Funktionsumfang von Nexus

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Funktionsumfang von Nexus

Mit Nexus steht Onlinehändlern und Steuerkanzleien ein umfangstarker Datenkonverter zur Verfügung, der die komplexen Verkaufs- und Zahlvorgänge aus E-Commerce-Systemen vollständig, sach- und auswertungsgerecht verbucht. Die windowsbasierte Software garantiert nicht nur einen hohen Automatisierungsgrad sowie Zeit- und Kosteneffizienz, sondern insbesondere die im deutschen Steuerrecht (GoBD) geforderte Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls im Einzelnen. Darüber hinaus liefert Nexus einen wichtigen Teil der für erfolgreichen Onlinehandel benötigten Kalkulationsgrundlagen.

 

Die Finanzbuchhaltungssoftware ist und bleibt das zentrale System, in dem sämtliche relevanten buchhalterischen Daten zusammenfließen und ausgewertet werden. Im Sinne der GoBD ist Nexus ein Vorsystem, also der eigentlichen Finanzbuchhaltungssoftware „vorgeschaltet“. Nexus erstellt Buchungsdateien, die später nur noch in die Finanzbuchhaltung eingelesen werden.

Einer für Alle: Nexus ist mehrmandanten- und eingeschränkt mehrbenutzerfähig. Die Software kann beliebig viele Mandanten verwalten und innerhalb eines Mandanten nahezu beliebig viele Shop- und  Zahlsysteme abbilden. Statt verschiedener technischen Insellösungen ein Nexus. Insgesamt ist Buchhaltung im Onlinehandel – bedingt durch die vielen Vorsysteme, Versendungs- und Lieferländer – eine komplexe Aufgabe. Nutzen Sie unser Angebot zu Analyse und Beratung, um gemeinsam für Sie die beste Buchhaltungslösung zu finden. Dieses Leistungsbuch gibt Ihnen einen Überblick über Funktion, Leistungen und Technik von Nexus.

 

 

Anwendungsnutzen

Profitieren Sie von den vielen Vorteilen von Nexus:

Zeit ist Ihr Geld: Der hohe Automatisierungsgrad von Nexus spart Ihnen bis zu 98% der Arbeitszeit im Vergleich zur herkömmlichen (manuellen) Buchhaltung.

Verbuchung der Geschäftsvorfälle der von Nexus unterstützten Rechnungs- und Zahlsysteme – auch in Fremdwährung – einschließlich Gebühren und Nebenleistungen im Rahmen einer echten Offenen-Posten-Buchhaltung.

Unterstützung in der Abwehr umsatzsteuerlicher Fehler, da jede Ausgangsrechnung im Rahmen der Verbuchung auf Gültigkeit der verwendeten Umsatzsteuersätze geprüft wird (entsprechend der in Nexus eingestellten Rahmenbedingungen). Die in Nexus integrierte Umsatzsteueranalyse ermittelt zuverlässig alle umsatzsteuerlichen Geschäftsvorfälle.

Sicherheit bei der Betriebsprüfung: Nexus kann so eingerichtet werden, dass die systemische Geschlossenheit der OP-Buchhaltung nachgewiesen werden kann. So führt die Software bereits bei der Verbuchung der Rechnungs- und Zahldaten eine umfangreiche Plausibilitätskontrolle und Verprobung durch. In Verbindung mit einer GoBD-Verfahrensdokumentation bzw. einem internen Kontrollsystem lässt sich eine etwaige mangelhafte GoBD-Konformität der Vorsysteme in vielen Bereichen heilen.

 

Mit Nexus steht Ihnen also weit mehr als nur ein „Buchungsautomat“ zur Verfügung: eine echte „Wertschöpfungsmaschine“ für den betriebswirtschaftlich professionell aufgestellten Onlinehändler und die digitalisierte Steuerkanzlei.

 

Eine Übersicht über die von Nexus unterstützen Systeme finden Sie in den jeweiligen Abschnitten:

 

Unterstützte Shopsysteme

Unterstützte Zahlsysteme

Unterstützte Finanzbuchhaltungssysteme

 

 

Buchungsverfahren

Nexus unterstützt zwei grundsätzliche Buchungsverfahren:

Einfache Buchhaltung

Offene-Posten-Buchhaltung

 

Das Buchungsverfahren „einfache Buchhaltung“ gilt für Einnahmen-Überschuss-Rechner, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen: Ausgangsrechnungen werden einfach gegen ein entsprechendes Erlöskonto und Zahlungen nebst Gebühren auf entsprechende Zahlungs- bzw. Gebührenkonten gebucht. Umsätze zu unterschiedlichen Steuersätzen oder in andere Länder können anhand der Daten aus der Warenwirtschaft von Hand umgebucht werden.

