Abb. Allgemeine Einstellungen
Im Bereich allgemeine Einstellungen nehmen Sie die grundlegenden Einstellungen vor:
Datev-Berater-Name
Diese Eingabe ist mit dem Wert dekodi vorbelegt und muss nicht zwingend geändert werden. Geben Sie hier den Namen an, mit dem Sie bei der Datev registriert sind. Bitte beachten Sie, dass die Eingabe maximal 8 Zeichen lang sein darf.
Datev-Berater-Nr.
Wenn Sie mit der Datev Finanzbuchhaltung arbeiten, geben Sie hier die Berater-Nr. ein, die Ihnen von der Datev zugeteilt wurde. Diese erfahren Sie ggf. über Ihre Steuerkanzlei.
Sollten Sie mit einer anderen Finanzbuchhaltungssoftware arbeiten, können Sie den vorbelegten Wert "1001" einfach stehen lassen.
Empfangendes Finanzbuchhaltungssystem
Hier stellen Sie ein, ob Sie mit der Datev-Finanzbuchhaltung oder einem anderen Buchhaltungssystem arbeiten. Nexus stellt bestimmte Funktionen ausschließlich in Abhängigkeit vom jeweiligen Finanzbuchhaltungssystems zur Verfügung.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Datev
Die Export-Dateien entsprechen exakt den Datev-Vorgaben.
Datev-kompatibles System
Die Export-Dateien entsprechen exakt den Datev-Vorgaben, bestimmte Inhalte der Export-Dateien können angepasst werden,
z.B. Belegfeld2 eines Buchungssatzes.Hierzu können Sie in den untenstehenden Feldern die maximale Länge einstellen.
BMD
Das Buchhaltungssystem BMD wird in der aktuellen Nexus-Version zwar als Option angezeigt, steht aber noch nicht zur Verfügung.
Es wird zum gegebenen Zeitpunkt in Nexus implementiert.
Datev-Exportformat
Über diese Klappbox legen Sie fest, in welchem Dateiformat die von Nexus erzeugten Buchungssätze übergeben werden sollen.
Bitte beachten Sie, dass die erzeugten Buchhaltungsdaten immer in einem Datev-Format als *.csv-Datei mit definierter Strukturausgegeben werden.
Wenn Sie kein Datev-Finanzbuchhaltungssystem verwenden, muss dieses zumindest in der Lage sein, Datev-Dateien einzulesen.
Standardeinstellung ist das Datev-Format 7.00 - OSS.
Dieses Format unterstützt 36stellige Belegnummern, vierstellige Buchungsschlüssel, sowie OSS (One-Stop-Shop) - Sachverhalte.
Auch, wenn Sie keine OSS-Mandanten in Nexus bearbeiten möchten, können Sie dieses Exportformat verwenden.
Datev Zusatzinformationen übergeben
Zur besseren Dokumentation der Buchungen verwendet Nexus die in Datev-Zusatzinformationen.
Dabei handelt es sich um Textfelder von maximal 210 Zeichen Länge, die ergänzend zum Buchungstext verwendet werden.
Bestimmte Finanzbuchhaltungssysteme (wie z. B. Lexware) können diese Zusatzinformationen nicht oder nur teilweise verarbeiten.
Bei einigen Systemen kann der Import von Buchungen mit Zusatzinformationen schwere Fehler auslösen oder sogar zum Absturz des Finanzbuchhaltungsprogramms führen.
Zur Steuerung der Zusatzinformationen können Sie einen der folgenden Werte einstellen:
•immer übergeben
•nur übergeben, wenn Wert vorhanden (Standardeinstellung)
•nie übergeben
Wird die Einstellung nie übergeben gewählt, versucht Nexus die Zusatz-Informationen bis zur max. zulässigen Länge an den
Buchungstext anzuhängen.
Hinweise:
Da die Länge des Feldes Buchungstext begrenzt ist, können nicht alle Informationen übergeben werden und gehen ggf. verloren.
Die Zusatzinformationen enthalten wichtige Informationen, die Rahmen einer Betriebsprüfung relevant sein können.
Falls die Zusatzinformationen nicht an Ihr Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden können, sprechen Sie bitte mit Ihrer
Steuerberatungskanzlei bzw. mit der dekodi-Kundenbetreuung, ob und wie diese Informationen anderweitig bereitgestellt werden können.
