Einer der größten Herausforderungen bei der Verbuchung von Zahlungsdaten ist die Zuordnung einer Zahlung zur entsprechenden
Rechnung bzw. Rechnungskorrektur.
Nexus verfügt bereits über interne Logiken, nach denen die Zuordnung von Geschäftsvorfällen des jeweiligen Zahlsystems zu den entsprechenden Belegen der rechnungschreibenden Plattform erfolgt.
Diese interne Logik führt jedoch nicht immer zu der gewünschten Zuordnung bzw. ist nicht performant genug.
Solch ein Fall tritt z. B. wenn im Shopsystem des Kunden ein Zahlarten-Plugin (für eine von Nexus unterstützte Zahlart) die Zuordnungsinformation (z. B. die Transaktions-Nr.) nicht mehr im dafür vorgesehen Feld, sondern in einen anderen Rechnungsfeld abgelegt wird. Sobald die Transaktions-ID nicht mehr an der von der Nexus-Logik erwarteten Stelle steht, schlägt die Zuordnung fehlt.
Mittels einer Erkennungsregel kann nun der Anwender festlegen, wie und in welchem Feld bestimmte eindeutige Merkmale der Rechnungen bzw.Rechnungskorrekturen in den Informationen einer Zahlung gesucht werden sollen.
Trifft eine Erkennungsregel zu, gilt eine Zahlung dem entsprechenden Beleg als zugeordnet.
Durch die Einführung der der Erkennungsregeln kann der Anwender - zumindest für bestimmte Zahlplattformen - selbst festlegen,
anhand welcher Kriterien eine Zahlung einem bestimmten Beleg zugeordnet werden soll. Diese vom Anwender festgelegten Erkennungs-
kriterien können der Nexus- eigenen Logik bzw. Erkennungsregeln (siehe unten) vor- oder auch nachgelagert sein.
Hinweise
Die Anwendung von Erkennungsregeln ist grundsätzlich über alle Zahlplattformen hinweg gleich.
Ob und in welchem Umfang eine Zahlplattform Erkennungsregeln unterstützt, erkennen Sie am entsprechenden Abschnitt
zu den Einstellungen der jeweiligen Zahlplattform (z. B. Einstellungen Klarna | Klarna - Erkennungsregeln)
Die Erkennungsregeln werden immer nur für die rechnungschreibenden Plattformen angezeigt, auf die bei der Verbuchung einer
Zahlplattform Bezug genommen wird.
Wenn Sie Zahlungseingänge als reinen Umsatzerlös (also nicht debitorisch) verbuchen, stehen die Erkennungsregeln nicht zur Verfügung.
Regular-Expressions
Die Erkennungsregeln erfordern Kenntnisse im Umgang mit Regular-Expressions (RegEx).
Eine RegEx ist eine Beschreibungssprache zur Erkennung von Textfolgen.
Obwohl RegEx als schwierig (um nicht zu sagen "zickig") gelten, haben wir uns bei der Weiterentwicklung von Nexus für deren
Verwendung entschieden. Nur so ist ein maximaler Automatisierungsgrad zu erreichen.
Beispiel für eine Regular-Expression:
Die RegEx /d{5} bewirkt, dass aus einem Text eine 5-Stellige Zahl isoliert wird (z. B. eine Order-ID).
Hinweis
Die dekodi-Kundenbetreuung steht Ihnen bei der Einrichtung der Erkennungsregeln und der Ermittlung der benötigten
Regular-Expressions jederzeit gerne zur Verfügung.
Auf Wunsch können Erkennungsregeln, die durch die Regular-Expressions nicht abgebildet werden auch programmiert werden.
Wenden Sie sich in einem solchen Fall bitte an die dekodi Kundenbetreuung.
Im Zuge der Weiterentwicklung von Nexus werden wir die Erkennungsregeln nach und nach für alle Zahlplattformen, bei denen
eine solche Erkennungsregel eingesetzt werden kann, anbieten.
Aus diesem Grund werden die Erkennungsregeln nicht im Abschnitt der jeweiligen Zahlplattform, sondern zentral an dieser Stelle
beschrieben.
Erkennungsregeln sind grundsätzlich ausgeblendet.
Um die Erkennungsregeln einzublenden, aktivieren Sie in den Einstellungen - allgemein zunächst die erweiterten Einstellungen.
