Dieser Abschnitt beschreibt den auszuwählenden Zeitraum der Daten, die aus Rechnung schreibenden Plattformen heruntergeladen werden.
Beim erstmaligen Verbuchen von Rechnungs-Daten sollten Sie immer die letzten drei Monate, einschließlich des Monats, den Sie abrechnen möchten zzgl. Ca. fünf Werktage herunterladen und einlesen.
Danach wird immer ein vollständiger, jeweils um ca. fünf Werktage versetzter Monat eingelesen.
Der Überhang von rund fünf Werktagen ist durch das Inkasso bedingt und wird für die Verbuchung der Amazon- und PayPal-Daten benötigt: Für eine Zahlung, die am letzten Tag des Monats gebucht wurde, könnte die Rechnung ja am nächsten oder übernächsten Werktag (Wochenende!) geschrieben werden.
Möchte man nun den PayPal-Kontoauszug eines ganzen Monats buchen, so kann es durchaus sein, dass die Rechnungen zu den PayPal-Zahlungseingängen, die am Ende des (Buchungs-) Monats erfolgt sind, erst am Anfang des Folgemonats geschrieben wurden.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass der zeitliche Überhang nur in Nexus vorhanden sein muss. Die Verbuchung der Daten der Rechnung schreibenden Plattform findet ganz normal monatsgenau statt.
Abb. Bereitzustellende Datenzeiträume der Rechnung schreibenden Plattform beim erstmaligen Import
Abb. Bereitzustellende Datenzeiträume der Rechnung schreibenden Plattform ab dem zweiten Import
Beispiel
Ein Kunde bestellt am 31.01.2014 um 20:13 Uhr Ware im Shop und bezahlt diese mit PayPal.
Versand und Rechnungsstellung der Ware erfolgen jedoch erst am 03.02.2014.
Bei der Erstellung der Januar-Buchhaltung muss auch der PayPal-Umsatz vom 31.01.2014 verbucht werden. Damit Nexus das Debitorenkonto ermitteln kann, auf das die PayPal-Zahlung gebucht werden soll, muss er nach der zugehörigen Rechnung suchen. Nur anhand der Rechnung kann der Kunde und damit schließlich das Debitorenkonto ermittelt werden.
Abb. Zusammenhang zwischen Zahlung und Rechnung am Monatsende
Die Überhangfrist von fünf Werktagen ist lediglich eine Empfehlung. Werden die Ausgangsrechnungen IMMER sofort nach Eingang der Zahlung geschrieben (auch am Wochenende und an Feiertagen!),
können Sie die Überhangfrist entsprechend verkürzen. Erfolgt die Rechnungsschreibung deutlich nach dem Zahlungseingang, muss die Überhangfrist entsprechend verlängert werden.
Logischerweise können Sie die Daten der jeweiligen Rechnung schreibenden Plattform erst dann herunterladen, wenn die Überhangfrist zu Ende ist. Vorher sind ja nicht alle benötigten Rechnungen vorhanden.
Beispiel
Sie möchten Nexus erstmals zur Verbuchung der Rechnungen und Zahlungen aus dem August 2014 verwenden.
Demnach müssen Sie die Daten vom 01.06.2014 bis 06.09.2014 aus der jeweiligen Rechnung schreibenden Plattform bereitstellen. Die Daten können entweder auf einmal (Variante 1) oder in drei Einzeldateien (pro Mandant, Variante 2) bereitgestellt werden.
Für die Buchhaltung September würden Sie dann nur noch die Daten vom 07.09.2014 bis zum 06.10.2014 benötigen usw.
In der folgenden Tabelle sind die Datenzeiträume nochmals aufgelistet:
