Nachdem Sie die gewünschten Amazon-Plattformkonten in den allgemeinen Einstellungen festgelegt haben, können Sie nun nacheinander die Einstellungen zum jeweiligen Amazon-Plattformkonto vornehmen:
Navigieren Sie hierzu im Strukturbaum im Abschnitt Einstellungen zu dem Eintrag Allgemein des jeweiligen Amazon-Plattformkontos:
Abb. Aufruf der Einstellungen eines Amazon – Kontos
Nachdem Sie auf den entsprechenden Eintrag im Strukturbaum geklickt haben, wird der Eingabebereich für die Einstellungen angezeigt (Stand ab 01.08.2024, Umstellung Gebührenabrechnung durch Amazon):
Abb. Einstellungsbereich eines Amazon-Plattformkontos (ab 01.08.2024)
Hinweis: bis einschließlich 31.07.2024 galten folgende Konteneinstellungen (BU-Schlüssel 94, 13b-Kennziffer 7):
Abb. Einstellungsbereich eines Amazon-Plattformkontos (bis 31.07.2024)
Um den Marketplace des Amazon-Plattformkontos auszuwählen, klicken Sie auf die Klappbox Amazon-Marktplatz:
Abb. Auswahl des Marktplatzes, dem das Amazon-Konto zugeordnet werden soll
Nachdem Sie den Marktplatz ausgewählt haben, wird der Eingabebereich auf die Gegebenheiten des Marktplatzes angepasst.
So wird bei einem Marktplatz, der mit einer Fremdwährung (<> EUR) arbeitet, jeweils ein zusätzlicher Eingabebereich für Fremdwährungskonten eingeblendet.
Um die Einstellungen eines Amazon-Plattformkontos festzulegen, stehen die unten beschriebenen Eingabefelder zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die wichtigsten Konten bequem per Konten-Assistent eingesetzt werden können. Dieser wird ebenfalls in einem der Folgenden Kapitel beschrieben.
Amazon-Marktplatz:
Wie bereits eingangs erläutert, legen Sie hier den Amazon-Marketplace fest, für den das Konto gelten soll. Amazon Payments Europe gilt in diesem Zusammenhang ebenfalls als Marketplace.
Konto Aufwand Gebühren
Hier legen Sie das Aufwandskonto fest, auf das die Amazon-Gebühren gebucht werden sollen.
Ab dem 01.08.2024: Im Feld BU muss der entsprechende Buchungsschlüssel für die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung der artikelbezogenen als auch sonstigen Amazon-Gebühren eingegeben werden. Im Normalfall ist das der DATEV-Buchungsschlüssel 9. Bitte beachten Sie die nachfolgenden Wichtige Hinweise.
Bis zum 31.07.2024: Im Feld BU muss der entsprechende Buchungsschlüssel für die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung der artikelbezogenen als auch sonstigen Amazon-Gebühren eingegeben werden. Im Normalfall ist das der DATEV-Buchungsschlüssel 94.
Über die Klappbox 13b Kennz. wählen Sie noch die Lieferungs- und Leistungsart aus. I. d. R. wird die 13b-Kennziffer 7 verwendet. Bitte beachten Sie die nachfolgenden Wichtige Hinweise.
Konto Aufwand Versand
Sofern Sie die versandbezogenen Amazon-Gebühren auf ein gesondertes Aufwandskonto buchen möchten, können Sie dieses hier angeben. Die Felder BU und 13b Kennz. haben dieselbe Funktion wie unter Konto Aufwand Gebühren beschrieben.
Wird unter Konto Gebühren Aufwand Versand kein Konto angegeben, werden die versandbezogenen Gebühren auf das Konto Aufwand Gebühren gebucht.
Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise weiter unten!
Konto Aufwand Ausführung
Wenn der Onlinehändler die Fullfillment-Dienstleistung von Amazon in Anspruch nimmt (FBA = Fullfillment by Amazon), können die entsprechenden Gebühren ebenfalls einem separaten Aufwandskonto zugewiesen werden.
Die Felder BU und 13b Kennz. haben dieselbe Funktion wie unter Konto Aufwand Gebühren beschrieben.
