Um eine sichere, effektive und kostengünstige Abwicklung der Buchhaltung zu gewährleisten, hat dekodi in Zusammenarbeit und mit Unterstützung von einigen, auf den Onlinehandel spezialisierten Steuerkanzleien den Datenkonverter Nexus entwickelt. Nexus ist in der Lage, die Daten aus verschiedenen rechnungschreibenden und Zahl-Systemen nahezu vollständig automatisch zu verarbeiten und entsprechende Buchungssätze zu erzeugen.
Über die dekodi-Standardschnittstelle kann nahezu jedes rechnungschreibende System an Nexus angebunden werden.
Grundlage der automatisierten Buchungserzeugung sind die von den jeweiligen Internetplattformen bereitgestellten Daten:
Plattform |
Daten |
Rechnungschreibendes System, wie z.B Afterbuy, Plentymarkets, JTL |
Datei mit Abrechnungsinformationen pro Rechnungsposition oder Steuersatz, einschließlich Lieferadresse, USt-ID-Nr. und Informationen darüber, wie die entsprechende Rechnung bezahlt wurde (z.B. Amazon-External-Order-ID, PayPal-Transaction-ID) |
PayPal |
Kontoauszugsdatei |
Amazon |
Kontoauszugsdatei |
Amazon Pay |
Abrechnungsdatei |
Trust & Pay |
Abrechnungsdatei |
Klarna |
Abrechnungsdatei |
Im Folgenden wird die grundsätzliche Buchungslogik von Nexus beschrieben. OP-Buchhaltung
Wie oben bereits erwähnt, ist eine OP-Buchhaltung aufgrund der vielen Neu- und Einmalkunden nur durch die Verwendung von diversen Debitorenkonten möglich.
Dementsprechend ermittelt Nexus aus den Daten des Rechnung schreibenden Systems den Namen des Kunden und bucht die Ausgangsrechnung auf das entsprechende div. Debitorenkonto.
Das erforderliche Erlöskonto wird über den Steuersatz und das Land des Rechnungsempfängers bzw. das Land, in das geliefert wurde (Lieferland), ermittelt.
Als offene Posten-Nr. (normalerweise die Rechnungs-Nr.) wird die System die sog. Order-ID oder, falls eine Order-ID nicht vorhanden ist, die Customer -ID verwendet und im Datev-Belegfeld1 übergeben.
Bei der Order-ID handelt es sich um die sogenannte Bestell-Nr., die vom Rechnung schreibenden System erzeugt wird, sobald der Kunde im Shop eine Bestellung auslöst.
Dadurch, dass die meisten Kunden nur einmal kaufen oder besser: Zu einem Zeitpunkt immer nur eine Rechnung „offen“ haben, kann die Rechnung später über die Order bzw. die Customer-ID bequem gegen die entsprechende Zahlung ausgeziffert werden. Die vom jeweiligen Selling-System vergebene Rechnungs-Nr. wird zusätzlich in einem geeigneten Datev-Feld, wie z. B. dem Buchungstext oder in einer Zusatzinformation übergeben.
Durch dieses Vorgehen ist eine korrekte Debitoren-Sollstellung gewährleistet, die die richtigen Erlöskonten verwendet und alle umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen erfüllt.
Sofern die Rechnungsrohdaten aus einem Multichannel-Selling-System stammen, können die Erlöse in Abhängigkeit des Marktplatzes, über den die Transaktion abgewickelt wurde, verbucht werden.
Inwieweit eine Kontierung nach Verkaufskanal / Marktplatz möglich ist, hängt vom jeweiligen Multichannel-Selling-System ab.
Zusätzlich übermittelt Nexus bei Auslandsumsätzen auch das jeweilige Land an die Datev-Rewe-Programme, so dass eine problemlose Überwachung der Lieferschwellen möglich ist. Eine zusätzliche Verbuchung der Erlöse je Land auf verschiedene Konten ist damit überflüssig.
Beispiel
Wir verwenden das Multichannel-Selling-System Afterbuy.
Ein Kunde kauft am 10.09. in unserem Online-Shop (der an Afterbuy angeschlossen ist) Waren im Wert von 12,50 €.
Das Afterbuy-System wurde so eingestellt, dass der Kunde als Zahlungshinweise nur noch die Afterbuy-Käufer-ID erhält.
Die Verbuchung zu Beginn des Folgemonats erfolgt nun genau gegenläufig zum zeitlichen Ablauf des Geschäftsvorfalls:
Zuerst wird die Ausgangsrechnung (die ja erst nach der Zahlung geschrieben wurde) auf das entsprechende, von Nexus ermittelte Debitorenkonto ein gebucht. Als OP-Nr. wird eben nicht die Rechnungs-Nr., sondern die Afterbuy-Käufer-ID angegeben.
Anschließend wird der Kontoauszug mit dem Datev-Kontoauszugsmanager verbucht. Nachdem im Verwendungszweck die Käufer-ID angegeben wurde, findet der Datev-Kontoauszugsmanager die zugehörige Rechnung (die ja bereits eingebucht ist) und kann die Zahlung zuordnen. All dies erfolgt vollautomatisch.
Abb. Die Nexus OP-Logik am Beispiel eines Kontoauszugspostens und des zugehörigen Debitorenkontos