 

Bei der Offenen-Posten-Buchhaltung wird für jede Ausgangsrechnung und für jede Gutschrift eine Offene-Posten-Buchung erzeugt: Jede Zahlung wird entsprechend Rechnung oder Gutschrift zugeordnet und anschließend eine OP-Ausgleichsbuchung erzeugt.

 

Buchungslogik

Die intelligente Buchungslogik von Nexus passt sich stets den Anforderungen des Anwenders an. Verwendet werden grundsätzlich die Rohdaten der jeweiligen Systeme –  nicht die zur Verfügung gestellten Buchungsdateien der Vorsysteme. Dadurch gewährleistet Nexus jederzeit ein hohes Maß an Kontrolle und Plausibilität. Bei der Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen und Gutschriften greift Nexus – unter Verwendung der Rohdaten – auf eine Vielzahl an zuordnungsrelevanten Informationen zu.

 

Für die Verbuchung der Ausgangsrechnungen ermöglicht Nexus folgende Einstellmöglichkeiten:

 

Ermittlung des Debitoren-Kontos

Erfolgreicher E-Commerce generiert – abhängig von Warenwirtschafts- bzw. Shopsystem – eine große Anzahl an Neukunden. Dadurch ist es schnell möglich, dass die in der nachgelagerten Finanzbuchhaltung vorgesehenen Nummernkreise (z. B. 10000 – 69999) für die Debitoren-Nummern ausgeschöpft werden (sog. „Überlauf“). In einem solchen Fall können die Daten dann nicht mehr in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.

 

Nexus kennt je nach Vorsystem verschiedene Verfahren, um das Debitoren-Konto zu ermitteln, auf das eine Ausgangsrechnung gebucht werden soll. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Nummernkreise der Finanzbuchhaltung dauerhaft und über Jahre hinweg eingehalten werden.

 

Debitoren-Nr. aus Vorsystem übernehmen

Nexus übernimmt hier einfach die aus dem Vorsystem bereitgestellte Debitoren-Nummer (sofern das Vorsystem Debitoren-Nummern verwalten kann).

 

Sammeldebitor anhand des Kundennamens ermitteln

Um das Finanzbuchhaltungssystem nicht mit unzähligen Debitorenkonten zu überfrachten, kann Nexus die Nummer des Debitorenkontos anhand der Anfangsbuchstaben des Kundennamens eigenständig vergeben („Diverse Debitorenkonten“). Die Regeln hierfür lassen sich vom Anwender leicht hinterlegen. Die benötigten Konten erzeugt Nexus auf Knopfdruck. Die entsprechenden Kontenbeschriftungen können problemlos per Datev-Format an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden.

 

Sammeldebitor anhand des verwendeten Zahlsystems ermitteln

Anstatt über den Namen ist es möglich, ein Debitorenkonto via Zahlplattform zuzuweisen. So werden zum Beispiel alle Ausgangsrechnungen, die per PayPal bezahlt wurden, auf ein einziges Debitorensammelkonto gebucht. (Wichtige Information für Buchhaltungskundige: Ein Zahlartensammelkonto ist für Verprobung und Abstimmung nur sehr, sehr bedingt geeignet.)

 

Debitoren-Konto anhand einer Regel ermitteln (sog. benanntes Debitorenkonto)

Sollten bestimme Debitoren (wie A-Kunden, B2B-Kunden etc.) auf eigene Debitoren-Konten gebucht werden, ist dies regelbasiert über festzulegende eindeutige Merkmale des Kunden möglich.

 

Hinweis

Die Verwendung von Sammel- und benannten Debitorenkonten kann normalerweise problemlos kombiniert werden.

So lassen sich unter anderen Privatkunden als Sammeldebitor und Geschäftskunden auf separate Debitorenkonten buchen.

 

Erlöskontenlogik

Um eine Ausgangsrechnung korrekt zu verbuchen, wird nicht nur ein Debitorenkonto, sondern auch ein Erlöskonto benötigt.

Das Erlöskonto wird für jede Position der Ausgangsrechnung separat ermittelt.

Das gilt auch für die Konten, auf die Nebenleistungen gebucht werden.

