Um die Einzeldaten einer Importdatei anzuzeigen, muss diese im Kopfdatenbereich ausgewählt werden. Hierzu klickt man einfach in die entsprechende Zeile.
Der Name im Kopfdatenbereich ausgewählten Importdatei, sowie die Anzahl der in ihr enthaltenen Datensätze wird am linken Rand der Symbolleiste angezeigt.
Abb. Name und Anzahl der enthaltenen Datensätze der ausgewählten Datei werden am linken Rand der Symbolleiste angezeigt
Die Symbolleiste selbst stellt über diese Schaltfläche folgende Funktionen zur Verfügung:
Über diese Schaltfläche wird ein Dialog aufgerufen, über den man zu einer bestimmten Importdatenzeile springen kann:
Abb. Dialog für die Navigation hin zu einer bestimmten Zeile der Importdatei
Um zu einer bestimmten Zeile zu springen, geben Sie einfach die Zeilen-Nr. ein und bestätigen mit OK.
Über diese Schaltfläche legen Sie die Anordnung und die Sichtbarkeit der Spalten fest.
Bevor Sie die Anordnung und die Sichtbarkeit der Spalten ändern, müssen Sie über die entsprechende Schaltfläche die gewünschte Ansicht (normal oder verdichtet) herstellen.
Anschließend können Sie die Bildschirmmaske für die Verwaltung der Spaltenanordnung bzw. Spaltendarstellung aufrufen.
Diese Funktion ist programmweit einheitlich und wird deshalb in Abschnitt Ein- und ausblenden, sowie anpassen von Spalten gesondert beschreiben.
Über die Schaltfläche Daten nach Excel exportieren werden alle aktuell angezeigten Einzeldaten nach MS-Excel exportiert.
Wurden die Einzeldaten beispielsweise gefiltert, dann werden auch nur die gefilterten Daten nach MS-Excel übergeben.
Über diese Schaltfläche können Sie steuern, ob Sie alle Spalten der Importdaten sehen möchten (normale Ansicht) oder nur einen Teil davon (verdichtete Ansicht).
Die Spalten, die in der verdichteten Ansicht ausgeblendet sind, können Sie über die Funktion Spaltenauswahl (siehe unten) festlegen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Beschriftung "Geschäftsvorfälle ermitteln", öffnen Sie ein Excel-Dokument, das alle Geschäftsvorfälle der ausgewählten Importdatei anzeigt. Das nennt sich die Geschäftsvorfallanalyse.
Es werden Versand- und Lieferland, Steuersätze und mehr angezeigt.
Diese Funktion wird in einem der folgenden Kapitel ausführlichst beschrieben.
Importdaten bearbeiten
Die eingelesenen Daten sind gegen jedwede Bearbeitung gesperrt. In bestimmten Fällen kann es jedoch sein, dass die Importdaten bei der späteren Verbuchung einen Fehler auslösen und die Verbuchung abgebrochen wird. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn die Rechnungsdaten einen ungültigen Umsatzsteuersatz enthalten. Ein Klick auf diese Schaltfläche gibt die Importdaten zur Bearbeitung frei, so dass Sie die aufgetretenen Fehler von Hand korrigieren können.
Nachdem Sie die Daten entsperrt haben, erscheint zunächst die folgende Meldung:
Abb. Warnmeldung vor der Entsperrung der Daten
Diese Symbol zeigt an, dass die Daten für die Bearbeitung freigegeben sind.
Warnung
Die manuelle Veränderung von Importdaten darf nur mit äußerster Vorsicht angewendet werden. Insbesondere die Veränderung von Länderkennzeichen, Währungen und Steuersätzen kann bei der späteren Verarbeitung der Daten zu fehlerhaften oder sachlich falschen Buchungen führen. Die aus den geänderten Daten erzeugten Buchungen sind ggf. auf Ihre Richtigkeit hin zu überprüfen.
F2
Um einen einzelnen Wert in den Importdaten zu bearbeiten, klicken Sie in die entsprechende Zelle und drücken die Taste F2.
Alternativ können Sie auch einen Doppelklick auf die Zelle ausführen. Um Ihre Eingaben zu speichern, verlassen Sie die Zelle (z. B. mit Tab oder Return).
ENTF
Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie auf den Zeilenkopf, sodass die Zeile rot markiert wird.
Anschließend kann die Zeile über die Taste Entf gelöscht werden.
Bitte beachten Sie, dass die markierte Zeile ohne Rückfrage gelöscht wird und nicht wiederhergestellt werden kann.
Um die Bearbeitung abzuschließen, klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche.
