Nachdem der Mandant alle Lohnbewegungsdaten für den Abrechnungszeitraum erfasst hat, übermittelt er die Erfassungstabelle(n) an die Steuerkanzlei (z. B. per E-Mail).
Damit die Tabellen durch Unbefugte nicht geöffnet werden können, sollten diese vor dem Mail-Versand mit einem Kennwort versehen werden.
Hinweis
Ab MS-Excel 2007 steht hierfür das Menüband (Ribbon) Konverter zur Verfügung. Im Folgenden beziehen sich alle Angaben auf das Menü Konverter analog auf das Funktionsleistenelement Konverter.
Abb. Funktionsleiste Konverter unter MS-Excel 2016
Um nun die erfassten Lohnbewegungsdaten zu konvertieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:
a) Speichern Sie die Erfassungstabelle des Mandanten in einem Verzeichnis ab.
Geben Sie hierzu einen sinnvollen Dateinamen an. Als Schema für die Namens-
vergabe bietet sich Mandaten-Nr_Lohn_MMJJJJ.xls an.
Z. B. 1147_Lohn_062007
b) Starten Sie den Lohnkonverter.
Abb. Ausgangssituation – ungeladener Lohnkonverter unter MS-Excel 2016
c) Wählen Sie dort im Menü Konverter die Funktion Daten importieren …
d) Stellen Sie in der nun erscheinenden Bildschirmmaske die Importoptionen ein:
Abb. Importeinstellungen
Lohnbuchhaltung
Wählen Sie hier die von Ihnen benutzte Lohnbuchhaltung aus.
Die zu importierenden Excel-Tabellen müssen jeweils den Anforderungen der Lohnbuchhaltung genügen.
Imp. Pfad Mandanten-Nr
Der Konverter speichert bei jeder Konvertierung den zuletzt für einen Mandanten benutzen Importpfad ab. Beim erstmaligem Import können Sie noch keine Mandanten-Nr. auswählen, die Mandanten-Nr. wird in diesem Fall automatisch aus dem Tabellenblatt eingelesen. Über die Klappbox können Sie einen bestimmten Mandanten auswählen. Sobald Sie die ausgewählte Mandanten-Nr. mit Return bestätigen, öffnet der Konverter das zuletzt für diesen Mandanten benutzte Importverzeichnis. Nachdem Sie die entsprechende Datei ausgewählt haben, startet der Importvorgang.
Auswertungszeitraum
Der Auswertungszeitraum kann entweder vom Konverter automatisch erkannt oder manuell vorgegeben werden.
Die automatische Erkennung funktioniert nur dann, wenn in den Erfassungstabellen im Kopfbereich der Abrechnungszeitraum angegeben wurde (siehe Kopfbereich).
Sind diese Daten nicht vorhanden, muss der Abrechnungszeitraum eingestellt werden.
Eine manuelle Einstellung des Abrechnungszeitraumes bewirkt, dass die automatische Erkennung außer Kraft gesetzt wird: Auch wenn der Abrechnungszeitraum in der Erfassungstabelle vorhanden ist, gilt der eingestellte Zeitraum!
Importdatei auswählen
Falls Sie die zu importierende Excel-Datei nicht über die Mandanten-Nr. auswählen möchten, können Sie die Datei direkt über diesen Button auswählen.
Importieren
Nachdem Sie das Lohnsystem, den Abrechnungszeitraum und die zu importierende Excel-Erfassungsdatei ausgewählt haben, starten Sie den Einlesevorgang über den Button Importieren.
Enthält die Erfassungsdatei des Mandanten mehrere Tabellenblätter, müssen Sie als nächstes das einzulesende Tabellenblatt auswählen:
Abb. Auswahl des einzulesenden Tabellenblattes
Hinweis
Sind die zu verarbeitenden Lohnbewegungsdaten in mehreren Tabellenblättern erfasst, muss jedes Tabellenblatt einzeln verarbeitet werden. Das heißt, es ist pro Tabellenblatt ein gesonderter Im- und Exportlauf erforderlich.
g) Nach erfolgreichem Import zeigt der Konverter die eingelesenen Daten an:
Abb. Eingelesene Daten des Konverters
Der Konverter liest alle ihm bekannten Spalten ein. Vom Anwender angelegte, zusätzlich eingefügte Spalten, Bemerkungen etc. werden ignoriert.
Enthält die Spalte Personal-Nr. des Importdokuments keinen Wert, wird die gesamte Zeile nicht importiert.
Die Spalten werden immer in der folgenden Reihenfolge angezeigt.
Position |
Spalte |
1 |
Personal-Nr. |
2 |
Name |
3 |
Vorname |
4 |
Eintrittsdatum |
5 |
Austrittsdatum |
6 |
Leistungsdatum |
7 |
Hauptkostenstelle |
8 |
Lohnart Hauptfaktor (Faktor A / eigener Wert) |
9 |
Kostenstelle |
10 |
Kostenträger |
11 ff. |
Folgefaktoren der Lohnart Pos.8 |
Folgepositionen |
Nächste Lohnart (Pos. 8. bis Pos. 11 ff) |
Die Reihenfolge der Spalten kann vom Benutzer nicht verändert werden.
Während des Importierens führt der Konverter bereits eine Plausibilitätsprüfung der eingelesenen Daten durch.
Je nach Art des festgestellten Fehlers wird eine entsprechende Warnung ( = gelbe Zellen) oder Fehlermeldung ( = blassrote Zellen) hinterlegt.
Eine detaillierte Beschreibung der Warnung bzw. des Fehlers und Hinweise zur Beseitigung finden Sie im Kommentar (rote obere rechte Ecke) der jeweiligen Zelle.
In der Statuszeile wird die Anzahl der Fehler und Warnungen angezeigt.
Hinweis
Sie können die Daten erst dann exportieren, nachdem alle Fehler (= blassrote Zellen) beseitigt wurden. Warnungen (= gelbe Zellen) beeinträchtigen den Export nicht.
Abb. Warnungstext einer Zelle