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Für das Lohnbuchhaltungssystem Datev Lohn & Gehalt werden folgende Spaltenüberschriften unterstützt:

 

Personal-Nr. (Muss-Spalte)

Enthält eine Zelle den Text Personal-Nr., Pers-Nr., Personal-Nummer oder Pers-Nummer werden alle Zellen dieser Spalte als Personal-Nr. interpretiert. Die Zelle kann weiteren Text enthalten.

Achtung! Diese Überschrift darf in der Importtabelle nur ein einziges Mal existieren. Alle anderen Spalten-Überschriften müssen in dieser Zeile liegen!

 

Name (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Name, werden alle Zellen dieser Spalte als Nachname des Mitarbeiters interpretiert. Diese Spalte dient lediglich der Information und wird nicht an Datev Lohn & Gehalt übergeben.
Achtung! Die Zelle darf nur den Text Name enthalten.

 

Vorname (Kann-Spalte)

Wie Name, der Zellinhalt wird jedoch als Vorname des Mitarbeiters interpretiert.

Achtung! Die Zelle darf nur den Text Vorname enthalten.

 

Eintrittsdatum (Kann-Spalte)

Enthält eine Zelle den Text Eintritts-Datum, Eintritt oder Arbeitsbeginn, werden alle Zellen dieser Spalte als Eintrittsdatum des Mitarbeiters interpretiert. Für diesen Mitarbeiter werden jedoch nur dann Lohnbuchungen erzeugt, wenn das Eintrittsdatum vor oder innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.

Das Eintrittsdatum dient lediglich zur Abgrenzung von Lohnbewegungsdaten gegenüber dem Abrechnungszeitraum. Es wird nicht an Datev Lohn & Gehalt übergeben.

Achtung! Die Zelle darf nur den Text Eintritts-Datum, Eintritt oder Arbeitsbeginn enthalten.

 

Austrittsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Austritts-Datum, Austritt oder Arbeitsende, werden alle Zellen dieser Spalte als Austrittsdatum des Mitarbeiters interpretiert. Für diesen Mitarbeiter werden jedoch nur dann Lohnbuchungen erzeugt, wenn das Austrittsdatum nach oder innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt. Das Austrittsdatum dient lediglich zur Abgrenzung von Lohnbewegungsdaten gegenüber dem Abrechnungszeitraum. Es wird nicht an Datev Lohn & Gehalt übergeben.

Achtung! Die Zelle darf nur den Text Austritts-Datum, Austritt oder Arbeitsende enthalten.

 

Leistungsdatum (Kann-Spalte)
Enthält eine Zelle den Text Datum oder Leistungsdatum, werden alle Zellen dieser Spalte als Datum für die Kalendariumserfassung interpretiert.

Wird diese Spalte angegeben, MUSS diese auch befüllt sein. Leerwerte sind nicht erlaubt.

Das Leistungsdatum kann in den nachfolgend aufgeführten  Formaten angegeben werden.

Fehlende Angaben, wie z. B. Monat oder Jahr werden vom Konverter automatisch ergänzt (aus Abrechnungszeitraum)

Achtung! Die Zelle darf nur den Text Datum oder Leistungsdatum enthalten.

 

Beispiel

Abrechnungszeitraum Juli 2020

 

Hinweis

* Das Datum im Format tt.mm.jjjj können Sie auch in Excel über die Einstellung Datum, lang mit Wochentag in der Erfassungstabelle anzeigen lassen.

Der Konverter wandelt dies beim Import automatisch wieder in das Format tt.mm.jjjj um.

 

Der Konverter akzeptiert kein Leistungsdatum, das außerhalb des Abrechnungszeitraumes liegt.

 

 

Abb. Beispiel für Kalendariumserfassung

 

Hinweis

Bei Datev Lohn & Gehalt erfolgt im Gegensatz zu Datev Lodas KEINE Unterscheidung zwischen Standard- und Kalendariumserfassung. Innerhalb einer Excel-Tabelle können sowohl tages- als auch monatsbezogene Werte erfasst werden!