Das Symbol wechselt zurück zu einem abgeschlossenen Schloss. Die Daten sind damit für weitere Veränderung gesperrt.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle mehrfach eingelesenen Rechnungen zu löschen. Dabei bleibt die Rechnung, die zuerst eingelesen wurde, erhalten.
Ein Klick auf diese Schaltfläche zeigt die aus der aktuell ausgewählten Importdatenzeile erzeugten Buchungssätze an.
Diese Schaltfläche bewirkt, dass alle Filter aus den Einzeldaten entfernt und wieder alle Datensätze angezeigt werden.
Über dieses Eingabefeld können Sie die Einzeldaten nach bestimmten Werten filtern.
Der Filter arbeitet unscharf, d. h. es werden, in Abhängigkeit des eingegebenen Filterbegriffs, auch Einzeldaten erfasst, die dem Filterkriterium ähnlich sind. Man spricht in diesem Fall von einem sogenannten unscharfen Filter.
Die Suche beginnt, sobald Sie die Return- oder Enter-Taste drücken.
Die Filterfunktion ist für alle Einzeldaten (z. B. auch für Buchungen) programmweit einheitlich und wird deshalb im Abschnitt Filtern von Daten gesondert beschrieben.
Bei der Konvertierung der Importdaten werden aus diesen entsprechende Datev-Buchungssätze erzeugt. Der Buchungszustand gibt Auskunft darüber, ob und wie eine Buchung umgewandelt werden konnte.
Über diese Klappbox können Sie die Datenzeilen nach Ihrem Buchungsstatus filtern:
Bitte beachten Sie, dass nicht jede Plattform alle der unten aufgeführten Buchungszustände zur Verfügung stellt.
Filterwert |
Erläuterung |
Alle |
Alle Importdaten werden angezeigt. |
Verbucht |
Die Importzeile wurde ordnungsgemäß verbucht. |
Verbuchung nicht erforderlich |
Die Importzeile enthielt keine buchungsrelevanten Daten. |
Versandkosten gebucht |
Nur der Versandkostenbetrag der Importzeile wurde verbucht, weitere Hinweise finden Sie ggf. in der Spalte Bemerkungen. |
Gebühren verbucht |
Nur der Gebührenbetrag der Importzeile wurde verbucht, weitere Hinweise finden Sie ggf. in der Spalte Bemerkungen. |
Verkaufspreis verbucht |
Nur der Verkaufspreis (Gruppensumme) der Importzeile wurde verbucht, weiter Hinweise finden Sie ggf. in der Spalte Bemerkungen. |
pro Forma gebucht, Daten der Bezugsplattform konnten nicht ermittelt werden. |
Die Daten der Importzeile wurden zwar verbucht, es konnten jedoch keine Informationen der Plattform ermittelt werden, auf die beim Buchgen Bezug genommen werden sollte. Weitere Hinweise finden Sie ggf. in der Spalte Bemerkungen. |
pro Forma gebucht, Daten aus verschiedenen Bezugsplattformen vorhanden. |
pro Forma gebucht, Daten aus verschiedenen Bezugsplattformen gebucht. Weitere Hinweise finden Sie ggf. in der Spalte Bemerkungen. |
Verarbeitet - Folgebuchung erzeugt |
Die Importzeile wurde nicht verbucht, aus Ihr wurde jedoch eine Folgebuchung erzeugt. |
Nicht verbucht |
Die Importzeile wurde nicht verbucht. Hinweise für den Grund finden Sie in der Spalte Bemerkungen. |
Nicht verbucht - ausserh. Zeitraum |
Die Importzeile wurde nicht verbucht, weil das Rechnungsdatum außerhalb des bei der Konvertierung angegebenen Buchungszeitraums lag. |
Nicht verbucht - 0 Betrag |
Die Importzeile wurde nicht verbucht, weil der Rechnungsbetrag 0 ist. |
Nicht verbucht - Buchung muss manuell erfolgen |
Für den Geschäftsvorfall ist in Nexus keine Buchungslogik vorhanden. Der Vorgang muss manuell gebucht werden. |
Nicht verbucht - Beleg kann keinem Nummernkreis zugeordnet werden |
Die Beleg-Nummer entspricht keinem der in den Einstellungen des Kontos hinterlegtem Schema. |
Nicht verbucht - Nummernkreis des Belegs wurde von der Verbuchung ausgeschlossen. |
Die Beleg-Nr. der Importdatenzeile hat einen Aufbau, der in den Einstellungen des Kontos von der Verbuchung ausgeschlossen wurde. |
Nicht verbucht - Daten dieser Plattform können nicht verbucht werden. |
Dieser Status wird gesetzt, wenn die Daten einer Plattform nicht verbucht werden können, sondern lediglich als Basis für die Erzeugung anderer Buchungen dienen (z.B. Datev-OP) |