Viele Zahlsysteme enthalten Geschäftsvorfälle, die keinen Kundenbezug haben.
Solche Geschäftsvorfälle sind z. B. Lieferantenzahlungen, Mietzahlungen, Abbuchungen / Überweisungen von Zahlungsdienstleistern usw.
Um auch hier einen möglichst hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, stellt Nexus sogenannte Kontierregeln zur Verfügung.
Mittels einer Kontierregel hat der Anwender die Möglichkeit, die Verbuchung einzelner Zahlungstransaktionen anhand bestimmter Kriterien vorzugeben.
Nexus unterstützt die Kontierregeln für mehrere Zahlungssystemen, weshalb deren Erläuterung in diesem Abschnitt zentral erfolgt.
Ob eine bestimmte Zahlplattform Kontierregeln unterstützt, ist unschwer am entsprechenden Eintrag im Strukturbaum zu erkennen:
Abb. Aufruf der Kontierregeln für ein Bankkonto
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Buchungsgeschwindigkeit in Abhängigkeit von Häufigkeit und Umfang der Komplexität der hinterlegten
Buchungsregeln abnehmen kann.
Bitte beachten Sie, dass die nachfolgenden Kontierregeln exemplarisch für ein Bankkonto angelegt werden.
Nachdem Sie den entsprechenden Eintrag im Strukturbaum angeklickt haben, erscheint der Eingabebereich für die Kontieregeln.
Abb. Leerer Kontierregelbereich
Aufbau einer Kontierregel
Der Aufbau einer Kontierregel ist denkbar einfach
Eine Krontierregel hat einen Namen und eine Gültigkeit
Eine Kontierregel besteht aus mehreren Teilregeln.
Wenn diese Teilregeln in ihrer Gesamtheit zutreffen, dann werden die der Kontierregel zugeordneten Buchungen ausgeführt.
Für die Verwaltung der Kontierregeln stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neue Kontierregel zu erfassen.
Um eine bereits vorhandene Kontierregel zu bearbeiten, klicken markieren Sie die jeweilige Regel und klicken anschließend
auf diese Schaltfläche.
Klicken Sie hingegen auf diese Schaltfläche, wird eine zuvor ausgewählte Kontierregel endgültig gelöscht.
Neue Kontierregel anlegen
Um eine neue Kontierregel anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Im nun erscheinenden Dialog können Sie die Basisdaten der Kontierregel erfassen:
Abb. Neue Kontierregel
Folgende Felder sind zu befüllen:
Beschreibung
Geben Sie hier eine eingängige (sprechende) Beschreibung der Kontierregel an.
Aktiv
Bei Bedarf, z. B. zu Testzwecken besteht die Möglichkeit, eine Kontierregel außer Kraft zu setzen.
Damit die Kontierregel bei der Verbuchung der Transaktionsdaten des Zahlsystems berücksichtigt wird, muss der Kenner Aktiv gesetzt sein.
Gültig von / Gültig bis
In diesen beiden Feldern erfassten Sie die Gültigkeit der Kontierregel.
Diese wird z. B. für die automatische Verbuchung von wiederkehrenden Zahlungen benötigt.
So kann z. B. verhindert werden, dass eine Leasingrate versehentlich über das vereinbarte Vertragsende hinaus verbucht wird.
Ausführungspriorität
Sie können beliebig viele Kontierregeln anlegen. Die Reihenfolge der Ausführung wird über die Ausführungspriorität bestimmt.
Die Priorität reicht von 0 (niedrigste) bis zu 5999 (höchste).
Wird eine Zahlungstransaktion von einer Regel erfasst, werden alle Regeln, die auf diese Transaktion zutreffen, aber eine niedrigere Priorität haben,
nicht mehr berücksichtigt.
Zuletzt ausgeführt
Dieses Feld informiert Sie darüber, wann eine Regel letztmals angewendet wurde.
Dadurch erkennen Regeln, die unwirksam sind, sehr schnell und können diese anpassen oder ggf. löschen.
Über diese Schaltfläche können Sie die selten benötigte Einstellungen einer Kontierregel einblenden:
Abb. Erweiterte Einstellungen einer Kontierregel
Über die erweiterten Einstellungen der Kontierregel können Sie den Ausführungszeitpunkt der Regel einstellen.
Bei der Verbuchung von Zahlungsinformationen arbeitet Nexus je nach Zahlplattform unterschiedliche Logikstrecken ab.
Unterstützt die Zahlplattform keine Bezahlung von Lieferanten, dann gilt die im Abschnitt Ausführungszeitpunkt Standard beschriebene Logik.