Wird unter Konto Gebühren Aufwand Ausführung kein Konto angegeben, werden die FBA-Gebühren auf das Konto Aufwand Gebühren gebucht.
Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise.
Wichtige Hinweise
Bei Amazon EU S.à r.l. handelt es sich um ein ausländisches Unternehmen, die europäische Unternehmenszentrale und der Verwaltungssitz befindet sich in Luxemburg.
Ab dem 01.08.2024 stellt Amazon (unabhängig vom jeweiligen europäischen Marktplatz) viele seiner Gebührenarten mit Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen aus, d.h. viele Gebühren sind nun vorsteuerabzugsfähig. Eine Ausnahme bilden die jeweiligen Eingangsrechnungen zu den Marketinggebühren (DE mit deutscher Vorsteuer, EU-Marktplätze im Reverse-Charge-Verfahren).
Das bedeutet ab dem 01.08.2024 für Sie, wenn Ihr Unternehmen in der EU ansässig ist, stellt die AEU-Niederlassung in Ihrem Niederlassungsland die Rechnungen aus. Aus diesem Grund gelten die lokalen Umsatzsteuerregelungen, d.h. bei einem deutschen Unternehmen mit deutscher Steuer.
Beispiele zu verschiedenen Amazon Gebührenrechnungen finden Sie unter Beispiele Amazon Gebührenrechnungen.
Bis zum 31.07.2024 hat Amazon seine Rechnungen über die Luxemburger Unternehmens-Zentrale, bis auf wenige Ausnahmen (z.B. Marketing-Rechnung für DE etc.), erstellt und abgerechnet. Daher wurden die Gebühren im Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet und der entsprechende BU-Schlüssel mit 13b-Kennziffer musste gesetzt werden.
Durch die Umstellung der Gebührenabrechnung müssen zwingend die jeweiligen Eingangsrechnungen zu den div. Gebührenarten aus dem Amazon Seller Central heruntergeladen und umsatzsteuerlich geprüft werden. Ggf. müssen Änderungen im steuerlichen Sachverhalt in der Fibu korrigiert werden.
Die oben genannten Standardwerte für den Buchungsschlüssel (BU) und die 13b-Kennziffer sind weiterhin nur als Vorschläge zu verstehen und müssen in jedem Fall mit dem betreuenden Steuerberater abgestimmt werden.
Die Standardwerte BU = 94 und 13b-Kennziffer 7, bzw. BU = 9 beziehen sich auf die Datev-Finanzbuchhaltung. Wenn die von Nexus erzeugten Buchungen in andere Finanzbuchhaltungssysteme übernommen werden, sind ggf. andere Einstellungen für den Buchungsschlüssel und die 13b-Kennziffer erforderlich.
Beachten Sie weiterhin, dass Nexus Amazon-Belastungen grundsätzlich als Gebühr verbucht. Prüfen Sie deshalb immer, ob die von Nexus auf die oben genannten Gebührenkonten vorgenommenen Buchungen korrekt sind. Ggf. muss eine entsprechende Kontierregel angelegt werden! Dies gilt insbesondere für alle Amazon-Aufwände, die Umsatzsteuer- bzw. Marktplatzsteuern betreffen.
Verrechnungskonto
Hier geben Sie das Verrechnungskonto ein auf das zunächst die Amazon-Zahlung gegen die Bank gebucht wird.
Alle Vorgänge, die durch die Abrechnung bezahlt werden, bucht man gegen ein eigenes Verrechnungskonto.
Anschließend wird der entsprechende Zahlungseingang ebenfalls auf diese Verrechnungskonto gebucht. Ist das Verrechnungskonto danach ausgeglichen, ist die Amazon-Abrechnung vollständig verbucht.
Konto Erlöse
Wenn Sie die Amazon Abrechnungen ohne Bezugnahme auf die offenen Posten einer Rechnung schreibenden Plattform verbuchen möchten (sog. alleinstehende Verbuchung), müssen Sie hier das Erlöskonto angeben, auf das die Zahlungen von Amazon gebucht werden. Bitte beachten Sie, dass das Konto in der empfangenden Finanzbuchhaltung als Automatikkonto (= Konto mit automatischer Steuerherausrechnung) geschlüsselt sein muss.
