehlern in der Umsatzsteuer. Die Korrektur solcher Fehler – einschließlich etwaig zu entrichtender Strafzahlungen – kann mitunter existenzgefährdend werden. Deshalb geben wir Nexus nur an Unternehmen bzw. Personen ab, die Erfahrung in der Erstellung von Buchhaltungen haben.
Übrigens: Aus Kostengründen tendieren gerade größere Händler dazu, die Buchhaltung selbst zu erledigen. Bitte denken Sie daran, dass sich Ihre Steuerkanzlei in diesem Fall sehr wahrscheinlich durch ein sogenanntes Testat haftungsfrei stellen wird. Wir beraten sowohl Unternehmen als auch Steuerkanzleien gerne in einer arbeitsteiligen und kostensparenden Zusammenarbeit.
Analyse und Vorabtest
Vor der Einführung von Nexus stellen wir durch ein umfangreiches Vorgespräch sicher, dass wir Ihre buchhalterischen Anforderungen auch abdecken können.
Umgekehrt beraten wir Sie nicht nur hinsichtlich der Einführung von Nexus, sondern ganzheitlich.
Dabei werden von uns folgende Bereiche beleuchtet:
•Eingesetztes Warenwirtschaftssystem
•Umsatzsteuerliche Gegebenheiten/detaillierte Analyse der umsatzsteuerlichen Geschäftsvorfälle im Verkauf
•Eingesetztes Finanzbuchhaltungssystem
•Beteiligte Personen / Institutionen und deren Aufgabenteilung
•Optimaler Arbeitsablauf in der Buchhaltung - vom Beleg bis zur Abstimmung und Verprobung
•Auswertungen und betriebswirtschaftliche Beratung - welche Zahlen benötige ich?
•Einhaltung der GoBD, Implementierung von Kontrollverfahren (IKS)
•Zahlungsverkehr, Mahnwesen
•Automatische Verbuchung der Banken
•Durchgängigkeit der Daten vom Shop bis in die Buchhaltung (Einhaltung der progressiven und retrograden Anforderungen der AO)
•Buchung der Lieferanten und der Kasse
•Umstellung der Buchhaltung von EÜR auf Bilanzierung
Gerade Fragen wie:
•Was macht der Mandant?
•Was macht der Steuerberater?
•Wer klärt Fehler?
gehen wir Schritt für Schritt mit Ihnen durch und erarbeiten für Sie praxistaugliche und tragfähige Lösungen. Wir sorgen auch dafür, dass alle Beteiligten am Prozess involviert sind – und bleiben.
Während der Einführung von Nexus stimmen wir regelmäßig Onlinehändler und/oder Steuerberater mittels einer Telefonkonferenz ab.
Hinweis:
Steuerkanzleien, die bisher wenig oder keine Erfahrung im Umgang mit dem Thema Onlinehandel haben, bringen wir durch einen umfangreichen Wissenstransfer sicher ins Geschäft.
Vorabtest
Nach Klärung der grundlegenden Fragen zur Buchhaltung führen wir aus den Vorsystemen des Händlers einen sogenannten „Testdatenabzug“ für einen bestimmten Zeitraum (z. B. Monat) durch. Die Testdaten werden dann bei dekodi in Nexus analysiert und anschließend mit einer vom Kunden vorgegebenen Standardkontierung (SKR 03 / SKR 04) gebucht.
Ziel dieses Vorabtests ist es:
•Zu prüfen, ob die Daten des Onlinehandelsunternehmens überhaupt buchbar sind.
•Die einzelnen umsatzsteuerlichen Geschäftsvorfälle aus dem Verkauf (auch fehlerhafte) zu ermitteln.
•Korrekturmaßnahmen in Warenwirtschaft und Zahlsystemen festzulegen.
•Eine Kontierlogik und die dafür benötigten Konten (Kontenplan) festzulegen.
Im Anschluss an diesen Test folgt eine Onlinepräsentation mit den Daten des Onlinehändlers. Im Rahmen der Präsentation werden die Ergebnisse des Tests besprochen. Durch diese Vorarbeit ist sichergestellt, dass Nexus von Anfang an bestens funktioniert und Ihnen das Geschäftsleben bzw. die E-Commerce-Buchhaltung erleichtert.
Installation
Die Installation von Nexus erfolgt durch unsere Mitarbeiter per Fernwartung – und ist kostenlos.
Sofern wir die Installation nicht selbst durchführen können (z. B. bei Datev-ASP) unterstützen wir Ihren IT-Dienstleister bei der Installation durch entsprechende Dokumentationen und eine kostenlose telefonische Unterstützung (Sie zahlen nur die auf Ihrer Seite anfallenden Telefongebühren).
Schulung und Einweisung
Nachdem die Analyse, der Vorabtest und die Installation abgeschlossen sind, erfolgt die Einrichtung und Schulung von Nexus per Fernwartung.
Auf Anfrage führen wir die Schulung auch gerne bei Ihnen vor Ort durch.
