Nachdem Sie einen Erlöskontensatz angelegt haben, können Sie nun die entsprechenden Erlöskontengruppen anlegen.
Wenn Sie für die Erstellung des übergeordneten Erlöskontensatzes den Kontenassistenten verwendet haben, erzeugt Nexus die wichtigsten Erlöskontengruppen automatisch.
Wenn Sie ohne Kontenassisten arbeiten, legt Nexus nur eine Erlöskontengruppe an - nämlich die für das Land, das zugleich Versendungsland des übergeordneten Erlöskontensatzes ist:
Abb. Standardeinrichtung Erlöskontengruppe
Ruft den Dialog zur Erzeugung einer neuen Erlöskontengruppe auf
Durch Klicken auf diese Schaltfläche können Sie eine bereits erstellte und zuvor ausgewählte Erlöskontengruppe bearbeiten.
Um eine zuvor ausgewählte Erlöskontengruppe zu löschen, klicken Sie auf diese Schaltfläche
Die Erlöskongengruppen eines Erlöskontensatzes können so konfiguriert werden, dass zum einen nur bestimmte Felder einer Rechnung bzw. Rechnungskorrektur und diese wiederum nur unter bestimmten Bedingungen (sog. vorgeschaltete Regel) verbucht werden.
Auswahl der zu verbuchenden Rechnungsfelder
Wenn innerhalb die Erlöskontengruppe nur für bestimmte Belegfelder greifen soll, klicken Sie zunächst auf den entsprechenden Eintrag in der Erlöskontengruppenübersicht:
Abb. Aufruf des Dialogs um die zu verbuchenden Rechnungsfelder festzulegen
Um den Dialog zur Auswahl der zu verbuchenden Rechnungsfelder zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Abb. Auswahl der zu verbuchenden Rechnungsfelder
Über die Pfeilsysmbole können Sie festlegen, welche Rechnungsfelder durch die Erlöskontengruppe verbucht werden sollen und welche nicht.
Über diese Funktion können Sie z. B. festlegen, dass die Versandkosten auf andere Erlöskonten gebucht werden sollen, als der restliche Umsatzsatzerlös.
Neue Erlöskontengruppe anlegen
Eine Erlöskontengruppe legt fest, ob die in ihr enthaltenen Erlöskontierungen ein bestimmtes Land oder Liefergebiet betreffen.
Wenn Sie über die Schaltfläche eine neue Erlöskontengruppe anlegen, erscheint zunächst folgender Dialog:
Abb. Dialog zur Erstellung einer neuer Erlöskontengruppe (1)
Um eine neue Erlöskontengruppe anzulegen, optieren Sie auf Erlöskontengruppe für Lieferland oder Liefergebiet und bestätigen mit OK.
Anschließend müssen Sie angeben, ob die Erlöskontengruppe für ein Lieferland oder -gebiet gelten soll:
Abb. Dialog zur Erstellung einer neuer Erlöskontengruppe (2)
Wählen Sie nun aus, ob die Erlöskontengruppe für ein bestimmtes Lieferland oder ein bestimmtes Liefergebiet gelten soll.
Bitte beachten Sie, dass die Liefergebiete EU und Drittland jeweils nur dann zur Auswahl stehen, wenn für diese noch keine Erlöskontengruppe angelegt wurde.
Durch eine geschickte Kombination von länder- und gebietsspezifischen Erlöskontengruppen können Sie sehr leicht eine hohe Aussagekraft in der betriebswirtschaftlichen Auswertung erreichen.
Beispiel
Ihr Unternehmen sitzt in DE, Sie liefern in alle EU - Staaten. Der Hauptabsatzmarkt ist neben Deutschland Österreich, wo Sie 90% Ihrer EU-Umsatzerlöse erzielen.
Um den EU-Hauptabsatzmarkt AT in der BWA entsprechend auszuweisen, würde man in diesem Fall eine Erlöskontengruppe für AT und eine für das Liefergebiet der EU anlegen.
Wenn Sie eine Erlöskontengruppe für ein bestimmtes Land anlegen, müssen Sie diesen im Anschluss an den obigen Dialog auswählen:
Abb. Auswahl des Lieferlandes einer Erlöskontengruppe
Nun können Sie das gewünschte Lieferland auswählen und die Auswahl mit OK bestätigen. Nexus erstellt nun die entsprechende Erlöskontengruppe.
Bitte beachten Sie, dass immer nur jeweils die Länder zur Auswahl stehen, für die noch keine Erlöskontengruppe angelegt wurde.
Vorgeschaltete Regel anlegen
In den Erlöskontengruppen werden alle Kontierungsinformationen gebündelt, die anzuwenden sind, wenn der zu verbuchende Beleg ein bestimmtes Lieferland bzw. Liefergebiet betrifft. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, allen Erlöskontengruppen eines Erlöskontensatzes eine Regel vorzuschalten.
Um eine neue eine vorgeschaltete Regel zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Abb. vorgeschaltete Regel oder neue Erlöskontengruppe anlegen
Wählen Sie die Option Regel aus und bestätigen Sie diese mit OK.
Vorgeschaltete Regel anlegen
Die vorgeschaltete Regel dient dazu, bestimmte Geschäftsvorfälle im Hinblick auf eine aussagekräftigere BWA gesondert zu verbuchen.
Wenn Sie z. B. die Rechnungskorrekturen für retournierte Ware auf eigene Erlöskonten buchen möchte, ist eine vorgeschaltete Regel das Mittel der Wahl.