Sobald Sie den Kenner Erkennungsregeln für Zahlsysteme gesetzt haben, werden die Erkennungsregeln in den Einstellungen
aller Zahlsysteme, die Erkennungsregeln unterstützen, eingeblendet.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Erkennungsregeln längstens bis zum nächsten Neustart von Nexus eingeblendet bleiben.
Abb. Erkennungsregeln einblenden
Um die Erkennungsregeln zu bearbeiten, klicken Sie auf den Eintrag Erkennungsregeln in den Einstellungen der jeweiligen Zahlplattform (in der obigen Einstellung
Pfeil Nr. 4).
Merke
Erkennungsregeln gibt es nur für ausgewählte Zahlplattformen
Erkennungsregeln können - logischer Weise - nur dann angelegt werden, wenn der Verbuchung der Zahlplattform unter Bezugnahme auf mindestens
eine rechnungschreibende Plattform erfolgt.
Nachdem Sie im Strukturbaum auf den Eintrag Erkennungsregeln der entsprechenden Plattform geklickt haben, erscheint der Bereich für die Verwaltung der
Erkennungsregeln:
Abb. Leerer Erkennungsregelbereich einer Zahlplattform
Für die Verwaltung der Erkennungsregeln stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neue Erkennungsregel zu erfassen.
Um eine bereits vorhandene Erkennungsregel zu bearbeiten, klicken markieren Sie die jeweilige Erkennungsregel und klicken anschließend
auf diese Schaltfläche.
Klicken Sie hingegen auf diese Schaltfläche, wird eine zuvor ausgewählte Erkennungsregel endgültig gelöscht.
Neue Erkennungsregel anlegen
Nachdem Sie auf die entsprechende Schaltfläche geklickt haben, erscheint der Dialog für die Erfassung einer neuen Erkennungsregel:
Abb. Dialog für die Erfassung einer neuen Erkennungsregel
Bitte beachten Sie, dass die neue Erkennungsregel bereits der entsprechenden Zahlplattform zugeordnet ist.
In diesem Dialog stehen Ihnen folgende Eingabe- bzw. Auswahlfelder zur Verfügung:
Die Erkennungsregel gilt in Verbindung mit
Hier wählen Sie rechnungschreibende Plattform aus, für die die Erkennungsregel gilt.
Beschreibung
Geben Sie hier eine sprechende Beschreibung für die Erkennungsregel an, z. B. "Erkennung über die JTL Auftrags-Nr."
Ausführungspriorität
Nexus arbeitet die Erkennungsregeln für die Zuordnung einer Zahlung zu einem Beleg einer rechnungschreibenden Plattform
nach einer bestimmten Reihenfolge ab. Die Regeln mit der höchsten Priorität (9999) werden vor den Regeln mit der niedrigsten
Priorität (0) abgearbeitet. Sobald eine Regel zutrifft, werden alle anderen Regeln nicht mehr beachtet!
Priorität von |
bis |
Bereich |
0 |
999 |
Benutzer |
1000 |
2999 |
Nexus |
3000 |
7999 |
Benutzer |
8000 |
9999 |
Nexus |
Die Priorität für eine Erkennungsregel muss im Bereich zwischen 0 und 999 bzw. zwischen 3000 und 7999 liegen.
Der Bereich von 1000 bis 2999 und von 8000 bis 9999 ist für die Nexus eigenen Erkennungsregeln reserviert.
Durch die Wahl des entsprechenden Bereichs können Sie festlegen, ob Ihre Erkennungsregel vor oder nach der Nexus-eigenen
Erkennungslogik ausgeführt werden soll.
Regel ist aktiv
Über diesen Kenner kann eine Erkennungsregel (auch nexus eigene!) vollständig deaktiviert und von der Verarbeitung ausgeschlossen werden.
Ist von vornherein klar, dass eine Regel in der aktuell vorliegenden Konstellation der für die Zuordnung relevanten Daten aus rechnungschreibender und Zahlplattform
niemals einen Treffer erzielen wird, ist sinnvoll die Regel vollständig abzuschalten. In diesem Fall wird die Regel von Nexus nicht mehr geprüft und beansprucht auch
keine Rechenleistung mehr. Je nach Anwendungsfall kann die gezielte Abschaltung von nicht benötigten Regeln zu einer deutlich verbesserten Zuordnungsgeschwindigkeit führen!
Rechnungsinformation - Feld der rechnungschreibenden Plattform
Eine Erkennungsregel trifft immer dann zu, wenn der Inhalt eines bestimmten Feldes der rechnungschreibenden Plattform
mit den Inhalt eines bestimmten Feldes der Zahlplattform identisch ist.
