Um die allgemeinen Einstellungen eines Mandanten festzulegen, klicken Sie im Strukturbaum auf den Eintrag Einstellungen - Allgemein.
Abb. Allgemeine Einstellungen eines Mandanten
Für die Einstellungen stehen Ihnen die nachfolgend aufgeführten Eingabe- bzw. Auswahlfelder.
Bitte beachten Sie, dass standardmäßig nur die Eingabe- bzw. Auswahlfelder angezeigt werden.
Felder, die seltener benötigt werden, sind ausgeblendet. Um alle Felder ein- bzw. auszublenden, klicken Sie bitte auf das Symbol 
und wählen anschließend
den Menüpunkt Erweiterte Einstellungen ein- / ausblenden.
Name
Hier können Sie eine Kurzbezeichnung des Mandanten eingeben. Der hier erfasste Name wird in der Mandantenliste, über die Sie einen Mandanten auswählen und zur Bearbeitung öffnen, angezeigt.
Mandanten-Nr.:
Hier geben Sie die Nummer des Mandanten im empfangenden Finanzbuchhaltungssystem ein. Wird hier eine falsche Mandanten-Nr. eingetragen, können die von Nexus erzeugten Buchungsdateien u. U. nicht in das empfangende Finanzbuchhaltungssystem eingelesen werden.
ID
Die Identifikations-Nr. ist eine eindeutige, vom dekodi Zentralrechner vergebene Nummer. Diese ID erscheint später auch auf der Rechnung, die Sie von dekodi erhalten. Damit können Sie genau nachvollziehen, wie viele Transaktionen für das jeweilige Mandat abgerechnet wurden.
Land
Über diese Klappbox wählen Sie aus, in welchem Land der Mandant seinen fiskalischen Sitz hat. Voreingestellt ist DE (Deutschland). Wenn Ihr Unternehmen in Österreich ansässig ist, können Sie AT als Land einstellen. Damit wird Nexus zum "Österreicher" und wendet auf die Verbuchung inländischer Umsätze die jeweils geltenden österreichischen Steuersätze an.
Abweichende Datev-Berater-Nr.
Sollte der Mandant unter einer anderen Datev-Berater-Nr. geführt werden, als in den Haupteinstellungen von Nexus hinterlegt ist, ist diese in dieses Feld einzutragen.
Sachkontenlänge
Hier wird die maximale Länge der Sachkonten, so wie sie in der Finanzbuchhaltung eingestellt ist, eingegeben. Der Standardwert sind 4 Stellen.
Hinweis
In Datev müssen Personenkonto-Nummern immer eine Stelle länger sein als Sachkonten. Sind die Sachkonten mit 4 Stellen angegeben, werden die Personenkonten mit 5 Stellen ausgewiesen.
Da Nexus hauptsächlich mit div. Debitorenkonten arbeitet, sind 5-stellige Personenkonten ausreichend.
Sofern Sie in den programmübergreifenden Einstellungen ein anderes Finanzbuchhaltungssystem (z. B. Datev-kompatibel) eingestellt haben, können
auch andere Kombinationen aus maximaler Länge der Sachkonten und der Länge Personenkonten zulässig sein.
Debitorenkonten von / bis
Geben Sie hier den Bereich an, der in Datev-Rewe für debitorische Personenkonten (Kunden) vorgesehen ist. Als Standard wird der Bereich 10000 - 69999 vorgeschlagen.
Wichtiger Hinweis
Bitte beachten Sie, dass alle Sachkonten, die Sie im Verlauf der Einrichtung in Nexus angeben, auch in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem vorhanden sein müssen.
Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie die Konten entsprechend anlegen bzw. umbenennen.
Die Personenkontenbeschriftungen können von Nexus via Datev-Datei an das Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden, so dass diese innerhalb des Finanzbuchhaltungssystems nicht gesondert angelegt werden müssen.
Erzeugung von Buchungsdateien protokollieren
Über diese Klappbox legen Sie fest, ob für die Erzeugung von Buchungsdateien ein Verarbeitungsprotokoll angelegt werden soll oder nicht.
Im Sinne einer einer GoBD-konformen Verarbeitung empfehlen wir dringend, die vollständige Protokollierung der Buchungsdatenerzeugung.
Bitte beachten Sie, dass die Protokollierung der erzeugten Dateien nur möglich ist, wenn auch die Archivierung der Daten aktiviert ist.
Festschreibungskennz. in Datev-Dateien setzen
Hier legen Sie fest, ob die von Nexus erzeugten Datev-Dateien mit Festschreibungskennzeichen erstellt werden oder nicht.
Die hier getroffene Einstellung ist nur ein Vorschlag, der im Exportdialog jederzeit geändert werden kann.
OSS-Buchungslogik anwenden / EU -> Inland über OSS melden
Diese Kenner bewirken, dass Nexus OSS-Sachverhalte erkennt und die entsprechende Buchungslogik anwendet.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Buchungslogik Rechnungschreibende Plattformen - OSS Logik.
