Nachdem Sie ein Zahlungsavis eingelesen haben, können Sie dieses verarbeiten.
Die Verarbeitung erfolgt in mehreren Schritten:
1.Einlesen der offenen Posten-Liste aus Datev-Rewe
Eingelesen werden nur die offenen Posten der in den Datev-Einstellungen hinterlegten Debitoren.
2.Abgleich der Rechnungen und Gutschriften des Zahlungsavis gegen die offenen Posten.
Dabei wird eine Ausgleichsbuchung für den offenen Posten erzeugt.
Ist für die Rechnung ein Skonto-Betrag ausgewiesen, wird zusätzlich eine entsprechende Skonto-Buchung erzeugt. Kann für einen Posten im Zahlungsavis kein entsprechender offener Posten in Datev-Rewe ermittelt werden, wird eine Ausgleichsbuchung auf das in den Konteneinstellungen hinterlegte Klärungskonto erzeugt.
3.Export der erzeugten Buchungen als Datev-Buchungsstapel
4.Bei automatischer Übergabe der Daten an Datev-Rewe erfolgt nun die Übergabe der Buchungen an Datev-Rewe einschließlich automatischer Verarbeitung des Stapels.
5.Ist keine automatische Übergabe an Datev-Rewe eingestellt, müssen Sie die Daten nun von Hand in Datev einlesen und den Stapel verarbeiten.
Um die Verarbeitung des Zahlungsavis zu starten, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Es erscheint ein Dialog, in dem Sie nun alle für die Verbuchung erforderlichen Informationen ergänzen müssen:
Abb. Dialog zur Erfassung der für die Verbuchung erforderlichen Informationen
Folgende Informationen müssen ergänzt werden:
Datum der Wertstellung der Zahlung
Geben Sie hier das Datum ein, an dem die Bezahlung des Avis auf dem entsprechenden Konto valutiert wurde. In der Regel ist dies das Datum der Wertstellung der Lastschrift.
Das Wertstellungsdatum der Zahlung wird als Buchungsdatum eingesetzt.
Bezeichnung des Datev-Buchungsstapels
Geben Sie hier die von Ihnen gewünschte Bezeichnung des vom Konverter erzeugten Datev-Buchungsstapels ein.
Wird ein Stapel erstmals verarbeitet, schlägt der Konverter eine entsprechende Bezeichnung vor. Diese hat immer folgenden Aufbau:
ISprt #nn, von–bis
ISprt Kürzel, aus dem ersichtlich wird, dass es sich um Buchungen mit Intersport-Bezug
handelt
#nn Dekade des Zahlungsavis
So können Sie in Datev-Rewe leicht erkennen, ob für jedes Zahlungsavis ein entsprechender Buchungsstapel vorhanden ist. Fehlende Stapel fallen sofort auf.
von Datum des ersten Tages der Dekade
bis Datum des letzten Tages der Dekade
Hinweis
Wir empfehlen dringend, die vom Konverter erzeugten Vorschläge für die Bezeichnung der Buchungsstapel zu verwenden, da Sie eine problemlose Vollständigkeitskontrolle der eingelesenen Buchungsstapel ermöglichen.
Nachdem Sie das Wertstellungsdatum und ggf. die Bezeichnung des Buchungsstapels ergänzt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Der Konverter beginnt nun mit dem Einlesen der offenen Posten aus Datev-Rewe, unmittelbar danach werden die Ausgleichsbuchungen erzeugt.
Abb. Anzeige des Verarbeitungsverlaufs eines Zahlungsavis
Wenn weniger als 98% der im Zahlungsavis aufgeführten Rechnungen und Gutschriften einem entsprechenden offenen Posten in Datev zugeordnet werden konnten, erscheint eine Warnmeldung:
Abb. Warnmeldung bei zu schlechter Zuordnungsquote
Erscheint diese Meldung, sollten Sie unbedingt prüfen, ob in Datev-Rewe alle Rechnungen bzw. Gutschriften eingebucht wurden.
Ist dies nicht der Fall, gehen Sie wie folgt vor:
1.Brechen Sie den Vorgang an dieser Stelle ab (es wurden noch KEINE Buchungen erzeugt).
Nach dem Abbruch wird ein Protokoll angezeigt, dem Sie alle fehlenden Rechnungen entnehmen können.
2.Buchen Sie alle fehlenden Rechnungen und Gutschriften in Datev-Rewe ein.