Unterstützt die Zahlplattform die Bezahlung von Lieferanten finden Sie entsprechende Logikstrecke im Abschnitt Ausführungszeitpunkt mit Lieferantenzahlungen.
Teilregeln verwalten
Nachdem Sie die Grundangaben der Regel erfasst haben, bestätigen Sie diese über einen Klick auf die Schaltfläche OK.
Abb. Übersicht Kontierregeln mit einer Kontierregel, für die nur die Grundangaben erfasst wurden
Nachdem die Grundangaben zu der Kontierregel erfasst wurden, müssen nun die einzelnen Teilregeln (sog. Wenn-Teil) der Kontierregel erfasst werden.
Für die Bearbeitung der Teilregeln stehen die gleichen Schaltflächen wie für die Bearbeitung der Grundangaben der Kontierregeln zur Verfügung.
Sobald Sie per Mausklick auf das entsprechende Symbol eine neue Teilregel anlegen, erscheint dieser Bearbeitungsdialog:
Abb. Leerer Bearbeitungsdialog für eine Erfassungsregel
Eine Kontierregel trifft dann zu, wenn alle Teilregeln dieser Kontierregel zutreffen.
Mehrere Teilregeln können mittels der logischen Operatoren UND bzw. ODER verknüpft werden.
Wichtiger Hinweis!!
Bitte beachten Sie, dass UND eine höhere Priorität hat als ODER (entspricht Punkt vor Strich)
Beispiel falsch
Wenn Feld1 = A UND Feld2=B oder Feld2=C
In diesem Fall wird erst geprüft, ob Feld1 = A ist UND Feld2 = B dann wird dieses Ergebnis mit Feld2 = C verknüpft.
Da Feld2 B sein muss greift die Regel immer nur dann, wenn Feld1 = A und Feld2 = B.
Beispiel richtig
Wenn Feld1 = A UND (Feld2=B oder Feld2=C)
Hier wird erst der Klammerausdruck mit den beiden Feldwerten für Feld2 ausgewertet und anschließen mit dem Ergebnis
der Auswertung des Ausdrucks Feld1 = A verknüpft. Die Regel erkennt nun beide für Feld2 zulässigen Werte.
Nachfolgend werden die einzelnen Eingabefelder und Funktionen des Teilregeldialogs erläutert:
Verknüpfung zur vorherigen Teilregel
Dieses Auswahlfeld wird erst ab der zweiten Teilregel eingeblendet.
Über die Wahl des entsprechenden Verknüpfungsoperators (UND / ODER) legen Sie fest, wie
die aktuelle Teilregel mit der vorherigen Teilregel verknüpft wird.
Position
Dieses Feld zeigt an, an welcher Stelle der Kontierregeln eine Teilregel steht.
Mittels der beiden Schaltflächen neben der Positionsangabe kann die jeweilige Position nach oben bzw. unten verschoben werden.
Die Position kann logischerweise
Klammer auf / Klammer zu
Durch die Eingabe von öffnenden "(" bzw. schließenden Klammern ")" können bestimmte Teilregeln zusammengefasst.
Bei der Auswertung der Regel werden die in Klammern gefassten Regeln zuerst ausgewertet.
Die Klammerung hat praktisch die selbe Funktion wie in der Mathematik. Bitte beachten Sie, dass die Angabe von Klammern
nicht zwingend erforderlich ist.
Bezugsfeld
Das Bezugsfeld bezeichnet das Feld der Zahlungsplattform, das die Teilregel auswerten soll.
Das gewünschte Bezugsfeld können Sie bequem über die Klappbox auswählen.
Operator
In diesem Auswahlfeld legen Sie die Funktion fest, die auf das Bezugsfeld angewendet werden soll.
Die jeweils zur Verfügung stehenden Funktionen hängen vom Typ des Feldes ab (Zahl, Text, Datum etc.)
Feldwert
Die meisten Operatoren verlangen einen Vergleichswert, ohne den die Teilregel nicht ausgeführt werden kann.
Dieser Feldwert muss von Hand erfasst werden.
Nachdem Sie eine Teilregel vollständig erfasst haben, speichern Sie diese durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
Merke
Eine Teilregel trifft dann zu, wenn der Ausdruck aus Bezugsfeld, Operator und Feldwert wahr ist.
Nachfolgend eine Teilregel, die wahr ist, sobald der Verwendungszweck einer Bankauszugsposition den Wert "Amazon" enthält.
Abb. Teilregel, die wahr ist, wenn der Verwendungszweck das Wort "Amazon" enthält.
