Grundlagen > Definitionen

In diesem Kapitel werden alle Begriffe erläutert, die für das Verständnis des Handbuchs und der Arbeit mit der EM3 benötigt werden.

1.Mandant

Der Mandant ist ein Ordnungsbegriff. Der Mandant in der Finanzbuchhaltung ist mit dem Mandanten in der EM3 identisch. Er muss in der EM3 angelegt werden, damit seine Eingangsrechnungen dort automatisch verbucht werden können.

Der Name des Mandanten kann beispielsweise MeineSuperFirma GmbH lauten.

2.Hersteller

Der Hersteller stellt Produkte her, vertreibt sie oder leistet Dienste. Er schreibt dafür Rechnungen und sendet diese an den Mandanten.

3.Kreditor

Der Hersteller wird zum Kreditor, sobald er innerhalb der EM3 unter Verwendung einer Kreditorennummer einem Mandanten zugeordnet wird.

4.Rechnungsformat

Das Rechnungsformat beschreibt Art und Aufbau einer Rechnung. Ein Hersteller kann Rechnungen in verschiedenen Formaten ausstellen.
Bestimmte Rechnungsformate erkennt die EM3 bereits im Vorhinein, andere müssen einmalig von dekodi einprogrammiert werden.

Beispiel:

Der IT-Lieferant "dekodi-Tech" benutzt unterschiedliche Rechnungsformate, eines für seine Warenlieferungen und eines für seine Dienstleistungen. Die Rechnungen für seine Warenlieferungen schreibt der Lieferant als PDF-Dateien. Diese sind elektronisch auslesbar. Das Rechnungsformat muss allerdings von dekodi einprogrammiert werden.
Rechnungen für dekodi-Techs Dienstleistungen werden im ZUGFeRD-Standard geschrieben. Sie können ohne weiteren Aufwand eingelesen und verarbeitet werden.

5.Buchungsregeln

Verbucht werden jeweils Haupt- und Nebenleistungen. Die Hauptleistungen werden auf Positionsebene verbucht.
Die Nebenleistungen werden ebenfalls einzeln verbucht, wobei die EM3 die steuerliche Beurteilung im gleichen prozentualen Verhältnis der Hauptleistungen vornimmt.

Über Buchungsregeln kann der Anwender detailliert festlegen, wie die einzelnen Bestandteile der Rechnung zu verbuchen sind.
Werden mehrere Mandanten eines Ecosystems (Beispielsweise Intersport-Händler) in der EM3 verarbeitet, besteht die Möglichkeit, Buchungsregeln mandantenübergreifend anzulegen.
Über Buchungsregeln können Rechnungen auch markiert werden. Dadurch wird der Anwender darauf aufmerksam gemacht, dass diese geprüft werden sollen.

Beispiel:

Angenommen der Mandant "SuperSport GmbH" erhält eine Rechnung von seinem Kreditor "dekodi-Büromaterial" über 60€ für Druckerpapier.

Für diese Rechnung wird folgende Buchungsregel erstellt:
Wenn die Artikelbeschreibung des Rechnungspostens "Druckerpapier" enthält, dann wird der Betrag auf das Konto 6815 Bürobedarf gebucht.