In diesem Auswahlfeld wählen Sie nun bitte das Feld aus der Rechnung, dass mit einem bestimmten Feld der Zahlplattform
identisch sein muss (z. B. die Bestell-Nr.).
Rechnungsinformation - Nexusinterner Funktionsaufruf
Derzeit stehen keine nexusinternen Funktionsaufrufe zur Verfügung.
Rechnungsinformation - Regular Expression
Hier geben Sie die Regular-Expression ein, die aus dem ausgewählten Rechnungsfeld den Wert isoliert,
der mit dem Wert des Feldes der Zahlungsplattform identisch sein muss.
Rechnungsinformation - Groß-/Kleinschreibung ignorieren
Setzen Sie diesen Kenner wenn die Regular-Expression keinen Unterschied zwischen Groß- und Kleinschreibung machen soll.
Analog legen Sie nun die Einstellungen für die entsprechende Zahlungsinformation fest:
Zahlungsinformation - Feld der Zahlplattform
Hier legen Sie das Feld der Zahlplattform fest, dessen Inhalt mit dem Feld der rechnungschreibenden Plattform identisch sein muss
Zahlungsinformation - Nexusinterner Funktionsaufruf
Derzeit stehen keine nexusinternen Funktionsaufrufe zur Verfügung.
Zahlungsinformation - Regular-Expression
In diesem Feld legen Sie die Regular-Expression fest, die aus dem ausgewählten Zahlplattformfeld den Inhalt isoliert,
der mit dem (ebenfalls per RegEx isolierten Feld der Zahlungsinformation identisch sein muss.
Hinweis
Wenn Sie jeweils nur das Feld der rechnungschreibenden- und der Zahlplattform angeben, ohne jeweils eine Regular-
Expression anzugeben, müssen beide Felder identisch sein.
RegEx |
Wirkung |
Beispiel |
\d{4,5} |
Isoliert aus einem Text eine vier- oder fünfstellige Zahl |
KU - 1234 => 1234 |
\d{3} |
Isoliert aus einem Text eine dreistellige Zahl |
AB123 => 123 |
\d{4} |
Isoliert aus einem Text eine vierstellige Zahl |
AU-1234 => 1234 |
\d{5} |
Isoliert aus einem Text eine fünfstellige Zahl |
AU-1235 => 1235 |
((?<=RE[- ]{0,2})\d{3}(?!\d)|(?<!\d)\d{3}(?!\d)(?=[- ]{0,2}K(?![a-zA-Z]))) |
Der gesuchte Text muss entweder mit der Vorsilbe "RE" beginnen, gefolgt von einer Kombination aus 0-2 Sonderzeichen bestehend aus "-" und/oder " " (Leerzeichen). Danach muss exakt die 3-stellige Zahl folgen. |
RE-123-K => 123 |
(?<=AU[- ]{0,2})\d{5}(?!\d) |
Der gesuchte Text muss mit der Vorsilbe "AU" beginnen, sowie einer Kombination aus 0-2 Sonderzeichen bestehend aus "-" und/oder " " (Leerzeichen). Danach muss exakt die 5-stellige Zahl folgen.. Anschließend wird die 5-stellige Zahl isoliert |
AU-12345 => 12345 |
Bei der Ermittlung der für Ihre Anforderungen optimalen Regular-Expression ist Ihnen die dekodi-Kundenbetreuung gerne behilflich.
Beispiel 1 - Erkennungregel ohne Regex
In nachfolgendem Beispiel wird eine Erkennungsregel angelegt, die einen Bankkontoumsatz einer Ausgangsrechnung
aus der JTL-Warenwirtschaft zuordnet:
Abb. Einfache Erkennungsregel
Beispiel 2 - Erkennungsregel mit Regular-Expression
Da keinerlei Regular-Expression festgelegt ist, muss für eine Zuordnung die Bestell-Nr. der Rechnung aus der JTL-Warenwirtschaft mit dem Verwendungszweck
der Bankauszugsposition identisch sein. Da dies in der Praxis eher selten der Fall sein wird, bedient man sich entsprechender Regular-Expressions:
Abb. Erkennungsregel mit Regular-Expressions
Eine JTL-Bestell-Nr. besteht aus der Zeichenfolge AU- und einer 5-stelligen Zahl, z. B. AU-12345.