Bitte beachten Sie, dass dieses Konto nur bei alleinstehender Verbuchung, d. h. ohne dass eine Bezugnahme auf die Daten einer Rechnungsschreibenden Plattform erfolgt, eingegeben werden darf.
Wichtiger Hinweis
Bei der alleinstehenden Verbuchung der Amazon-Zahlungen gegen ein einziges Erlöskonto ist eine umsatzsteuerliche Beurteilung der Geschäftsvorfälle durch Nexus technisch nicht möglich!
Die gebuchten Umsätze sind deshalb im empfangenden Finanzbuchhaltungssystem ggf. von Hand umzubuchen.
Beispiel
Nexus wird so eingestellt, dass eine alleinstehende Buchung gegen das Konto 4400 (= Umsatzerlöse, Inland, 19%) erfolgt. Da der Händler jedoch auch Artikel mit 7% Umsatzsteuer verkauft und darüber hinaus auch Kunden in anderen EU-Ländern beliefert, müssen diese Umsätze nach dem Import in die Finanzbuchhaltung entsprechend umgebucht werden.
Konto laufender Einbehalt
In Abhängigkeit davon, wie der Onlinehändler von seinen Kunden bei Amazon bewertet wird, bildet Amazon einen sog. laufenden Einbehalt. D. h., dass zusätzlich zu den normalen Verkaufsgebühren von Amazon ein Betrag einbehalten wird, der ggf. für die Abwicklung von Schäden verwendet wird.
Dieser laufende Einbehalt ist unabhängig von den einzelnen Bestellungen und wird von Amazon laufend angepasst. Um jederzeit verfolgen zu können, wie hoch dieser laufende Einbehalt ist, muss hierfür ein entsprechendes Konto angegeben werden.
Kostenstelle
Wenn Sie in den allgemeinen Einstellungen von Nexus die Kostenstellenfunktion aktiviert haben, können Sie hier die Bezeichnung der Kostenstelle des Amazon-plattformkontos eingeben. Die angegebene Kostenstelle wird dann allen aus den Amazon-Geschäftsvorfällen erzeugten Buchungen mit Ertrags- oder Aufwandscharakter im Datev Feld KOST1 übergeben. Da Amazon sowohl Verkaufs- als auch Zahplattform ist, wird für die Ermittlung der Kostenstenstelle für Gebühren / Aufwände mit Bestellbezug kein Beleg benötigt. Nexus setzt bei der Verbuchung nun immer die Kostenstelle des Amazon-Plattformkontos ein. Ein Amazon-Marktplatz, der als verwaltete Plattform einer rechnungschreibenden Plattform zugeordnet ist, muss deshalb zwingend die selbe Kostenstellen-Nr. haben, wie das dem Martkplatz zugeordnete Amazon-Zahlplattformkonto.
Buchungsdatum
Über diese Auswahl können Sie einstellen, welches Datum im Buchungssatz bei der Verbuchung des Zahlungseingangs seitens Amazon auf dem OPOS-Konto bzw. Aufwandskonto verwendet werden darf.
Standardmäßig verwendet Nexus das Datum des Zahlungseingangs der Amazon Zahlung auf dem eigenen Bankkonto (Tag der Wertstellung). Alternativ kann aber auch das posted-Date verwendet werden. Das posted-Date oder Vorgangsdatum gibt den genauen Zeitpunkt an, zu dem Amazon eine Zahlung an den Händler verbucht hat.
Bitte halten Sie vor der Einstellung des Vorgangsdatums als posted-Date unbedingt Rücksprache mit Ihrem Steuerberater!
Direktlink zum Vorgang
Hier können Sie den Hyperlink-Eintragen, mit dem Sie später aus dem Nexus-Buchungseditor heraus einen Amazon-Vorgang direkt in Ihrer Amazon-Seller-Central
aufrufen können. Aktuell wird folgender Hyperlink unterstützt:
https://sellercentral.amazon.de/orders-v3/order/{docID}
Der Platzhalter {docID} wird bei der Ausführung dann durch die entsprechende Amazon-Order-ID ersetzt.