Über diesen Kenner kann eingestellt werden, ob und über welche Methode das umsatzsteuerliche Leistungsdatum ermittelt.
Das ermittelte Leistungsdatum wird in das gleichnamige Feld des Buchungssatzes übergeben und auch in die von Nexus erzeugten Datev-Dateien ausgegeben.
Folgende Einstellmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
•Leistungsdatum nicht ermitteln. Nexus ermittelt keine Leistungsdatum und übergibt auch keine entsprechenden Informationen in die erzeugten Buchungssätze
•Leistungsdatum = Belegdatum Nexus übergibt das Belegdatum zusätzlich im Feld Leistungsdatum. Diese Einstellung ergibt nur dann Sinn, wenn Sie das Leistungsdatum
•innerhalb Ihres Finanzbuchhaltungssystems auch verwenden
•Leistungsdatum berechnen (1): Nexus wertet das Zahl- und das Versendungsdatum aus. Das jeweils früheste Datum wird dann als Leistungsdatum eingesetzt.
Konnte das Leistungsdatum nicht ermittelt werden, setzt Nexus das Belegdatum (Rechnungs- bzw. Rechnungskorrekturdatum) als Leistungsdatum ein.
•Leistungsdatum berechnen (2): Nexus wertet das Bestell-, Zahl- und das Versendungsdatum aus.
Konnte das Leistungsdatum aus Zahl- oder Versendungsdatum nicht ermittelt werden, setzt Nexus das Bestelldatum als Leistungsdatum ein.,
Konnte auch das Bestelldatum nicht ermittelt werden, setzt Nexus das Belegdatum (Rechnungs- bzw. Rechnungskorrekturdatum) als Leistungsdatum ein.
Hinweise
•Das Leistungsdatum kann nur dann korrekt ermittelt werden, wenn im Vorsystem korrekt gearbeitet wird und die entsprechenden Datumsfelder befüllt sind.
•Es empfiehlt sich, entsprechende stichprobenartige Kontrollen des Leistungsdatums durchzuführen.
•Wenn Sie das Leistungsdatum verwenden möchten, setzen Sie sich bitte unbedingt mit Ihrer Steuerberatungskanzlei in Verbindung.
•Bei einem größeren zeitlichen Abstand zwischen Leistungs- und Rechnungsdatum kann es durchaus sinnvoll sein, gesonderte Anzahlungsrechnungen zu schreiben.
•Nicht jedes Finanzbuchhaltungssystem unterstützt das Leistungsdatum. Ggf.. muss die Verwendung des Leistungsdatums entsprechend aktiviert werden.
•Die Verwendung des Leistungsdatums in der Finanzbuchhaltung kann weitreichende Folgen - insbesondere auf die Umsatzsteuervoranmeldungs- und OSS-Daten haben!
Kennwort für ZIP-Dateien
Dieses Feld ist nur in den erweiterten Einstellungen sichtbar.
Da Onlinehandelsdaten praktisch immer auch personenbezogene Daten sind, ist es nicht mehr möglich, die von Nexus erzeugten Buchungsdateien
zu komprimieren, ohne diese komprimierten Dateien mit einem Kennwort zu schützen.
Wenn Sie die von Nexus erzeugten Buchungsdaten komprimieren lassen, müssen Sie für die erzeugte ZIP-Datei ein Kennwort mit mindestens 10 Zeichen Länge
vergeben. Das Kennwort darf keine Leerzeichen enthalten.
Kostenstellen verwenden
Dieses Feld ist nur in den erweiterten Einstellungen sichtbar.
Dieser Kenner muss aktiviert werden, wenn die von Nexus erzeugten Buchungen mit Kostenstelleninformationen erzeugt werden sollen. Kostenstelle ist dabei immer die jeweilige Verkaufsplattform, Kostenträger ist ein Artikel oder eine Artikelgruppe. Eine Vollkostenrechnung erhalten Sie dann, wenn im kreditorischen Bereich ebenfalls auf Kostenstellen und Kostenträger gebucht wird.
Beginn / Ende Wirtschaftsjahr
Dieses Feld ist nur in den erweiterten Einstellungen sichtbar.
Hier legen Sie den Beginn und das Ende des Wirtschaftsjahres fest. Das Wirtschaftsjahr muss in der Form TT.MM. - TT.MM. eingegeben werden.
Standardmäßig ist das Feld mit dem Wert 01.01- 31.12. vorbelegt.
Nexus unterstützt sowohl abweichende als auch Rumpfwirtschaftsjahre. Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen:
- Ein Rumpfwirtschaftsjahr kann an einem beliebigen Tag beginnen, muss aber immer am letzten Tag eines Monats enden.
- Sollte ein Wirtschaftsjahr im Februar beginnen oder enden, kann als letzter Tag immer nur der 28.2. eingegeben werden.