 

Für die Ermittlung eines Erlöskontos können folgende Merkmale berücksichtigt werden:

Versendungsland

Lieferland bzw. Liefergebiet

Artikel-Nummer/Artikel-Bezeichnung

Steuersatz unter Berücksichtigung der Lieferschwelle bzw. des Versendungslandes

Unternehmereigenschaft des Kunden

 

Je nach Einstellung prüft Nexus bei der Verbuchung automatisch, ob ein auf der Rechnung ausgewiesener Steuersatz

– unter Berücksichtigung von Versendungs- und Lieferland, Lieferschwelle und Unternehmereigenschaft –

zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung auch gültig war.

Fehler werden somit frühzeitig erkannt und gelangen erst gar nicht bis in die Buchhaltung.

Nexus ist auch in der Lage, Rechnungen mit falsch ausgewiesener Umsatzsteuer zu verbuchen:

So werden Fehler und vor allem deren spätere Behebung in der Buchhaltung sauber und nachvollziehbar dokumentiert.

 

 

Nexus ist in der Lage OSS-und IOSS Transaktionen zu erkennen und zu verbuchen.

Lieferschwellenüberschreitungen können für jedes Land für einen bestimmten Stichtag festgelegt werden.

Die Überwachung der Lieferschwellen ist in Verbindung mit der Datev-Finanzbuchhaltung (Datev-Rewe) problemlos möglich

 

 

Amazon FBA / paneuropäischer Versand

Nexus kann auch Geschäftsvorfälle aus dem paneuropäischen Versand verbuchen. Dabei erfolgt die Versendung der Ware aus einem Lager, das sich nicht im gleichen Land befindet wie das Online-Handelsunternehmen (beispielsweise Amazon FBA Pan EU. Siehe hierzu auch Umsatzsteuer PAN EU)

 

Beispiel:
Ausgangsrechnung eines in Deutschland ansässigen Onlinehändlers an einen niederländischen Kunden, der die Ware aus einem polnischen Amazon-Lager erhält. Voraussetzung für die Verbuchung derartiger Geschäftsvorfälle ist die Bereitstellung von Liefer- und Versendungsland durch das vorgelagerte Warenwirtschaftssystem. Darüber hinaus kann Nexus anhand von einstellbaren Regeln nahezu jede gewünschte Erlöskontierung abbilden. Durch die Möglichkeit der differenzierten Verbuchung lassen sich sehr aussagekräftige Auswertungen erstellen, die den Händler dabei unterstützen, sein Unternehmen über die verschiedenen Verkaufskanäle hinweg exakt zu steuern. Vorteil für Steuerkanzleien: Es bietet sich hier die Möglichkeit, die Mandanten umfangreich und fundiert zu beraten!

 

 

Kein Klärungskonto

Alle bei der Verbuchung der Ausgangsrechnungen auftretenden Fehler müssen sofort in Nexus bereinigt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass die Ausgangsrechnungen bereits unterjährig vollständig und richtig gebucht sind. Aufgrund des mitunter hohen Belegaufkommens im Onlinehandel ist von Klärungskonten grundsätzlich abzuraten. Auf diesen sammeln sich mehr und mehr ungeklärte Fälle (wie Rechnungen, für die kein Debitorenkonto ermittelt werden konnte oder Zahlvorgänge zu denen keine Rechnung ermittelt werden konnte). Am Jahresende – zu diesem Zeitpunkt werden Klärungskonten häufig erst aufgelöst – sind die einzelnen Fälle oft nicht mehr nachvollziehbar. Oder der Aufwand für deren Bereinigung kann schnell in die Tausende Euro gehen – je nach Größe des Händlers. Besser ist es also Differenzen sofort und monatlich zu klären, um die Gesamtkosten für die Buchhaltung gering zu halten.

 

 

Buchung von Zahlungen

Ähnlich wie bei den Erlöskonten lässt sich auch für die Zahlungskonten eine differenzierte Logik für die Verbuchung der Zahlungen festlegen: neben dem reinen Zahlungskonto noch weitere Konten für die Verbuchung der Gebühren sowie anderer zahlmittelspezifischer Geschäftsvorfälle (z.B. Sicherungseinbehalte, Käuferkonflikte, Währungswechsel und Banktransits). Transaktionen in Fremdwährung können direkt in der Buchhaltung abgebildet und dort überwacht werden.