Die Einrichtung und Einweisung umfasst folgende Tätigkeiten:
•Einweisung in die Struktur und Programmlogik von Nexus
•Anlegen der Verkaufs- und Zahlplattformen
•Einrichten der Debitorenkontenlogik
•Einrichten der Lieferschwellen
•Einrichten der Regeln für die Ermittlung der Erlöskonten
•Einrichtung der Konten für die verschiedenen Zahlarten
Nach der Einrichtung von Nexus und der Vermittlung der Programmgrundlagen erfolgt die Verbuchung der Echtdaten. Diese umfasst folgende Bereiche:
•Import / Abruf der Ausgangsrechnungs- und Zahlungsdaten eines ganzen Monats
•Verbuchung der Ausgangsrechnungen eines festgelegten Zeitraums (i. d. R. ein Monat)
•Analyse und Beseitigung der bei der Verbuchung von Ausgangsrechnungen aufgetretenen Fehlern.
•Hierbei wird auch geprüft, ob die festgestellten Fehler z. B. durch entsprechende Einstellungen in der Warenwirtschaft zukünftig vermieden werden können.
•Übernahme der fertigen Buchungen (sog. Debitorensollstellungen) in das jeweilige Finanzbuchhaltungssystem
•Verbuchung der Daten aus den verschiedenen Zahlsystemen
•Analyse und Beseitigung der bei der Verbuchung der Daten aus den jeweiligen aufgetretenen Fehlern.
•Übergabe der Zahlungsbuchungen (sog. OP – Ausgleichsbuchungen) in das Finanzbuchhaltungssystem
•Abstimmung und Verprobung der erzeugten Buchungen IM Finanzbuchhaltungssystem
(Analyse der OP-Liste, Prüfung von Verrechnungskonten, Abgleich bestimmter Kontensalden mit den entsprechenden Abrechnungsberichten der Zahlsysteme u.v.m).
Die Schulung wird ausschließlich von Mitarbeitern mit kaufmännischer Ausbildung und mehrjähriger Erfahrung im Onlinehandel durchgeführt. Die Einweisung und Schulung kann je nach Anzahl der zu verbuchenden Plattformen, der Anzahl der Belege und Fremdwährungen zwischen 2 und 12 Stunden dauern. Über den voraussichtlichen Schulungsaufwand informieren wir Sie, nachdem der Vorabtest erfolgt ist. Bei umfangreichen Schulungen (> 6 Stunden) besteht außerdem die Möglichkeit, diese auf mehrere Tage zu verteilen.
Hinweis
Mit der Einführung von Nexus erhalten Sie eine umfangreiche Prozessberatung.
Wir führen jedoch ausdrücklich keine Beratungen durch, die unter das Steuerberatunggesetz fallen!
Wir möchten, dass Sie unsere Software nutzen, weil Sie sicher sind, dass all Ihre Erwartungen erfüllt werden. Aus diesem Grund müssen Sie Nexus im Rahmen einer vierwöchigen kostenlosen Teststellung ausprobieren, bevor Sie die Software dauerhaft mieten.
Die Teststellung umfasst folgende Leistungen:
•Beratung und Analyse (siehe oben)
•Installation von Nexus
•Schulung und Einweisung von Nexus. Verbuchung von Ausgangsrechnungs- und Zahldaten aus einem oder mehreren Monaten bis zur Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung
•Ab dem Tag der Schulung 4 Wochen Zeit, die Software ausführlich zu testen – alle Funktionen sind freigeschaltet – keine Demoversion!
•Keine Vertragsbindung, für die Teststellung genügt eine mündliche Auftragserteilung
•Volle Unterstützung durch unsere Kundenbetreuung
Am Ende des Teststellungszeitraums können Sie entscheiden, ob Sie Nexus weiterhin verwenden möchten oder nicht. Möchten Sie Nexus nicht mehr verwenden, wird dieser lediglich von Ihren Systemen entfernt. Es entstehen Ihnen keinerlei Kosten
Hinweis:
Wenn Sie Nexus nach Ablauf der kostenlosen Teststellung weiter nutzen möchten, wird neben den regulären Kosten für den Betrieb der Software (Miete) auch die Schulung abgerechnet. Für weiterführende Informationen, lesen Sie bitte das Kapitel Kosten.
Regelbetrieb
Möchten Sie Nexus auch nach der Teststellung weiterhin verwenden, müssen Sie einen entsprechenden Softwaremietvertrag unterzeichnen. Die durchgeführte Schulung wird zum aktuellen Stundensatz abgerechnet (siehe Kosten ). Es sind keine weiteren Installations- und Schulungsmaßnahmen erforderlich! Sie arbeiten einfach weiter.
Sie wollen mehr Informationen über dekodi? Dann besuchen Sie doch unsere Website!
Sie können uns auch einfach anrufen: 0911 / 310 429 - 10
Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail schreiben: info@dekodi.de