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Wenn Sie den ASCII-Export für die spätere Verarbeitung in Nexus nutzen, können Sie diesen direkt in die DATEV einspielen.
Die Übertragung kann sowohl manuell als auch über die DCO-Schnittstelle erfolgen.
1. Benutzerdefinierte Formatkonfiguration
Bevor Sie den ASCII-Export für die spätere Verarbeitung in Nexus herunterladen, muss eine Formatkonfiguration im ASCII-Export erfolgen.
Die Formatkonfiguration betrifft folgende Anpassungen:
- die Anpassung des Buchungstextes (zwingend erforderlich!)
- individuelle Debitorenkontierung wie bspw. Debitorenkonten nach Zahlarten (optional)
- individuelle Erlöskontierung, z.B. für das OSS-Meldeverfahren (optional)
Die o.g. Anpassungen können Sie entweder selbst durchführen oder den Easybill-Support damit beauftragen.
Falls Sie die Anpassungen selbst durchführen möchten, finden Sie alle benötigten Informationen im Easybill-Wiki:
- Dekodi Nexus - Export:
https://support.easybill.de/hc/de/articles/360021322139-Dekodi-Nexus-Export-Wiki
- Sammeldebitoren einstellen:
- Erlöskonten pro Lieferland einstellen:
Der Support von Easybill ist Ihnen bei der Konfiguration sehr gerne behilflich, benötigt hierfür jedoch einige Informationen von Ihnen:
- Kontaktieren Sie den Easybill-Support mit dem Betreff "Datev ASCII-Export mit Buchungstext für dekodi".
- Nennen Sie alle Zahlarten, die Sie Ihren Kunden anbieten. Die Zahlungsreferenzen können Sie über "Meine Firma" -> "Auswertungen" -> "Zahlungseingangsbuch" ermitteln.
Bitte geben Sie stets die Zahlart an, über die das Geld bei Ihnen auch tatsächlich eingeht (Beispiel Paypal+)
Abb. Zahlungseingangsbuch
- Nennen Sie in Absprache mit Ihrem Steuerberater die Debitorenkonten, die Sie vergeben möchten.
Easybill unterstützt Sammeldebitoren nach Verkaufskanal oder Zahlungsart.
Beispiel: Amazon = 10000, Paypal = 10100
- Nennen Sie - ebenfalls in Absprache mit Ihrem Steuerberater - die Sachkonten (Erlöskonten), die Sie vergeben möchten.
Easybill unterstützt die individuelle Vergabe von Erlöskonten je Zielland. Dies ist u.U. erforderlich, wenn Sie am OSS-Meldeverfahren teilnehmen.
Bitte machen Sie genaue Angaben je Zielland und Steuersatz, die bei Ihnen vorkommen können.
Beispiel: Lieferung nach CZ mit 21% (4000), 15% (4001), 10% (4002)
2. Durchführung ASCII-Export manuell
Nach der Anpassung können Sie den ASCII-Export wie folgt bereitstellen:
Navigieren Sie in der Menüleiste auf "Meine Firma" -> "Export" und definieren Sie den ASCII-Export für einen gewünschten Zeitraum.
Wichtig: Bitte wählen Sie unter Formatkonfiguration die richtige Einstellung aus!
Abb. Export
Abb. ASCII-Export mit Formatkonfiguration
Mit einem Klick auf "Export starten" wird die Datei im Menü unter "Hintergrundprozesse" bereitgestellt:
Abb. Hintergrundprozesse
Dort können Sie die Datei anschließend herunterladen:
Abb. Exporte
3. Durchführung Export über DCO
Sie können den Export auch elektronisch über die DCO-Schnittstelle der Datev durchführen.
Definieren Sie hierfür wie oben beschrieben den Export mit der richtigen Formatkonfiguration und dem benötigten Zeitraum.
Als Programm wählen Sie nun "DATEV XML-Schnittstelle online (Belegsätze)" aus:
Abb. DCO-Export
Der ASCII-Export mit den o.g. Anpassungen enthält nun einen angepassten Buchungstext. Zur Kontrolle finden Sie nachfolgend einige Beispiele getrennt nach Zahlarten:
PayPal: Buchungstext mit Übergabe einer Paypal-Transaktionsnummer mit Kundenname:
1/387PX4I98ER26//Max Mustermann
Amazon: Buchungstext mit Übergabe einer Amazon-Order-ID und dem Kundennamen:
2/028-6514005-2532328//Susi Sorglos
Amazon Pay: Buchungstext mit Übergabe einer Amazon-Order-ID und dem Kundennamen:
29/P02-1202853-8078327//Rudi Ratlos
EbayPayment: Buchungstext mit Übergabe einer Ebay-Bestell-Nr. sowie dem Ebay-Namen als mögliche Zuordnungskriterien
sowie dem Kundennamen als Zusatzinformation:
83/04-065044-83623/Musterknabe//Max Mustermann
Weitere Zahlarten bitte bei uns erfragen.