 

Hauptkostenstelle

Sollen alle Lohnbuchungen (d. h. Buchungen für mehrere Lohnarten-Nummern) auf ein und dieselbe Kostenstelle erfolgen, kann der Kenner [HKST] bzw. [HKST,0] angegeben werden.

Ist dieser Kenner vorhanden, erzeugt der Konverter beim Einlesen zu jeder Lohnart eine Kostenstellenspalte und übernimmt die Kostenstelle aus der Spalte [HKST].

Wird [HKST,0] übergeben, dann darf die Hauptkostenstelle auch leer sein. Ansonsten muss Sie einen Wert enthalten.

Die Spalte [HKST] kann in Kombination mit Kostenstellenspalten [KST] einzelner Lohnarten eingesetzt werden. Wurde zu einer Lohnart explizit eine Kostenstellenspalte angegeben, wird diese beibehalten. Nur für Lohnarten OHNE Kostenstellenspalte wird die entsprechende Hauptkostenstelle übernommen.

 

Lohnarten und Faktoren

Eine Lohnbuchung besteht maximal aus den folgenden Informationen:

Datum, Personal-Nr., Lohnarten-Nr., Eigener Wert, Anzahl Stunden, Anzahl Tage,  Abweichender Lohnfaktor,  Abweichender Prozentzuschlag, Kostenstelle, Kostenträger

 

Mindestens jedoch müssen folgende Informationen übergeben werden:

 

Datum, Personal-Nr., Lohnarten-Nr., Eigener Wert

 

Das Datum wird entweder aus dem Abrechnungszeitraum (erster Tag des Abrechnungszeitraumes) oder aus dem Leistungsdatum ermittelt. Die Personal-Nr. wird aus der entsprechenden Spalte übernommen.

 

Um nun die einzelnen Lohnbuchungen zu beschreiben, müssen die Lohnarten und Faktoren in die entsprechenden Spaltenüberschriften eingetragen werden. Dies geschieht mit dem Kenner [LA AS/ xxxx] bzw. [LA AS/xxxx,0] oder, [LA /xxxx] bzw. [LA /xxxx,0]. Bei xxxx ist die jeweilige Lohnarten-Nummer einzusetzen.

AS steht für den Ausfallschlüssel. Dieser ist nur bei Kalendariumserfassung zulässig!

 

Der Konverter akzeptiert sowohl Zahlen- als auch Zeitwerte für Lohnbuchungen.

Wird ein Zahlenwert übergeben, muss dieser entweder als Ganzzahl oder als Dezimalzahl mit zwei Nachkommastellen übergeben werden.

Wird ein Zeitwert (Basis 1 Stunde = 60 Minuten) übergeben, muss dieser in der Form H:MM übergeben werden. Der Konverter rechnet den Wert dann automatisch in Industriestunden um (Basis 1 Stunde = 100 Minuten).

So werden aus dem Zeitwert 3:30 (3 Stunden und 30 Minuten) 3,50 Industriestunden.

 

Hinweis

Sofern die Spalte Leistungsdatum einen Wert enthält, müssen alle Zellen, die einen Wert enthalten, zu einer Lohnart mit Ausfallschlüssel gehören.

Ist das Leistungsdatum leer (= Standarderfassung), ist ein Zellwert mit einer Lohnart mit Ausfallschlüssel unzulässig!

 

Die Angabe des Kenners eigener Wert [EGW] ist nicht zwingend erforderlich. Wird nur der Kenner für die Lohnart angegeben (z. B. [LA 3/1000]) wird diese Spalte automatisch als eigener Wert interpretiert.

