Um ein einzelnes Debitorenkonto anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste für Debitorenkonten auf diese Schaltfläche.
Abb. Neue Datenzeile zur Eingabe eines Debitorenkontos
Die Felder der neuen Datenzeile sind nun wie folgt zu befüllen:
Debitorenkonto-Nr.
Geben Sie hier die Nummer des Debitorenkontos ein. Die Konto-Nr. muss im Bereich der Debitorenkonten liegen, die Sie in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt haben (siehe Abschnitt Einstellungen – Allgemein)
Kontobeschriftung
Hier müssen Sie die Bezeichnung des Kontos angeben (z. B. „Diverse A“). Die Kontenbeschriftung darf max. 40 Zeichen lang sein.
Anwenden auf Feld / Erkennungszeichenfolge
Über diese Klappbox legen Sie fest, auf welches Feld die Erkennungszeichenfolge angewendet werden soll. Wenn dann bei der Konvertierung der Inhalt des angegebenen Afterbuy-Feldes aus den Afterbuy-Daten der Erkennungszeichenfolge entspricht, wird der jeweilige Afterbuy-Geschäftsvorfall dem angegebenen Debitorenkonto zugeordnet. Das jeweils ausgewählte Afterbuy-Feld bestimmt auch die Art des Debitoren-kontos. Zum besseren Verständnis: Die Afterbuy-Daten werden als Datei von der AfterbuyInternetseite heruntergeladen und in Nexus importiert.
Abb. Für die Zuordnung zu einem Afterbuy-Geschäftsvorfall mögliche Daten-Felder
Nachfolgend eine Übersicht über die Einstellungen zur Festlegung von Debitorenkonten:
Anwenden auf Feld |
Afterbuy-Feld, auf das die Erkennungszeichenfolge angewendet wird |
Typ des Debitorenkontos |
|---|---|---|
EBay-Name |
EBayName |
Benanntes Debitorenkonto |
EBay-EMail |
EBayEMail |
|
Ust.-Ident.-Nr. |
UStID |
|
Käufer-ID |
kid |
|
Wunschzahlart |
Wunschzahlart |
Hilfsdebitorenkonto |
Der Wert in der Klappbox Anwenden auf Feld bestimmt dabei den Typ des Debitorenkontos:
Kein Eintrag / Leer
Wenn Sie keinen Wert auswählen, wird der Kunden-Name zur Ermittlung des Debitorenkontos verwendet. Dieser wird aus den Feldern Firma, Nachname, LFirma und LNachname der Afterbuy-Daten ermittelt. Das erste Feld, das nicht leer ist, wird zur Ermittlung des Debitorenkontos verwendet.
Die Erkennungszeichenfolge muss in diesem Fall zwischen einem und drei Zeichen lang sein. Wenn Sie ein Debitoren-Konto ohne Erkennungszeichenfolge anlegen, werden alle Geschäftsvorfälle, deren Kundennamen Nexus nicht ermitteln kann auf dieses Debitorenkonto gebucht. Legen Sie nur ein einziges Debitorenkonto ohne Erkennungszeichenfolge an, werden alle Afterbuy Geschäftsvorfälle auf dieses Konto gebucht.
Beginnt der Kundenname mit einem Zeichen, für das keine entsprechende Erkennungszeichenfolge existiert, versucht Nexus das Zeichen so zu interpretieren, dass es auf eine bestehende Erkennungszeichenfolge passt. Nexus folgt hier der DIN 5007, Variante 2:
Erstes Zeichen aus dem ermittelten Kundennamen |
Wird, falls keine Erkennungszeichenfolge gefunden wird, interpretiert als: |
|---|---|
A, ä |
A |
Ö, ö |
O |
Ü, ü |
U |
ss |
S |
0, 9 |
N |
1 |
E |
2 |
Z |
3 |
D |
4 |
V |
5 |
F |
6, 7 |
S |
8 |
A |
Alle anderen Zeichen, wie z. B. Sonderzeichen, werden einfach ignoriert. Nexus sucht immer von links nach rechts, solange, bis ein Zeichen einer Erkennungszeichenfolge entspricht.
