Mit dem dekodi-Lohnkonverter ist es möglich, verschiedene Allgemeine Informationen und auch Lohnkenner bereits im Datei- oder Tabellenblattnamen anzugeben.
Im Datei- bzw. Tabellennamen können folgende Informationen übergeben werden:
•Personal-Nr.
•Name des Mitarbeiters
•Abrechnungszeitraum
Der Dateiname muss allerdings in eckigen Klammern stehen, damit diese Informationen ermittelt werden.
Beim Tabellenname dürfen solche Klammern nicht verwendet werden.
Die Personal-Nr. und der Name des Mitarbeiters werden nur dann erkannt, wenn auch ein Abrechnungszeitraum angegeben wurde.
Die einzelnen Bestandteile des Datei- oder Tabellenblattnamens dürfen durch folgende Zeichen voneinander getrennt sein:
• Leerzeichen
•- (Bindestrich)
•, (Komma)
•. (Punkt)
Der Abrechnungszeitraum selbst kann ohne weitere Informationen angegeben werden. Er muss zwingend in der Form (M)M-(JJ)JJ angegeben werden.
Der Monat M kann ein oder zweistellig angegeben werden. Das Jahr J zwei oder vierstellig.
Monat und Jahr müssen zwingend durch einen Bindestrich voneinander getrennt werden.
Der Abrechnungszeitraum darf keine Leerzeichen enthalten.
Beispiele
Aus diesem Dateinamen wird der Abrechnungszeitraum Januar 2021 korrekt erkannt:
[Löhne dekodi GmbH 01-22].xlsx
Aus diesem Dateinamen wird aufgrund der Leerzeichen im Abrechnungszeitraum dieser nicht erkannt:
[Löhne dekodi GmbH 01 - 22].xlsx
Nur, wenn der Abrechnungszeitraum korrekt angegeben wurde, versucht der dekodi - Lohnkonverter aus dem restlichen Datei- oder Tabellennamen weitere Informationen auszulesen.
Enthält der restliche Name genau eine Zahl und einen zusammenhängenden Text, werden diese Informationen als Personal-Nr. und Name des Mitarbeiters interpretiert.
Das heißt, dass die einzelne Angabe der Personal-Nr. oder des Namens zwar möglich ist, aber vom Konverter jeweils nicht erkannt wird.
Beispiele Datei- oder Tabellenblattnamen:
[Kleinschmidt, Heiner, 2, 01-2022].xlsx
[2, Kleinschmidt, Heiner,01-2022].xlsx
Aus diesen beiden Dateinamen wird die Personal-Nr. 2, der Name Kleinschmidt, Heiner und der Abrechnungszeitraum Januar 2022 ausgelesen
[Niederlassung 3, Kleinschmidt, Heiner, 2, 01-2022].xlsx
Aus diesem Dateinamen wird nur der Abrechnungszeitraum ausgelesen, da es mehrere mögliche Personal-Nummern gibt.
[2, 01-2022].xlsx
Aus diesem Dateinamen wird nur der Abrechnungszeitraum ausgelesen, da es neben der möglichen Personal-Nr. (2) keine weiteren Textfelder gibt.
Dateiname
Damit diese Informationen sicher aus aus dem Dateinamen automatisch ausgelesen werden können, muss der Dateiname den folgenden Aufbau haben:
[Personalnummer xxxx (M)M-(JJ)JJ]
[...] eckige Klammern = nur innerhalb dieser wird der Dateiname automatisch ausgelesen und muss der Aufbau berücksichtigt werden
Personalnummer = Personal-Nr. des Mitarbeiters im Zielsystem
xxxx = beliebiger Text
M = Monat einstellig
MM = Monat zweistellig
JJ = Jahr zweistellig
JJJJ = Jahr vierstellig
Sofern nur die Lohnbewegungsdaten eines einzelnen Mitarbeiters eingespielt werden sollen: Die Personalnummer muss sich am Anfang des Dateinamens befinden.
Beispiele für gültige Dateinamen, sofern Personalnummer und Abrechnungszeitraum automatisch ausgelesen werden sollen:
[01 Mueller 06-2020], [1 Mueller 6-20], [01 Mueller 6-2020], [1 Mueller 06-2020]
Beispiele für gültige Dateinamen, sofern ausschließlich der Abrechnungszeitraum automatisch ausgelesen werden soll:
[Lohn 06-2020], [Lohn 6-2020], [Lohn 06-20]
Enthält Ihre Excel-Datei bzw. Ihre Lohntabelle mehr als einen Mitarbeiter, haben Sie jedoch im Dateinamen nur eine Personalnummer angegeben, so kommt es zu einer Fehlermeldung. Dieser Konflikt muss von Ihnen manuell korrigiert und die Tabelle neu eingespielt werden.
Beispiele: [Löhne Frankfurt 06-2020], [Löhne Frankfurt 6-2020]
Tabellenblattname
Für das Format des Tabellenblattnamen sind die gleichen „Regeln“ wie für das Format des Dateinamens gültig. Damit der Lohnkonverter aus dem Tabellenblattnamen automatisch die Personalnummer und den Abrechnungszeitraum auslesen kann, muss der Tabellenblattname einem der folgenden Formate entsprechen:
Personalnummer (M)M-(JJ)JJ
Sofern nur die Lohnbewegungsdaten eines einzelnen Mitarbeiters eingespielt werden sollen, muss sich die Personalnummer am Anfang des Dateinamens befinden.
Beispiele für gültige Dateinamen, sofern Personalnummer und Abrechnungszeitraum automatisch ausgelesen werden sollen:
01 Mueller 06-2020, 1 Mueller 6-20, 01 Mueller 6-2020, 1 Mueller 06-2020
Beispiele für gültige Dateinamen, sofern ausschließlich der Abrechnungszeitraum automatisch ausgelesen werden soll:
Lohn 06-2020, Lohn 6-2020, Lohn 06-20
Abb. Beispiele für gültige Tabellenblattnamen
Enthält Ihre Excel-Datei bzw. Ihre Lohntabelle mehr als einen Mitarbeiter, haben Sie jedoch im Tabellenblattnamen nur eine Personalnummer angegeben, so kommt es zu einer Fehlermeldung. Dieser Fehler muss von Ihnen manuell korrigiert und die Tabelle muss neu eingespielt werden.
Generell müssen die Angaben auf allen Ebenen (Dateiname, Tabellenblattname, Kopfbereich, Datenbereich) konsistent sein, sofern sie angegeben wurden. Andernfalls kommt es zu Fehlern/Konflikten, die ausgebessert werden müssen, damit korrekte Lohnbuchungen erzeugt werden.