Bevor Sie erstmalig Eingangsrechnungen der Firma Meyer-Quick-Services verbuchen können, sind einige Einstellungen vorzunehmen. Rufen Sie hierzu über die Klappbox bearbeiten die Funktion Meyer QS – Einstellungen auf:
Abb. Vom Konverter angelegte Umschlüsselungseinträge bei gesetztem Kenner
Konten immer umschlüsseln
Import Verzeichnis Eingangsrech.
Falls Sie für jeden Store ein gesondertes Eingangsrechnungsverzeichnis verwenden möchten, geben Sie dieses hier an. Wird kein Verzeichnis angegeben, greift der Konverter auf das unter Einstellungen – Konverter alle Stores hinterlegte Importverzeichnis zurück.
Export-Verzeichnis Fibu
Falls Sie für jeden Store ein gesondertes Verzeichnis für die aus den Meyer-QS Eingangsrechnungen erzeugten Buchungen verwenden möchten, können Sie dieses hier angeben. Wird
kein Verzeichnis angegeben, greift der Konverter auf das unter Einstellungen – Konverter alle Stores hinterlegte Exportverzeichnis Finanzbuchhaltung zurück.
Archiv-Verzeichnis
Falls Sie für jeden Store ein gesondertes Archiv-Verzeichnis anlegen möchten, können Sie das über das Feld Archiv-Verzeichnis. Wird kein Verzeichnis angegeben, greift der Konverter auf das unter Einstellungen – Konverter alle Stores hinterlegte Archivverzeichnis zurück.
Kreditor-Nr
In diesem Feld wird das Kreditoren-Konto der Fa. Meyer-QS in der Finanzbuchhaltung hinterlegt.
Klärungskonto
Wird eine Rechnung OHNE Kontierung aber mit Rechnungsgesamtbetrag gebucht, wird eine Buchung auf das angegebene Klärungskonto erzeugt. Die erzeugte Buchung wird im Konvertierungsprotokoll vermerkt und muss später von Hand nachgearbeitet werden.
Nächste Meyer-QS-Paginier-Nr.
Dieses Feld ist nur aktiv, wenn in den storeübergreifenden Sondereinstellungen der Kenner Meyer-QS-Paginier-Nr. verwenden gesetzt wurde.
Wenn der Konverter für diesen Store eigene, nur für diesen Store gültige, Meyer-QS-Paginier-Nummern verwenden soll, dann kann in diese Feld die nächste zu verwendende Meyer-QS-Paginier-Nr. angegeben werden.
Ist die Verwendung der Meyer-QS-Paginier-Nr. in den allgemeinen Einstellungen des Konverters aktiviert, dann wird – sofern für den Store selbst keine Paginier-Nr. festgelegt wurde – die nächste Paginier-Nr. aus den storeübergreifenden Einstellungen ermittelt.
Differenz an letzte Buchung anhängen
Viele Meyer-QS-Eingangsrechnungen weisen eine Differenz zwischen der Summe der Einzelbeträge der Kontierung und der Gesamtsumme aus. Wir der Kenner Differenzen an letzte Buchung anhängen
gesetzt, wird diese Differenz (i. d. R. wenige Cent) auf das Konto der letzten regulären Buchung gebucht. Die Buchung erfolgt immer ohne Steuerschlüssel.
Konten immer umschlüsseln
Grundsätzlich werden die in der jeweiligen Eingangsrechnung angegebenen Kontierungen nur dann geändert, wenn Sie diese in der Umschlüsselungstabelle angeben.
Wird der Kenner Konten immer umschlüsseln gesetzt, Muss für jedes in der Eingangsrechnung angegebene Konto ein Umschlüsselungseintrag vorhanden sein.
Ist der Kenner nicht gesetzt, werden nur die Konten umgeschlüsselt, die in der Umschlüsselungstabelle stehen. Konten, für die keine Umschlüsselungsanweisung hinterlegt ist, werden unverändert aus der Rechnung übernommen.
Hinweis
Nachdem Sie den Kenner Konten immer umschlüsseln gesetzt haben, führen Sie einfach einen erneuten Import der Eingangsrechnungen durch. Der Konverter ermittelt dann alle umzuschlüsselnden Konten und legt diese in der Tabelle Kontenumschlüsselung an. Sie müssen dann nur noch die entsprechenden Steuerschlüssel und/oder Konten angeben.
Anschließend müssen die Eingangsrechnungen erneut importiert werden.
Alle Rechnungen buchen
Dieser Kenner bewirkt, dass alle Rechnungen, die sich im Importverzeichnis Meyer QS befinden, eingelesen werden ohne dass eine Prüfung des Rechnungsdatums stattfindet.
Dadurch können auch Rechnungen eingelesen, die nach dem Rechnungsdatum periodenfremd sind (z. B. Leistungsdatum im August, Rechnungsdatum im September).
Buchungen mit Beleg exportieren
Viele Finanzbuchhaltungen bieten heute die Möglichkeit, mit den Buchungen auch die digitalisierten Belege zu importieren, z. B. als PDF-Datei.
Wird der Kenner Buchungen mit Beleg exportieren gesetzt, erzeugt der Konverter sowohl für die Datev-Programme (Datev-Unternehmen-Online) als auch für SBS-Rewe/10it/Schleupen CS+ Übergabedateien, in denen die Meyer-QS-Eingangsrechnungen als PDF enthalten sind.
Hinweise Belegimport nach SBS-Rewe / 10it / Schleupen CS+
Der Import mit Belegen erfolgt wie der reguläre Datenimport. Die zu importierenden Belege befinden sich im Unterverzeichnis Belege. Dieses Unterverzeichnis wird vom Konverter automatisch im Exportverzeichnis für die Finanzbuchhaltungsdaten erzeugt.
Hinweise Belegimport nach Datev
Sollen die Daten in eine Datev-Finanzbuchhaltung übernommen werden, gelten dabei einige Besonderheiten:
•Der Export der Buchungen erfolgt nicht mehr im Datev-Postversandformat, sondern im Datev XML-Format 2.0. Ein Import dieser Daten in Datev-kompatible Buchhaltungssysteme ist i. d. R. nicht möglich.
•Der Import nach Datev erfolgt nicht mehr über die Datev-Rewe-Programm, sondern ausschließlich über Datev Unternehmen-Online. Details entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu Datev-Unternehmen-Online. Die Daten müssen im Importverzeichnis des Datev Programmes Belegtransfer bereitgestellt werden. Da der Datev-Belegtransfer den Import von Dateien automatisch startet, sollte dieses Verzeichnis in dem Meyer-QS-Einstellungen abweichend von dem allgemeinen Einstellungen im Feld Export-Verzeichnis-Fibu hinterlegt werden.
•Jede Rechnung muss vollständig verbucht sein
•Das Feld Beleg1 muss die Meyer-QS-Rechnungs-Nr. vollständig enthalten
•Das Buchungsdatum muss gleich dem Rechnungsdatum sein.
•Nach der automatischen Erzeugung der Buchungen dürfen keine Buchungen von Hand hinzugefügt werden.
•Alle Buchungssätze müssen ein Sachkonto und das Meyer-QS-Kreditorenkonto enthalten.