Teilregeln werden in der Übersicht angezeigt:
Abb. Kontierregeln-Übersicht mit erfasster Teilregel
Nun können Sie eine weitere Teilregel erfassen:
Abb. Zweite Teilregel, die mit der ersten per UND verknüpft ist
In der Übersicht werden die beiden Teilregeln so dargestellt:
Abb. Kontierregelübersicht mit einer aus zwei Teilregeln bestehenden Kontierregel
Im obigen Beispiel trifft die Kontierregel "Amazon DE" nur dann zu, wenn der Verwendungszweck den Text "Amazon" enthält und gleichzeitig Geld auf
dem Bankkonto eingeht.
Nachdem der "Wenn"-Teil der Kontierregel definiert ist, muss nun der "Dann"-Teil festgelegt werden.
Dies erfolgt im Abschnitt Buchungen. Auch hier stehen - wie für die Basisdaten und die Teilregeln - drei Schaltflächen
für neue Buchung anlegen, Buchung bearbeiten und löschen zur Verfügung.
Jede Kontierregel kann beliebig viele Buchungen ausführen.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Nexus die Logik der von Ihnen hinterlegten Buchungssätze nicht prüfen kann.
Achten Sie insbesondere darauf, einen Betrag nicht mehrfach zu verbuchen.
Buchungsaktionen verwalten
Um eine neue Buchung anzulegen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
Nexus öffnet nun den Dialog für die Bearbeitung der Buchungen:
Abb. Leerer Dialog für die Erfassung einer Buchung zu einer Kontierregel
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Gültigkeitsbereiche für Buchungsschlüssel, Konten und Kostenstellen, ebenso wie die maximal zulässigen Längen
der verschiedenen Textfelder von dem in den Allgemeine Programmeinstellen eingestellten Buchhaltungssystem abhängig sind.
Für die Erfassung einer Buchung stehen Ihnen folgende Schaltflächen und Funktionen zur Verfügung:
Über diese Schaltfläche werden selten benötige Auswahl und Eingabefelder angezeigt (sog. erweiterte Einstellungen)
Wird die zugrundeliegende Plattform in Fremdwährung geführt, sind die erweiterten Einstellungen IMMER sichtbar
und können auch nicht mehr ausgeblendet werden.
Beschreibung
Gegen Sie hier bitte eine eingängige (sprechende) Beschreibung für den Buchungssatz an.
Betrag nicht buchen
Dieser Kenner ist im Normalfall nur sichtbar, wenn die erweiterten Einstellungen eingeblendet sind.
Wird dieser Kenner gesetzt, wird der im Feld Betrag angegebene Betrag nicht gebucht.
Dieser Kenner wird nur benötigt, wenn eine Zahlungstransaktion aus mehreren einzelnen Beträgen besteht und
ein bestimmter Betrag dieser Zahlungstransaktion nicht gebucht werden soll.
Betrag Vorzeichenwechsel durchführen
Dieser Kenner ist im Normalfall nur sichtbar, wenn die erweiterten Einstellungen eingeblendet sind.
Wird dieser Kenner gesetzt, wird der zu verbuchende Betrag mit dem Faktor -1 multipliziert.
Dies bewirkt einen Wechsel des Soll/Haben-Kennzeichens.
Betrag in EUR umrechnen
Dieser Kenner ist IMMER sichtbar, wenn die zugrundeliegende Zahlungsplattform
Dieser Kenner kann nur gesetzt werden, wenn die zu verbuchenden Zahlungstransaktionen in Fremdwährung erfolgen.
Wird der Kenner gesetzt, wird der zu verbuchende Betrag zum Buchungsdatum zum entsprechenden Bundesbank-
wechselkurs in Euro umgerechnet.
Fremdwährungsbankkonto buchen
Bei Zahlplattformen, die in Fremdwährung abgerechnet werden und die nur über ein einziges Bankkonto in Fremdwährung verfügen,
wird automatisch zu jeder regelbasierten Buchung eine entsprechende statistische Buchung in Fremdwährung erzeugt (z. B. bei Amazon).
Bei Zahlplattformen, die über mehrere Bankkonten in Fremdwährung verfügen können (z. B. PayPal) werden diese Buchungen nicht
automatisch erzeugt. Der Anwender muss die Fremdwährungsbuchungen als jeweils gesonderte auszuführende Buchung anlegen.
Betrag
In diesem Feld wird der zu verbuchende Betrag hinterlegt. Dies kann ein fester Betrag (Zahl) sein, aber auch
ein entsprechendes Feld aus der Zahlungstransaktion. Die Felder der Zahlungstransaktion werden in Form
von Platzhaltern (#Platzhalter#) über das Kontextmenü (rechte Maustaste) eingefügt.
