Der Dialog zur Auswahl der zu verbuchenden Daten unterscheidet sich in Abhängigkeit der Internetplattformen, aus der die Daten jeweils stammen.
Enthält eine Datei mehrere Einzelbelege (z. B. Rechnungen), dann ist der zu verbuchende Zeitraum auswählbar.
Stellt die Datei selbst einen Beleg dar (z. B. PayPal- oder Bankkontoauszug), dann muss dieser auch vollständig verbucht werden.
In diesem Fall wird die Auswahl des Buchungszeitraums nicht angeboten.
Abb. Auswahl der zu verbuchenden Importdaten – Rechnung schreibende Plattform
Abb. Auswahl der zu verbuchenden Importdaten – Zahlsystem mit Bankcharakter (z. B. PayPal)
Abb. Auswahl der zu verbuchenden Importdaten – Zahlsystem mit
periodischer Sammelzahlung (z. B Amazon)
Rechnung schreibende Plattform
Sofern die Daten aus einer Rechnung schreibenden Plattform stammen, können Sie den Zeitraum der zu verbuchenden Belege durch entsprechende Eingaben in die Felder Datum von und Datum bis einschränken. Alternativ können Sie auch einfach auf die gewünschte Datei klicken.
Solange das Symbol
in der oberen Symbolleiste angezeigt wird, hat der Zeitraum Vorrang vor der bzw. den ausgewählten Dateien:
Klicken Sie eine Importdatei an, wählt Nexus automatisch alle anderen Dateien, deren Datenzeiträume ganz oder teilweise in den Datenzeitraum der ausgewählten
Datei hineinfallen, mit aus.Sie erhalten eine entsprechende Meldung.
Überschneiden sich die Zeiträume der einzelnen Importdateien nicht, wird immer nur jeweils eine Importdatei ausgewählt.
Wenn sich die Zeiträume der einzelnen Dateien überschneiden, Sie jedoch nur eine einzelne Datei verbuchen möchten, dann
klicken Sie auf das o. h. Symbol. Dieses wechselt nun zur Einzelauswahl einer Datei.
Sobald dieses Symbol erscheint, können Sie nur noch eine einzelne Datei auswählen.
Wenn Sie nun zusätzlich noch einen Datumsbereich angeben, bezieht sich dieser nur noch auf die ausgewählte Datei.
Alle anderen Importdateien, die ganz oder teilweise in den Bereich der ausgewählten Datei fallen, werden nicht berücksichtigt.
Um wieder in die Mehrfachauswahl zu gelangen, klicken Sie erneut auf das Symbol.
Hinweise
Bei der Umstellung Ihrer Buchhaltung auf Nexus, ist peinlichst darauf zu achten, dass keine Rechnung doppelt gebucht wird. Um dies sicherzustellen, legen Sie den Buchungszeitraum bei der Erzeugung der Buchungen aus den Importdaten so fest, dass nur Rechnungen verbucht werden, die bisher noch nicht in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem erfasst wurden. Alternativ können Sie auch die Buchungssätze der bereits gebuchten Rechnungen in Nexus von Hand löschen.
Gleiches gilt für die die bereits gebuchten Zahlungen. Auch hier bedarf es einer sorgfältigen Abgrenzung.
Der Modus Einzelauswahl wird nur in Ausnahmefällen benötigt, wenn die einzelnen Daten zeitlich nicht sauber abgrenzbar sind, benötigt.
Zahlsystem mit Bankcharakter
Wenn Sie Daten aus einem Zahlsystem mit Bankcharakter verbuchen möchten, können Sie immer nur jeweils eine Datei auswählen.
Auch die Angabe eines Zeitraums ist in diesem Fall nicht möglich.
Die Importdatei eines Zahlsystems mit Bankcharakter entspricht einem Kontoauszug – und dieser kann entweder ganz oder gar nicht verbucht werden. PayPal ist beispielsweise ein solches Zahlsystem
Zahlsystem mit periodischer Sammelzahlung (Avise / Settlementreports)
Stammen die zu verbuchenden Daten aus einem Zahlsystem, das Gelder periodisch an Sie auszahlt (z. B. Amazon, 14-tägige Auszahlung), müssen Sie vor der Verbuchung angeben, an welchem Tag (Wertstellung!) das Geld für die zu verbuchenden Abrechnungsdaten bei Ihnen eingegangen ist.
Die Importdaten entsprechen in diesem Fall einer Abrechnung, die buchhalterisch wie ein editorisches Zahlungsavis zu behandeln ist.
Auch ein Zahlungsavis kann nur vollständig verbucht werden. Allerdings besteht im Rahmen der Bulk-Verarbeitung (= Massenverarbeitung) die Möglichkeit,
mehrere Zahlunsgavise in einem einzigen Durchlauf zu verarbeiten.
Automatische Bereinigung des Exportverzeichnisses
Immer, wenn Sie Buchungen erzeugen, werden die aktuell noch in der Liste im Buchungsbereich angezeigten Dateien aus dem
Exportverzeichnis gelöscht. Die Löschung erfolgt allerdings nur, wenn die entsprechende Datev-Datei den Status OK hat (also bereits in das entsprechende Finanzbuchhaltungssystem
übernommen wurde).
Nachdem Sie nun die entsprechenden Einstellungen für die Verbuchung der Importdaten festgelegt haben, starten Sie die Verbuchung durch einen Klick auf die Schaltfläche OK