3.Anschließend starten Sie die Verbuchung des Zahlungsavis erneut.
Wenn Sie auf OK klicken, wird der Verbuchung fortgesetzt. Nicht zuordenbare Zahlungen werden jetzt auf ein Klärungskonto gebucht.
Hinweis
Sie sollten unbedingt darauf achten, dass vor Verarbeitung eines Zahlungsavis die entsprechenden offenen Posten in Datev-Rewe eingebucht sind.
Die nachträgliche Bereinigung des Klärungskontos sehr viel Zeit und Nerven.
Tip
Ist die Zuordnungsquote trotz vollständig vorhandener offener Posten schlecht, prüfen Sie bitte, ob die Leserichtung für die Beleg-Nr. in den Datev-Einstellungen korrekt eingestellt ist (Vergleich von Beleg1 von links bzw. von rechts).
Nachdem der Konverter die Verbuchung des Zahlungsavis abgeschlossen hat, erzeugt dieser eine entsprechende Datev-Buchungsdatei (Datev-Format, EXTF).
Wurde die Datei korrekt erzeugt, werden die entsprechenden Abrechnungsdaten an den dekodi-Zentralrechner übermittelt:
Abb. Übermittlung der Abrechnungsdaten an den dekodi-Zentralrechner
Anschließend wird eine entsprechende Abschlussmeldung angezeigt:
Sind bei der Konvertierung Fehler aufgetreten bzw. konnten nicht alle Positionen des Zahlungsavis verbucht werden, erscheint diese Meldung:
Abb. Meldung, wenn die Verarbeitung nicht absolut fehlerfrei erfolgt ist.
Konnte die Verarbeitung fehlerfrei abgeschlossen werden, wird die folgende Meldung angezeigt:
Abb. Abschlussmeldung nach vollständiger und fehlerfreier Verbuchung.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass ein Zahlungsavis grundsätzlich IMMER vollständig verbucht wird.
Auch dann, wenn Positionen nicht zugeordnet werden können, werden diese verbucht.
Das bedeutet, beim Auftreten von Fehlern oder Warnungen lediglich in Datev-Rewe entsprechend nachgearbeitet werden muss.
Lediglich beim Auftreten technischer Fehler werden keine Buchungen erzeugt. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an die dekodi-Kundenbetreuung.
Nachdem Sie die jeweilige Abschlussmeldung mit OK quittiert haben, wird automatisch das Verarbeitungsprotokoll angezeigt.
Das Protokoll gibt den Verlauf der Verarbeitung wieder. Die Einträge sind jeweils einer der folgenden drei Kategorien zugeordnet:
Information
Ein solcher Eintrag enthält eine Information über die Verarbeitung und hat nur nachrichtlichen Charakter.
Warnung
Eine Warnung wird immer dann ausgegeben, wenn die Verarbeitung einer Position nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden konnte. Die entsprechende Buchung muss dann in Datev-Rewe korrigiert bzw. bereinigt werden. Die Warnung enthält eine ausführliche Beschreibung der aufgetretenen Schwierigkeiten.
Fehler
Weist das Protokoll Fehler aus, dann ist die Konvertierung i. d. R. Fehlgeschlagen.
Fehler treten im Normalfall nur dann auf, wenn massive technische Probleme auftreten (z. B. wenn die offenen Posten aus Datev nicht abgerufen werden konnten)
Beispiele für Warnungen:
In diesem Fall konnte eine Zahlung aus dem Avis nicht dem entsprechenden offenen Posten in Datev-Rewe zugeordnet werden. Der Konverter hat den Zahlungsvorgang nebst Skonto auf das Klärungskonto gebucht. Die Buchung muss in Datev entsprechend korrigiert werden.
Enthält eine Rechnung bzw. Gutschrift Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, weist das Zahlungsavis immer nur einen Skontobetrag aus. In diesem Falls muss die Skonto-Buchung in jedem Fall anhand des Original-Rechnungsbeleges geprüft und ggf. korrigiert werden.
Der Konverter führt eine automatische Verprobung der erzeugten Buchungen durch.
Diese Informationen finden Sie am Ende des Protokolls:
Abb. Informationsblock am Ende des Verarbeitungsprotokolls
Hinweis
Bitte lesen Sie das Protokoll immer aufmerksam durch. Es unterstützt Sie mit vielen Informationen zur weiteren Verarbeitung des Zahlungsavis.