Im Falle eines Schaltjahres erkennt Nexus dies automatisch und setzt den Beginn bzw. das Ende des Wirtschaftsjahres auf den 29.2.
Erkennungsregeln für Zahlsysteme anzeigen
Dieses Feld ist nur in den erweiterten Einstellungen sichtbar.
Wird dieser Kenner gesetzt, werden im Strukturbaum bei allen Zahlplattformen, die individuelle Erkennungsregeln unterstützen die entsprechenden
Symbole eingeblendet. Über individuelle Erkennungsregeln kann der Anwender - über die Nexus - Programmlogik hinaus - festlegen, wie und anhand welcher
Kriterien eine Zahlung einer Rechnung zugeordnet werden soll.
Daten automatisch löschen, wenn älter als x Monate
Hier erfassen Sie, über wie viele Monate hinweg Nexus importierte Daten behalten soll. Alle Daten, deren Belegdatum älter ist als das Tagesdatum abzüglich des eingegebenen Monatswertes, werden von Nexus automatisch gelöscht.
Als Standardwert sind 14 Monate hinterlegt. Dieser Wert sollte auf 3 Monate herabgesetzt werden, sobald alle Altdaten aufgearbeitet sind und nur noch die laufende (monatliche) Buchhaltung mit Nexus bearbeitet wird.
Hinweis
Werden Importdaten zu lange in Nexus gespeichert, führt dies zu sehr langen Lade- und Speicherzeiten. Sofern die Archivierung der Importdaten aktiviert wurde, können Sie jederzeit auf die archivierten Daten zugreifen, sodass Sie die Datenhaltedauer in Nexus entsprechend verkürzen können (i. d. R. sind 3 Monate mehr als ausreichend)
Standard Import-Verzeichnis
Hier legen Sie das Verzeichnis fest, indem die zu verarbeitenden Dateien der verschiedenen Internetplattformen stehen. Zur Wahrung der Übersicht, sollte für jeden Mandanten ein eigenes Importverzeichnis angelegt werden. Wenn Sie nur einen einzigen Mandanten mit Nexus verarbeiten, ist es durchaus sinnvoll, den Download-Ordner Ihres Rechners als Standard-Importverzeichnis anzugeben.
Über diese Schaltfläche können Sie den Windows-Explorer zur Auswahl des Verzeichnisses aufrufen.
Das Verzeichnis kann außerdem als UNC-Pfad angegeben werden.
Standard Export-Verzeichnis
Zur Wahrung der Übersicht, sollte für jeden Mandanten ein eigenes Exportverzeichnis angelegt werden.
Über diese Schaltfläche legen Sie das Verzeichnis fest, in dem die von Nexus erzeugten Datev-Dateien abgelegt werden sollen.
Das Verzeichnis kann auch als UNC-Pfad angegeben werden.
Dateien nach Import archivieren
Wenn Sie diesen Kenner setzen, verschiebt Nexus eine Datei nach erfolgreichem Import in das Archiv-Basis-Verzeichnis. Dadurch können die Importdaten geordnet archiviert werden und das Standard-Importverzeichnis wird nicht mit Alt-Dateien überfrachtet.
Archiv-Basis-Verzeichnis
Zur Wahrung der Übersicht, sollte für jeden Mandanten ein eigenes Archiv-Verzeichnis angelegt werden.
Über diese Schaltfläche legen Sie das Verzeichnis fest, in dem die Dateien nach erfolgreichem Import verschoben werden.
Das Verzeichnis kann auch als UNC-Pfad angegeben werden.
Abweichender Datev-Datenpfad
Sollte der ausgewählte Mandant eine andere Datev Finanzbuchhaltung verwenden, als in den allgemeinen Programmeinstellungen hinterlegt ist, geben Sie über diese Schaltfläche den Pfad dazu an.
Dieses Feld ist nur in den erweiterten Einstellungen sichtbar. Das Verzeichnis kann auch als UNC-Pfad angegeben werden.
Hinweis
Die Archivierungsfunktion von Nexus sollte auf jeden Fall genutzt werden. Während der ersten Konvertierungsversuche empfiehlt es sich jedoch, den Kenner Daten nach Import archivieren zu deaktivieren.
Dadurch kann eine Importdatei problemlos mehrfach eingelesen werden, ohne dass diese erst aus dem Archivverzeichnis wieder in das Importverzeichnis verschoben werden muss.
Achtung
Bitte beachten Sie, dass Import-, Export- und Archiv-Verzeichnis jeweils unterschiedlich sein müssen.
Ansonsten kann es zu unbeabsichtigtem Löschen von Daten kommen.
Beispiel
Die drei Verzeichnisse sollten immer unter einem Mandantenverzeichnis gruppiert werden:
Abb. Verzeichnisstruktur für die Datenspeicherung eines Mandanten