 

Für die Kalendariumserfassung stehen zusätzlich folgende Kenner zur Verfügung, diese müssen zwingend in der Tabelle vorhanden sein:

 

[ANZTAGE]                Anzahl Tage

[ANZSTD]                Anzahl Stunden

 

 

Hinweis

Sollen nur die Lohnart bzw. nur der Ausfallschlüssel angegeben werden, wird der Platz vor oder nach dem Trennstrich einfach leer gelassen.

Wird als Lohnart 0 angegeben, wird KEINE Lohnart nach Datev übergeben.

Sofern eine Kalendariumserfassung erfolgt, MUSS im Kenner [LA AS/xxxx] zumindest der Ausfallschlüssel angegeben werden!

 

 

Alle Spalten, bei denen der Kenner [LA AS/xxxx] bzw. [LA AS/xxxx,0] gleich ist, werden als zu einer Lohnbuchung gehörig interpretiert. Der Nullwert-Kenner ,0 bleibt dabei unberücksichtigt.

 

Nebenfaktoren (Kann-Spalten)

Neben den Kennern [EGW], [ANZTAGE] und [ANZSTD] kann zu jeder Lohnbuchung einer der folgenden Nebenfaktoren angegeben werden:

[ALF]        abweichender Lohnfaktor

[A%Z]        abweichender Prozentzuschlag

 

Beispiel

Abb. Beispiel für Lohndatenerfassung mit Lohnarten mit mehreren Faktoren

 

Im obigen Beispiel werden alle Zellen mit dem Kenner [LA 1/1000,0] werden als zusammengehörig interpretiert. Im Beispiel sind für die Spalte Stundenlohn KEINE Null – oder Leerwerte erlaubt. Das heißt, es muss immer ein Stundenlohn angegeben werden.

 

Bitte beachten Sie, dass für den Konverter nur die in eckigen Klammern angegebenen Kenner relevant sind. Sie können also jederzeit weitere Informationen mit in die jeweilige Zelle schreiben.

 

Kostenstellen und Kostenträger

Sollen die Lohnbewegungsdaten auf Kostenstellen- oder Kostenträger erfasst werden, gibt es zwei unterschiedliche Varianten, wie Sie die Kostenstellen- und Kostenträger angeben:

Bei den unbenannten Kostenstellen bzw. Kostenträgern werden einfach zusätzliche Spalten mit dem Kenner [LA AS/xxxx] [KST] bzw. [LA AS/xxxx] [KTR ] angelegt. Der Inhalt der jeweiligen Zelle wird dann direkt als Kostenstelle bzw. Kostenträger an Datev Lohn & Gehalt übergeben.

 

 

Beispiel

Abb. Buchungen der Lohnart 1000

 

In obigem Beispiel werden zu allen Buchungen der Lohnart 1000 eine Kostenstelle und ein Kostenträger angegeben.

Soll für alle Lohnarten dieselbe Kostenstelle benutzt werden, können Sie einmalig den Kenner [HKST] bzw. [HKST,0] angeben (siehe oben).

 

Benannte Kostenstellen bzw. Kostenträger

Bei komplexer Kostenstellen bzw. Kostenträgerstruktur bietet es sich an, die Kostenstelle bzw. den Kostenträger direkt in der Überschrift anzugeben. Hierfür stehen die Kenner [KST xxx] bzw. [KTR xxx] zur Verfügung. Wobei xxx für die jeweilige Kostenstellen bzw. Kostenträger-Nr. steht.

 

Der Kenner für eine benannte Kostenstelle [KST xxx] bzw. [KTR xxx] darf immer nur für den Faktor eigener Wert [EGW] einer Lohnbuchung angegeben werden. Die Angabe für die Faktoren [ANZTAGE] bzw. [ANZSTD] ist unzulässig.

 

 

Beispiel

 

Abb. Erzeugung von Lohnbuchungen

 

In obigem Beispiel werden vom Konverter pro Mitarbeiter jeweils 2 Lohnbuchungen erzeugt:

 

 

 

Hinweis

Die Lohnbuchungen werden erst beim Export erzeugt, sind also im Konverter nicht sichtbar.