Ein positiver Betrag wird im Soll des Kontos, ein negativer im Haben gebucht.
BU-Schl.
Falls erforderlich, können Sie hier den zum Gegenkonto gehörenden Buchungsschlüssel hinterlegen.
Gegenkonto
Hier geben Sie das Gegenkonto der Buchung an.
Beleg 1
Hier können Sie entweder einen von Ihnen festgelegten Wert oder einen Platzhalter für einen Wert aus der
Zahlungstransaktion einsetzen (Kontextmenü, rechte Maustaste). Bitte beachten Sie, dass nicht alle Zahl-
plattformen entsprechende Platzhalter zur Verfügung stellen.
In Datev stellt das Belegfeld 1 das Feld für die Verwaltung der OP-Nr. dar.
Beleg 2
Die Verwendung des Feldes Beleg 2 erfolgt analog der Verwendung von Beleg 1.
Bitte beachten Sie, dass die Verwendung von Beleg 2 in Verbindung mit der Finanzbuchhaltung Datev-Rewe
nur sehr eingeschränkte eingaben zulässt.
Konto
Hier geben Sie das Konto der Buchung an.
Buchungstext
Hier können Sie einen beliebigen Buchungstext eingeben.
Dieser kann bei Bedarf durch entsprechende Platzhalter ergänzt werden.
Bei der Ersetzung des Platzhalters im Rahmen der Verbuchung wird der Inhalt ggf. auf die maximal zulässige Länge
des Buchungstextes gekürzt.
EU-Land/USt.-Ident.-Nr.
In diesem Feld können Sie die USt.-ID-Nr. bzw. den ISO-Code des Lieferlandes hinterlegen.
13b Kennz.
Für besondere Buchungen im Rahmen innergemeinschaftlichen Warenverkehrs oder Dienstleistungen
können Sie hier ein 13b-Kennzeichen angeben.
KOST1
In das Feld KOST1 können Sie Angaben zur Kostenstelle der Buchung machen. Dieses Feld kann unabhängig davon verwendet werden,
ob die Kostenrechnung in Nexus aktiviert ist oder nicht.
EU-Steuersatz
In diesem Feld können Sie bei Bedarf den EU-Steuersatz der Buchung angeben (max. 99%).
Zusatzinformation "Bemerkungen"
Ähnlich wie beim Buchungstext können Sie in dem Feld beliebige Informationen, auch in Kombination mit verschiedenen
Platzhaltern speichern. Die Zusatzinformation darf max. 2000 Zeichen lang sein. Ggf. wird der Inhalt - wie beim Buchungstext - gekürzt.
Sofern Sie mit einer Datev-kompatiblen Buchhaltung arbeiten, beachten Sie bitte, dass nicht jedes Buchhaltungssystem in der Lage ist,
die Zusatzinformationen auszuwerten und anzuzeigen.
Erzeugte Buchungen markieren / Bearbeitungshinweis
Möchten Sie eine per Kontierregel erzeugte Buchung nochmals in Augenschein nehmen, müssen Sie den Kenner erzeugte Buchungen markieren setzen.
Den Grund für die Kennzeichnung können Sie im Feld Bearbeitungshinweis angeben.
Erzeugte Buchungen verdichten
Wird dieser Kenner gesetzt, werden die mittels dieser Kontierregel erzeugten Buchungen verdichtet.
D. h., dass alle Buchungen, das Buchungen, die sich nur durch den Betrag unterscheiden zusammengefasst werden.
Das Verdichtungskennzeichen gilt gleichermaßen für anhand der Kontierregel erzeugte statistische Fremdwährungsbuchungen.
Nachdem Sie den Buchungssatz angelegt haben, speichern Sie diesen über die Schaltfläche OK.
Abb. Vollständiger Buchungssatz zu einer Kontierregel
Standardwerte für nicht vorhandene Platzhalterwerte
Kann bei der Verbuchung der Daten ein Platzhalterwert nicht ermittelt werden, setzt Nexus einen Standardwert ein.
Bei Textwerten wird "-" eingesetzt. Steht der Platzhalter in einem Belegnummernfeld, wird ein Leerwert eingesetzt.
Bei Datumswerten wird der 01.01.0001 eingesetzt.
Bei Zahlenwerten wird 0 eingesetzt.
In der Übersicht wird nun die vollständige Kontierregel dargestellt:
Abb. Vollständige Kontierregel in der Übersicht