Wie in den vorherigen Abschnitten aufgezeigt, ist eine automatisierte Buchhaltung über vorhandene Schnittstellen direkt aus den jeweiligen Selling-Systemen heraus derzeit nur teilweise abzubilden. Ein automatischer Abgleich gegen die Kontoauszugsposten aus Zahlsystemen wie z. B. PayPal oder Marktplätzen, wie z. B. Amazon ist innerhalb der Buchhaltungssysteme derzeit nicht möglich.
Der manuelle Aufwand für die Erstellung der Buchhaltung ist selbst bei Nutzung aller vorhandenen Schnittstellen nach wie vor sehr hoch. Bedingt durch den hohen Anteil an Handarbeit ist auch mit einer entsprechend hohen Anzahl an Fehleingaben (Tippfehler, Zuordnungsfehler) zu rechnen.
Selbstbucher
Sofern die Buchhaltung durch einen externen Dienstleister, wie z. B. den Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro erledigt wird, entstehen bei entsprechendem Belegvolumen auch entsprechend hohe (Erfassungs-) Kosten. Dies führt meistens dazu, dass die Unternehmen die Buchhaltung wieder selbst in die Hand nehmen. Dadurch wird der Aufwand ins Haus verlagert, aber nicht unbedingt weniger. Häufig wird die Buchhaltung dann nicht von versierten Fachkräften, sondern von angelernten Erfassungskräften erledigt.
Verfügt das Onlinehandelsunternehmen jedoch nicht über entsprechend gute Buchhaltungskenntnisse, steigen meistens die Gebühren für den Jahresabschluss, weil die Steuerkanzlei viele Buchungen korrigieren und bereinigen muss. Das Risiko, dass bestimmte Geschäftsvorfälle steuerlich durch das Unternehmen falsch beurteilt werden, ist hoch. Die Heilung (nachträgliche Korrektur) solcher falsch beurteilten, steuerlich relevanten Sachverhalte ist aber insofern risikobehaftet, dass diese Korrekturen den Finanzbehörden auffallen und damit die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung steigt.
Die meisten Steuerberater werden den Jahresabschluss mit dem Testat ausstellen, dass dieser auf Basis der vorgelegten Buchführung erstellt wurde und dementsprechend nur noch reine Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Rückstellungen etc.) erstellen, ohne auch nur annähernd Einblick in die Buchhaltung (Belege) zu nehmen.
Wie hoch der Aufwand für eine solche Buchhaltung ist, zeigt das folgende Beispiel aus einem kleineren Onlinehandel:
Bei einer Erfassungsgeschwindigkeit von 30 Sekunden pro Buchungssatz (was sehr schnell ist!) ergibt sich für die Buchhaltung ein monatlicher Zeitaufwand von ca. 43 Stunden.
Eine qualifizierte Buchhaltungsfachkraft wird sich für weniger als 25 € Stundenlohn kaum finden lassen.