Amazon ist sowohl Verkaufsplattform (im Sinne einer verwalteten Plattform), als auch Zahlplattform. Dieser Abschnitt behandelt ausschließlich die für die Verbuchung von Amazon-Zahlungen angewandte Buchungslogik. Die in diesem Abschnitt beschriebene Logik gilt auch für die Zahlplattform Amazon-Payments Europe, jedoch nicht für Amazon Pay.
Buchhalterisch betrachtet, handelt es sich bei den regelmäßigen Auszahlungen von Amazon an den Onlinehändler um ein Zahlungsavis. Das bedeutet, dass die Zahlung in einer Summe erfolgt und die Zusammensetzung der Gesamtsumme in einem separaten Schriftstück, dem sogenannten Avis erfolgt. Im Zusammenhang mit Amazon ist das Avis der aus der entsprechenden Amazon-Sellercentral heruntergeladene Abrechnungsbericht (Siehe hierzu auch Datenbereitstellungsbuch - Datenbereitstellung aus Vorsystemen - Amazon).
Nexus prüft automatisch, ob die in der Abrechnungsdatei ausgewiesene Gesamtsumme der Summe der Einzelpositionen der Abrechnungsdatei entspricht. Ist dies nicht der Fall, wird ein entsprechender Fehler gemeldet.
Die Verbuchung des Amazon-Abrechnungsberichtes ist im Grunde recht einfach. Alle Vorgänge, die durch die Abrechnung bezahlt werden, bucht man gegen ein eigenes Verrechnungskonto. Anschließend wird der entsprechende Zahlungseingang ebenfalls auf diese Verrechnungskonto gebucht. Ist das Verrechnungskonto danach ausgeglichen, ist die Amazon-Abrechnung vollständig verbucht.
Die Amazon-Buchungslogik muss auch nur drei Arten von Geschäftsvorfällen abdecken:
1.Zahlung / Gutschrift mit Bezug auf Rechnung schreibende Plattform
2.Zahlung / Erstattung von Gebühren ohne Bestellbezug
3.Anpassung des laufenden Einbehaltes (Current Reserve Amount)
Eine Amazon-Abrechnung kann sowohl in Euro als auch in Fremdwährung erfolgen. Für den Fall, die Amazon-Abrechnung in Fremdwährung erfolgt, führt Nexus eine entsprechende Umrechnung durch.
Ähnlich wie bei PayPal beherrscht Nexus die Verbuchung von Amazon-Abrechnungen auch alleinstehend, d. h. ohne Bezug auf eine Rechnung schreibende Plattform. In diesem Fall werden alle Zahlungen bzw. Gutschriften auf ein entsprechendes Erlöskonto gebucht.
Abb. Auszug aus einer von Nexus eingelesenen und aufbereiteten Amazon-Abrechnungsdatei (Amazon-Importdaten)
Die in einem Amazon-Zahlungsavis enthaltenen zu verbuchenden Beträge bucht Nexus per Grundeinstellung auf verschiedene Konten.
Amazon Geschäftsvorfall |
Verbuchung erfolgt auf Konto: |
Zahlung eine Rechnung / Erstattung einer Rechnungskorrektur |
Debitorenkonto des entsprechenden Beleges. Erlöskonto, wenn nicht gegen offene Posten gebucht wird |
Amazon Gebühren |
Gebührenkonto Eine weitere Unterscheidung nach Gebühren für Versand und Gebühren für FullFillment ist möglich |
Amazon Sicherungseinbehalte |
Konto laufende Einbehalte |
Die Erkennung und Einordnung der jeweiligen Geschäftsvorfälle nimmt Nexus selbstständig vor (neue Geschäftsvorfälle
werden online über die dekodi-Cloud bereitgestellt).
Bestimme Geschäftsvorfälle (z. B. die MarketplaceFacilitator-Tax kann Nexus nicht auf eines der vorgegebenen Konten buchen.
Versucht man, ein Amazon-Zahlungsavis mit einem solchen unbekannten Geschäftsvorfall zu verbuchen, bricht Nexus den
Vorgang mit der Meldung, das das zu verbuchende Zahlungsavis unbekannte Geschäftsvorfälle enthält, ab.
In einem solchen Fall muss der betreffende Geschäftsvorfall mittels einer vom Benutzer anzulegenden Kontierregel verbucht werden.
Wie man eine solche Kontierregel anlegt, ist im Abschnitt Kontierregeln beschrieben.
!!Achtung!!
Die Einordnung bestimmter Amazon-Belastungen als Gebühr durch Nexus ist lediglich als Vorschlag zu verstehen.
Prüfen Sie deshalb immer, ob die Buchungen auf die in den Amazon-Einstellungen hinterlegten Konten korrekt sind.
Ist dies nicht der Fall, muss eine eine entsprechende Kontierregel hinterlegt werden.
Prüfen Sie die bebuchten Konten immer gegen die von Amazon bereitgestellten Abrechnungsunterlagen (Gebühren-Rechnung, Settlement-Report, VAT-Report).