Beispiel
Werden in Nexus diverse Debitorenkonten, mit den Erkennungszeichenfolgen A - Z, St., Sch angelegt, ergeben sich folgende Zuordnungen:
Besteht der ermittelte Kundenname nur aus Sonderzeichen, kann kein Debitorenkonto ermittelt werden. Bei der Erzeugung der Buchungsdaten wird dann ein entsprechender Fehler angezeigt, sofern kein Debitorenkonto ohne Erkennungszeichenfolge vorhanden ist.
EBay-Name
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des Afterbuy-Feldes EBayName genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Groß- und Kleinschreibung wird entsprechend berücksichtigt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
EBay-Email
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des Afterbuy-Importdatenfeldes EBayEMail genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Die Groß- und Kleinschreibung wird entsprechend berücksichtigt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
USt.-Ident.-Nr.
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des Afterbuy-Importdatenfeldes UsStID mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Die Groß- und Kleinschreibung, sowie Leerzeichen sind für den Vergleich unerheblich. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
Warnung
Die Eingabe der USt.-Ident-Nr. ist in Afterbuy nicht zwingend vorgeschrieben. D. h. es kann durchaus vorkommen, dass die USt.-Ident-Nr. zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr vorhanden ist. Aus diesem Grund raten wir von der Verwendung der Ust.-Ident.Nr. als Erkennungsmerkmal ab!
Käufer-ID (Customer-ID, kid, interne Afterbuy-Kunden-Nr.)
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des Afterbuy-Importdatenfeldes kid genau mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Das Debitorenkonto nimmt nur noch Werte dieses einen Kunden auf und ist damit ein benanntes Debitorenkonto.
Da die Käufer-ID immer übergeben wird und eindeutig ist, empfehlen wir für die Zuweisung benannter Debitorenkonten ausschließlich die Käufer-ID zu verwenden!
Wunschzahlart
Wird dieser Wert in Anwenden auf Feld eingestellt, wird das Debitorenkonto nur dann angesprochen, wenn der Inhalt des Afterbuy-Feldes Wunschzahlart mit der Erkennungszeichenfolge übereinstimmt. Groß- und Kleinschreibung, sowie Leerzeichen sind für den Vergleich unerheblich. Das Debitorenkonto nimmt alle Geschäftsvorfälle (d. h. von verschiedenen Kunden) auf, die die hinterlegte Wunschzahlart beinhalten. Das Konto ist damit ein Hilfsdebitorenkonto. Diese Einstellung kann z. B. dazu verwendet werden, alle Geschäftsvorfälle, die per Nachnahme abgewickelt wurden, zu verbuchen.
Hinweis
Die Erkennung der Wunschzahlart hat immer Vorrang. D. h. wenn ein Geschäftsvorfall neben der Wunschzahlart zugleich einem Debitorenkoto (divers oder benannt) zugeordnet werden kann, hat das Debitorenkonto dessen Erkennungszeichenfolge mit der Wunschzahlart übereinstimmt, Vorrang.
Konto-Typ
Diese Spalte gibt Auskunft darüber, um welche Art von Konto es sich handelt (siehe oben). Sie hat nur nachrichtliche Funktion und wird von Nexus automatisch befüllt.
Übergabe der Afterbuy-Rg.-Nr. / Übergabe der Afterbuy-OP-Nr.
Diese Spalten sind nur eingebbar, wenn Sie ein benanntes Debitorenkonto anlegen. Sie können über diese Spalten festlegen, ob Sie die Afterbuy-Rechnungs-Nr. und/oder die Afterbuy-OP-Nr. (Käufer-ID) abweichend von den allgemeinen Einstellungen in bestimmte Felder der zu erstellenden Buchungssätze einsteuern möchten. Über die Klappboxen können Sie die entsprechenden Felder auswählen.
Wichtiger Hinweis
Weichen Sie von der Verwendung der Beleg-Nummern nur in begründeten Fällen ab. Je nach Art des Geschäftsvorfalles können in der Finanzbuchhaltung offene Posten-Buchungen entstehen, die nur noch mit großem Aufwand von Hand ausgeglichen werden können!
Wird der Kenner auf für Geschäftsvorfälle mit Vorauskasse gesetzt, lassen sich später die offenen Posten in der Finanzbuchhaltung nicht mehr ausziffern, da keine übereinstimmende OP-Nr. (Beleg-Nr., Rechnungs-Nr.) vorliegt.
Abb. Beispiele für ein benanntes Debitorenkonto, sowie für ein Hilfsdebitorenkonto