Dieser Abschnitt beschreibt den grundsätzlichen Ablauf einer Verbuchung von Daten durch Nexus.
1. |
Daten aus Vorsystem importieren |
2. |
Daten verbuchen (eine oder mehrere Dateien oder Zeitraumsauswahl) |
3. |
Nachbearbeitung (Fehlerbeseitigung / Ergänzung fehlender Daten) der erzeugten Buchungen (diese haben den Status "nicht exportiert") |
4. |
Export der erzeugten Buchungen (ganz oder teilweise) in Form von Datev-Dateien (diese Buchungen haben nun den Verarbeitungsstatus "Datev-Datei) |
5. |
Kennzeichnen der erzeugten Buchungsdateien als "in Fibu importiert" |
Bitte beachten Sie:
Es können immer nur Buchungen exportiert werden, die noch nicht exportiert wurden.
Durch diese Einschränkung verhindert Nexus, dass Buchungen versehentlich doppelt exportiert werden.
GoBD-Verarbeitungsprotokolle
Wenn Sie in den Allgemeinen Einstellungen des Mandanten die vollständige Protokollierung aktiviert haben, erzeugt Nexus mit dem
Export der Buchungen eine Verarbeitungsprotokoll. Dabei wird für jede erzeugte Datev-Datei ein gesondertes Protokoll erzeugt.
Abb. Beispiel für ein Verarbeitungsprotokoll
Das Verarbeitungsprotokoll enthält alle wesentlichen Informationen über die erzeugte Datev-Datei.
Besonders wichtig ist die sog. Datev-Master-FileID. Bei dieser ID handelt es sich um eine innerhalb des Mandanten eindeutige Nummer,
die jedem Buchungssatz in der Zusatzinformation vom Typ GoBDInfo mitgegeben wird.
Durch diese ID lässt sich jede Buchung dem jeweiligem Verarbeitungsprotokoll zuordnen.
Abb. DatevMasterFile-ID in der Zusatzinformatiom vom Typ GoBDInfo einer von Nexus erzeugten Buchung
Im Anhang des Protokolls finden Sie in jedem Fall die erzeugte Datev-Datei. Sofern Sie die Daten direkt nach Datev übertragen haben,
finden Sie dort auch noch das von Datev erzeugte Importprotokoll.
Abb. Verarbeitungsprotokoll mit von Nexus erzeugter Datev-Datei als Anhang
Hinweis
Für den Fall, dass eine Datev-Datei erneut an Datev übergeben wird (Funktion Datei erneut übertragen), greift Nexus ausschließlich auf die im Protokoll
gespeicherte Datev-Datei zurück.
Löschen von Protokollen
Bei der Erzeugung von Buchungsdaten löscht Nexus alle aktuell vorhandenen Buchungssätze der Plattform.
Nexus löscht auch alle daraus erzeugten Datev-Dateien (auch ZIPO-Files) und Protokoll-PDF´s.
Hat eine Datev-Datei jedoch den Status "grün" (also erfolgreich in die Fibu übernommen), wird das entsprechende Protokoll
nicht gelöscht, sondern bleibt im Archiv bestehen.
Wenn Sie also eine bereits in Datev importierte Datei löschen möchten, müssen Sie ggf. auch das zugehörige Protokoll im
Archiv löschen.
Dateiname und Speicherung von Protokollen
Das Verarbeitungsprotokoll einer Datev-Datei hat folgenden Aufbau:
PROT_Buchungen_DatevDateiName.PDF
Die Protokolle werden in eigenen Unterverzeichnissen unterhalb des Archivverzeichnisses gespeichert:
Archivbasisverzeichnis\Plattformkonto\Jahr\Monat
Abb. Verzeichnisstruktur zur Archivierung von Belegen