Der Verkauf sowie die Einlösung von Gutscheinen kann mit Nexus buchhalterisch sauber verarbeitet werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass das rechnungsschreibende System die korrekte Erfassung von Gutscheinen in den elektronischen Rechnungsdaten unterstützt.
Dies ist gegeben, wenn der Gutschein
- beim Verkauf und bei der Einlösung den für den Sachverhalt korrekten Steuersatz aufweist,
- bei der Einlösung nicht zu einer Reduzierung des zu versteuernden Rechnungsbetrags führt und
- eindeutig als solcher gekennzeichnet ist (bspw. in der Artikelbeschreibung).
Bisher wurde dieses Verfahren in Verbindung mit dem System PlentyONE geprüft und hierfür auch freigegeben. Sollten Sie ein anderes Warenwirtschaftssystem einsetzen,
muss die Umsetzung durch die Kundenbetreuung geprüft werden.
Hinweis:
Bei dem hier genannten Gutschein handelt es sich um ein Zahlungsmittel und nicht um einen Sofortrabatt.
Einrichtung der Erlöskonten
Für die buchhalterische Erfassung der Gutscheine werden in Nexus grundlegend zwei Erlöskontensätze angelegt.
Der erste Erlöskontensatz erfasst den Verkauf des Gutscheins auf ein bestimmtes Konto, der zweite erfasst die Einlösung dessen.
1. Erlöskontensatz für den Verkauf von Gutscheinen
Im ersten Schritt wird ein separater Erlöskontensatz angelegt, über den der Verkauf von Gutscheinen erfasst wird.
Als zu verbuchende Rechnungsfelder wird nur der "Betrag Rechungsposition brutto" ausgewählt, da ein Gutschein als Rechnungsposition erfasst wird:
In der Erlöskontengruppe „Inland – Deutschland“ definieren wir das entsprechende Konto:
Der Verkauf eines Gutscheins ist i.d.R. steuerfrei, sodass der feste Steuersatz „0“ angegeben wird.
Es wird anschließend das Konto (hier beispielhaft 172100) eingetragen und über das Blitzsymbol (Erweiterte Einstellungen einblenden) wird die Option „Artikelbeschreibung in Zusatzinfo Artikelposition übernehmen“ aktiviert. Diese Option bewirkt, dass ein evtl. vorhandener Gutscheincode für eine spätere Zuordnung der Einlösung in die Zusatzinfo übergeben wird:
Im letzten Schritt wird eine Regel für die Erkennung der Artikelposition „Gutschein“ definiert:
Die Regel besteht hier beispielhaft aus zwei Bedingungen und kann beliebig erweitert werden.
Die erste Bedingung besagt, dass die Artikelbeschreibung für den Verkauf eines Gutscheins „Gutschein“ enthält.
Hinweis: Bitte prüfen Sie genau, wie sich die Artikelbeschreibungen beim Verkauf und bei der Einlösung unterscheiden. Sollte der Wert „Gutschein“ in beiden Fällen vorhanden sein, muss noch genauer eingegrenzt werden.
Die zweite Bedingung schließt aus, dass es sich dabei um die Nebenleistung „Einlösung von Gutscheinen“ handelt, sofern die Nebenleistungen korrekt im rechnungsschreibenden System erfasst werden. Nexus-Intern steht die Art der Nebenleistung „5“ für die Einlösung eines Gutscheins. Dies gilt allerdings nur für das System PlentyONE und muss im Falle eines anderen Warenwirtschaftssystems geprüft werden.
In dieser Regel definieren wir, dass die Art der Nebenleistung ungleich 5 ist, da der Verkauf des Gutscheins eine "normale" Position darstellt:
2. Erlöskontensatz für die Einlösung von Gutscheinen
Im ersten Schritt wird erneut ein separater Erlöskontensatz angelegt, über den die „Einlösung von Gutscheinen“ verbucht wird.
Als zu verbuchende Rechnungsfelder wird ebenfalls nur der „Betrag Rechnungsposition brutto“ definiert, da der Einsatz eines Gutscheins i.d.R. als Artikelposition erfasst wird:
In der Erlöskontengruppe „Inland – Deutschland“ definieren wir das entsprechende Konto:
Hinweis: Abhängig davon, ob die Einlösung eines Gutscheins mit dem korrekten Steuersatz erfasst wird, muss der EU-Steuerhintergrund definiert werden.
In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass auch die Einlösung des Gutscheins steuerfrei erfasst wird. Somit wird hier der feste Steuersatz „0“ angegeben.
Es wird anschließend das Konto 172100 eingetragen und über das Blitzsymbol (Erweiterte Einstellungen einblenden) wird die Option „Artikelbeschreibung in Zusatzinfo Artikelposition übernehmen“ ebenfalls aktiviert.
Weiterhin muss ggf. die Option „Bei Summenprüfung ignorieren“ aktiviert werden. Diese Option sorgt bei korrekter Belegerstellung (Einlösung des Gutscheins wird als Zahlart behandelt und reduziert den Rechnungsgesamtbetrag nicht) dafür, dass kein Summenfehler angezeigt wird.
Im letzten Schritt wird eine Regel für die Erkennung der Artikelposition „Gutschein“ definiert.
Hier gehen wir davon aus, dass die Art der Nebenleistung (Gutscheineinlösung = 5) im Vorsystem sauber gepflegt wird:
3. Richtige Erfassung des Gutscheins in der Rechnung
Nachfolgend sieht man einen Beleg aus PlentyONE, in dem die Einlösung des Gutscheins korrekt erfasst ist.
Der Gutschein hat zwar Auswirkung auf den offenen Betrag, nicht aber auf den Rechnungsbetrag!