 

Amazon Marketplaces:

Neben der Buchung der Kundenzahlung können die seitens Amazon erhobenen Gebühren auf ein Sammelgebührenkonto oder nach bestimmten Gebührenarten getrennt gebucht werden. Zudem wird der durch Amazon gebildete Einbehalt erfasst und separat gebucht. Nicht saldenrelevante Transaktionsarten werden bei der Verbuchung berücksichtigt. Eine weitere Trennung in FBA- und versandbedingte Gebühren ist jederzeit möglich.

 

Amazon Payments:

Nexus unterstützt ebenfalls die Verbuchung der Kundenzahlungen über die Zahldienstleistung Amazon Payments. Auch hier erfolgt die Verbuchung der Kundenzahlung auf ein Verrechnungskonto – die Verbuchung der Gebühren gesammelt auf ein zentrales Gebührenkonto oder getrennt nach Gebührenarten auf verschiedene Gebührenkonten.

 

Klarna:

Der Klarna-Settlement-Report (Zahlungsavis) kann in Nexus direkt über einen API oder SFTP-Abruf eingelesen werden. Die eingehenden Kundenzahlungen werden über ein Verrechnungskonto und die damit verbundenen Gebühren auf ein zentrales Gebührenkonto gebucht.

 

PayPal / PayPal Plus:

Im Rahmen der Verbuchung von Paypal-Zahlungen und den damit anfallenden Gebühren werden Saldendifferenzen, Käuferkonflikte und Reservebildungen erfasst und zur Überwachung separat verbucht. Fremdwährungen werden auf eigenen Konten gebucht. Die Fremdwährungssalden können dadurch jederzeit problemlos kontrolliert werden. Zudem können versteckte Wechselgebühren ermittelt und separat gebucht werden.

 

Kaufland.de

Neben der automatischen Buchung der Kundenzahlungen, können Sie alle anfallenden Gebühren und sonstigen Geschäftsvorfälle auf eigene Konten verbuchen. Die Verbuchung der Gebühren und anderer Transaktionen wird von Ihnen durch einfach anzulegende Verbuchungsregeln gesteuert, wodurch Sie stets die Kontrolle über die Buchung des Real.de-Abrechnungsberichts behalten.

 

Fremdwährungen:

Die Kurse für Zahlungen in Fremdwährungen werden von Nexus anhand der gestellten Ausgangsrechnungen ermittelt. Dadurch wird der tatsächliche, für den Geschäftsvorfall anzuwendende Wechselkurs ermittelt. Versteckte (nicht ausgewiesene) Wechselgebühren können von Nexus berechnet und als Nebenleistungen des Geldverkehrs ausgewiesen werden: Ein weiterer wichtiger Faktor zur gezielten Steuerung Ihres Onlinehandels in ausländischen Märkten. Die ermittelten Fremdwährungskurse werden gegen die entsprechenden Umrechnungskurse der Bundesbank abgeglichen (sog. Korridorüberwachung). Abweichungen werden von Nexus bei der Verbuchung sofort angezeigt. Gängige Rechnungen sind bereits in Nexus implementiert. Sollten exotischere Währungen benötigt werden, können diese bei Bedarf hinzugefügt werden.

 

Kostenrechnung

Je nach rechnungsschreibendem System kann Nexus die erzeugten Buchungen mit Kostenstelleninformationen anreichern. Die Kostenstelle ist der Kanal, über den ein Umsatz getätigt wurde (wie z.B. Amazon). Bei der Verbuchung der Amazon Gebühren wird die Kostenstellenlogik ebenfalls berücksichtigt, so dass sich der um die Amazon Gebühren verminderte Umsatz leicht erkennen lässt.

 

Hinweis:

Die Kostenstellenrechnung in Nexus ist nur dann sinnvoll zu betreiben, wenn auch der Aufwand (= Wareneinkauf etc.) entsprechend gebucht wird.

Wenn Sie eine Kostenrechnung einrichten möchten, stehen wir Ihnen jederzeit gerne beratend zur Seite.

 

Umsatzsteuer / Amazon - PAN-EU

Über das Nexus-Umsatzsteuermodul können die Umsatzsteuerwerte aus Nexus über unseren Partner amavat in alle 28 EU-Staaten übermittelt werden.

Auch die manuelle Meldung durch den Händler selbst ist möglich.

Eine ausführliche Beschreibungen des Nexus-Umsatzsteuermoduls finden Sie im Abschnitt Umsatzsteuer / PAN EU

 


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