Nachdem Sie auf Regel optiert und mit OK bestätigt haben, wird die Erlöskontengruppenübersicht entsprechend erweitert:
Abb. Erlöskontengruppenübersicht mit vorgeschalteter Kontierregel
Als nächstes können Sie nun die Regel an sich festlegen. Eine vorgeschaltete Regel besteht immer aus beliebig vielen Teilregeln.
Nur wenn die Regel zutrifft, wird der zu verbuchende Geschäftsvorfall weiter bearbeitet und gegen die Lieferländer bzw. -Gebiete der jeweiligen Erlöskontengruppe geprüft.
Zur Bearbeitung der Teilregeln stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
Ruft den Dialog zur Erzeugung einer neuen Teilregel auf
Durch Klicken auf diese Schaltfläche können Sie eine bereits erstellte und zuvor ausgewählte Teilregel bearbeiten.
Um eine zuvor ausgewählte Teilregel zu löschen, klicken Sie auf diese Schaltfläche
Um eine neue Teilregel zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Abb. Erfassen einer Teilregel einer vorgeschalteten Regel
In diesem Dialog hinterlegen Sie nun die Bedingung, die eintreten muss, damit im folgenden die entsprechenden Erlöskontengruppen geprüft und angewandt werden.
Zur Erfassung der Bedingung stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
Anwenden auf Feld:
Über dieses Menü wählen Sie das Feld aus, das für das Auslösen der Regel relevant sein soll.
Operator:
In diesem Feld wählen Sie den Operator aus der die Beziehung zwischen Feldwert und Feld herstellt.
Feldwert:
Hier wählen Sie den Wert aus, den das ausgewählte Feld haben muss und auf den der Operator angewendet werden soll
Öffnende / schließende Klammern
Sollen mehrere Teilregeln durch und bzw. oder verknüpft werden, kann die Abarbeitung der Regeln durch Klammern "(, )" gesteuert werden.
Wenn Sie eine weitere Teilregel anlegen, wird der Dialog um eine zusätzliche Klappbox erweitert:
Abb. Erfassung weiterer Teilregeln
Verknüpfung zu vorheriger Teilregel
Hier können Sie festlegen, wie die neue Teilregel mit der vorherigen logisch verknüpft wird.
Sie können zwischen und und oder wählen. Dabei hat und die höhere Priorität (ähnlich, wie Punkt vor Strich).
Um die Abarbeitung mehrerer Teilregeln entsprechend anzupassen können entsprechende Klammern gesetzt werden.
Beispiel: Wenn a < 0 und (c = 1 oder c =5)
Im folgenden Beispiel wird eine Regel (bestehend aus 2 Teilregeln) definiert, die dann auslöst, wenn ein Beleg eine Summe kleiner 0 hat und vor dem 31.12.2020 erstellt wurde.
Abb. Regel, bestehend aus zwei Teilregeln
Wichtiger Hinweis zu Regeln mit rechnungsändernden Beträgen / Nebenleistung
Sofern die von Ihnen genutzte rechnungschreibende Plattform echte Nebenleistungen unterstützt (die nach der jeweiligen Hauptleistung beurteilt werden), beachten Sie bitte folgendes:
Wenn die Nebenleistung (z.B. Versandkosten) gemeinsam mit dem Betrag Rechnungsposition brutto verbucht wird, dann wird die Nebenleistung anteilig so verbucht wie die Hauptleistung:
Wenn auf sämtliche Hauptleistungen die gleiche Kontierregel zutrifft, wird diese auch auf die Nebenleistung angewendet.
Wenn auf die Hauptleistungen mehrere Kontierregeln zutreffen, so wird die Nebenleistung anteilig aufgeteilt. Bei der Aufteilung werden nur diejenigen Beträge berücksichtigt, die das gleiche Vorzeichen wie die Nebenleistung haben. Rundungsdifferenzen werden auf den Nebenleistungs-Anteil aufgeschlagen, der den höchsten Betrag hat.
Beispiel:
Die Artikelnummern sind in Nummernkreise eingeteilt (A-nnn und B-nnn), Rechnungspositionen sollen anhand des Nummernkreises auf unterschiedliche Konten gebucht werden: Artikelnummern A-nnn auf Konto 4403, Artikelnummern B-nnn auf Konto 4404. Der Beleg hat eine Rechnungsposition brutto A-123 mit 70€ und eine Rechnungsposition brutto B-456 mit 30€, außerdem Versandkosten über 5€. Dann werden auf das Konto 4403 insgesamt 70€ + 3,50€ (anteilige Versandkosten) gebucht, auf das Konto 4404 entsprechend 30€ + 1,50€.
Wenn die Nebenleistung nicht gemeinsam mit dem Betrag Rechnungsposition brutto verbucht wird, und sich der Wenn-Teil der Regel auf ein Feld einer Artikelposition (z.B. Artikelnummer oder -bezeichung) bezieht und der Dann-Teil die Nebenleistung verbucht, dann wird diese Regel nur ausgeführt, wenn die Rechnung genau eine Rechnungsposition enthält und deren jeweiliges Feld die Wenn-Bedingung erfüllt.
Beispiel:
WENN Artikelposition enthält "Gutschein verschenkt" DANN buche Versandkosten.
Da die Versandkosten eine Nebenleistung (sog. rechnungsändernde Position) darstellen, gelten sie für die gesamte Rechnung.
Dementsprechend kann die Regel nur dann ausgeführt werden, wenn der WENN-Teil ebenfalls für die ganze Rechnung gilt. Und das ist nur dann der Fall, wenn exakt eine Rechnungsposition vorhanden ist.