Für den Vergleich zwischen der JTL-Bestell-Nr. und der möglichen Bestell-Nr. aus dem Verwendungszweck soll ausschließlich die 5-stellige Zahl verwendet werden.
Aus der Bestell-Nr. der Rechnung wird nur die 5-stellige Zahl für den Vergleich herangezogen.
Aus dem Verwendungszweck wird ebenfalls eine 5-stellige Zahl ermittelt.
Diese muss mit der Vorsilbe "AU" beginnen, sowie einer Kombination aus 0-2 Sonderzeichen bestehend aus "-" und/oder " " (Leerzeichen). Danach muss exakt die 5-stellige Zahl folgen.
Die Erkennung erfolgt z. B. wenn die JTL-Bestell-Nr. AU-12345 im Verwendungszweck Meier, Klaus , Au 12345 vom 12.01.19 enthalten ist.
Prüfung der Übereinstimmung der Beträge (Zahlung / Rechnung)
Zusätzlich zu der eigentlichen Erkennungsregel muss bei benutzerdefinierten Erkennungsregeln angegeben werden, wie genau die Beträge zwischen Rechnung und Zahlung übereinstimmen müssen.
Normalerweise müssen die Beträge exakt übereinstimmen, d. h. Rechnungs- und Zahlungsbetrag müssen übereinstimmen.
In bestimmten Fällen kann ist es jedoch (im Sinne einer besseren Erkennungsquote) sinnvoller, nur auf die Übereinstimmung der Vorzeichen abzustellen.
Immer dann, wenn die Zuordnungskriterien zwischen Rechnung und Zahlung einen eindeutigen Treffer liefern, kann die Betragsprüfung auf die Übereinstimmung der Vorzeichen
herabgestuft werden.
Ist die Übereinstimmung nicht eindeutig, kann die "schwache" Betragsprüfung über das Vorzeichen zu einer falschen bzw. einer mehrfachen Zuordnung einer Zahlung zu einer Rechnung führen!
Nexuseigene Erkennungsregeln
Je nach Plattform stellt Nexus eigene Erkennungsregeln (sog. werksseitige- oder default-Regeln) zur Verfügung:
Abb. Nexuseigene Erkennungsregeln
In Bezug auf nexuseigene Erkennungsregeln ist folgendes zu beachten:
Die Regeln werden auf jedes Plattformkonto der entsprechenden rechnungschreibenden Basisplattform angewendet.
Verbesserung der Performance
Jede von Nexus ausgeführte Erkennungsregel führt zu mehreren tausend bzw. Millionen interner Rechenoperationen.
Insbesondere bei sehr großen Datenbeständen ist es sehr wichtig, dass die Erkennungsregeln, die am häufigsten greifen, die höchste
Priorität haben. Sobald eine Erkennungsregel greift, werden die nachgelagerten Erkennungsregeln nicht mehr ausgeführt und die Zuordnungsgeschwindigkeit steigt.
Wenn Sie wissen, dass eine Nexus eigene Erkennungsregel in Ihrer Konstellation aus rechnungschreibender und Zahlplattform niemals einen Treffer liefern wird,
können Sie diese Regel über den Kenner Regel ist aktiv komplett abschalten. D. h., dass die Erkennungsregel nicht mehr abgearbeitet wird.
Änderung der Priorisierung von Regeln
In der Übersichtsliste der Erkennungsregeln besteht die Möglichkeit, die Abarbeitungspriorität von Regeln - insbesondere von Werksregeln - zu ändern:
Abb. Übersichtsliste der Erkennungsregeln
Ein Klick auf diese Schaltfläche vertauscht die Priorität der aktuellen Erkennungsregel mit der Priorität der Erkennungsregel die die nächst höhere Priorität hat.
D. h., die aktuelle Erkennungsregel erhält eine höhere Priorität.
Diese Schaltfläche vertauscht die Priorität der aktuellen Erkennungsregel mit der Priorität der vorhergehenden Erkennungsregel mit nächst niedrigerer Priorität.
D. h., die aktuelle Erkennungsregel erhält eine niedrigere Priorität.
Über diese Schaltfläche setzen Sie die dekodi-Erkennungsregeln auf den Werkstandard zurück.
Hinweis
Innerhalb der Übersichtsliste können Sie eine Regel auch aktivieren bzw. deaktivieren.
Die Prioritäten können nur innerhalb eines Nummernkreises verändert werden. So ist es z. B. nicht möglich, eine selbstdefinierte Regel in den Prioritätsbereich der Werksregeln hinein zu verschieben,