Weitere Informationen zur Verwendung des Direktlinks finden Sie im Abschnitt Einzelanzeige / Buchungssatz bearbeiten.
Übergabe des Zahldatums
Zur leichteren Auszifferung kann das Zahldatum (Datum des Zahlungseingangs) an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Hierfür stehen folgende Felder zur Verfügung:
•keine Übergabe
Das Zahldatum wird nicht übergeben.
•in Belegfeld 1
Das Zahldatum wird im Belegfeld 1 übergeben.
Diese Option ist nur dann möglich, wenn die Verbuchung der Zahlplattform unter Bezugnahme auf mindestens eine rechnungschreibende Plattform erfolgt, und wenn keine der rechnungschreibenden Plattformen, auf die Bezug genommen wird, die Rechnungs-Nr oder die OP-Nr in Belegfeld 1 übergibt.
•in Belegfeld 2
Das Zahldatum wird im Belegfeld 2 übergeben.
Diese Option ist nur dann möglich, wenn keine der rechnungschreibenden Plattformen, auf die Bezug genommen wird, die Rechnungs-Nr oder die OP-Nr in Belegfeld 2 übergibt.
•in Kost 1
Das Zahldatum wird im Feld Kost 1 übergeben.
Diese Option ist nur dann möglich, wenn die Kostenrechnung nicht aktiviert wurde, und wenn keine rechnungschreibenden Plattformen, auf die Bezug genommen wird, die Rechnungs-Nr in Kost 1 übergibt.
•in Kost 2
Das Zahldatum wird im Feld Kost 2 übergeben. Diese Option wird nur dann empfohlen, wenn die Kostenträgerrechnung im Finanzbuchhaltungssystem nicht aktiviert wurde.
Datenabruf
Falls Sie die zu verbuchenden Amazon-Abrechnungsberichte per API abrufen möchten, können Sie hier die API-Zugangsdaten hinterlegen.
Abb. Datenabruf - Abrufmethode auswählen
Ab dem 01.08.2022 erfolgt der Abruf ausschließlich über die Amazon-SP-API.
Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung der Amazon-API einige Einstellungen innerhalb der Amazon-Seller-Central erforderlich sind.
Informationen hierzu finden Sie im Nexus-Datenbereitstellungsbuch. Derzeit können die Daten der Marktplätze aus folgenden Regionen abgerufen werden:
•EU-West-1: Europa + VAE (vereinigte Arabische Emirate)
•US-East-1: USA, Kanada und Mexico
•US-West-2: Japan, Australien, Singapur
API-Connection-Timeout in Sek.
Wenn Sie die Amazon-Abrechnungsdaten automatisch (per API) abholen möchten, können Sie hier die max. Zeit die Nexus auf eine Antwort von Amazon
wartet, einstellen.
API-Zugangsdaten
Für den Abruf der Daten über die SP-API ist ein "Refresh token" notwendig.
Eine Anleitung für die Generierung dieses Tokens erhalten Sie im Datenbereitstellungsbuch.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Dialog zum eingeben der API-Zugangsdaten zu öffnen.
Abb. Dialog Zugangsdaten AmazonV2-API
Sobald Sie alle entsprechenden Eingaben für den Zugriff auf die Amazon-API eingetragen haben, können Sie über diese Schaltfläche prüfen,
ob Nexus die Amazon-API ansprechen kann.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass der automatische Datenabruf über die Amazon-API erst dann funktioniert, wenn der Händler den Zugriff entsprechend autorisiert.
Die entsprechenden Hinweise finden Sie im dekodi-Datenbereitstellungshandbuch
Encoding der Importdatei
Über diese Klappbox bestimmen Sie, mit welchem Zeichensatz Nexus die Amazon-Abrechnungsdateien einlesen soll. Standardwert ist ANSI. Diese Einstellung darf nur in begründeten Ausnahmen geändert werden. Bei fehlerhafter Einstellung des Encodings sind die eingelesenen Amazon-Daten unter Umständen durch Nexus nicht mehr verarbeitbar. Das Encoding gilt auch für Amazon-Abrechnungsdateien, die von Hand importiert werden.