Bei Verwendung eines Datev-kompatiblen Systems mit Übermittlung der Datev-Zusatzinformationen sollten Sie in jedem Fall prüfen,
ob die Zusatzinformationen in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem auch angezeigt werden.
Nach derzeitigem Stand werden die Zusatzinformationen zu einem Buchungssatz derzeit von folgenden Buchhaltungssystemen nicht verarbeitet:
•Schleupen CS+
•SBS-Rewe
•tse:nit
•HS-Fibu
•Alle Lexware-Buchhaltungsprogramme
•Addison
Unter Umständen kann die Übergabe der Zusatzinformationen bei einigen Buchhaltungsprogrammen sogar zum Absturz des selbigen führen.
Buchungstext max. Länge / Belegfeld 1 max. Länge / Belegfeld 2 max. Länge / KOST 1 max. Länge / KOST 2 max. Länge
In diesen Feldern wird die eingestellte maximale Länge der gleichnamigen Felder angezeigt.
Wenn Sie als empfangendes Finanzbuchhaltungssystem ein Datev-kompatibles System eingestellt haben, können Sie die angezeigten Standardwerte ändern.
Achtung:
Haben Sie neben dem der Option "Datev-kompatibles System" als empfangendes Finanzbuchhaltungssystem, das Exportformat "Datev-Format 5.10" ausgewählt, müssen die Einstellungen wie folgt angepasst werden:
Abb. Einstellungen für die Kombination "Datev-kompatibles System" und "Datev-Format 5.10"
Damit die Einstellungen wirksam werden, muss Nexus geschlossen und neugestartet werden.
Auszeit für dekodi-Internetdienste in Sek
In diesem Feld wird die Zeit in Sekunden angegeben, die Nexus maximal auf die Antwort des dekodi-Zentralrechners wartet. Der Standardwert beträgt 30 Sekunden.
Sollte es bei der Prüfung der Lizenzierung oder der Übermittlung von Abrechnungsdaten zu Zeitüberschreitungsfehlern (Timeout-Fehler) kommen, können Sie die Wartezeit entsprechend erhöhen.
Sollte die Lizenzprüfung aus technischen Gründen (z. B. gestörte Internetverbindung) nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an die dekodi-Kundenbetreuung.
Dort erhalten Sie bei Bedarf einen Lizenz-Überbrückungscode, der für 10 Minuten gültig ist. Der Überbrückungscode wird telefonisch übermittelt (siehe auch Abschnitt Überbrückung der Authentifizierung).
Datev Datenkategorie Nexus-Kontobuchungen für Lieferschwellenabfrage
Sofern Sie mit der Datev-Finanzbuchhaltung arbeiten und mit Nexus die Lieferschwellen überwachen wollen,
müssen Sie hier die Nummer der Datev-Datenkategorie für Kontobuchungen angeben.
Hierzu muss erst ein entsprechendes Exportskript in der Datev-Finanzbuchhaltung angelegt werden
(siehe Abschnitt Einrichtung von Datev-Rewe für die Lieferschwellenüberwachung)
Datev Datenkategorie Summen- und Salden für Lieferschwellenabfrage
Auch diese Angabe wird nur dann benötigt, wenn Sie mit der Datev-Finanzbuchhaltung arbeiten und mit Nexus eine Lieferschwellenabfrage durchführen wollen.
In diesem Feld muss die Nummer der Datev-Datenkategorie für Summen- und Salden eingegeben werden.
Diese ist bereits mit dem Wert 27 vorbelegt und muss nur in Einzelfällen geändert werden (siehe Abschnitt Einrichtung von Datev-Rewe für die Lieferschwellenüberwachung)
Datev Datenkategorie für Abruf der Offenen Posten
Diese Angabe wird nur dann benötigt, wenn Sie mit der Datev-Finanzbuchhaltung arbeiten und die offenen Posten abrufen wollen.
In diesem Feld muss die Nummer der Datev-Datenkategorie für die Offenen Posten eingegeben werden.
Auszeit für autom. Datenabruf Datev in Sek.:
In dieses Feld tragen Sie ein, wie viele Sekunden vergehen müssen, bevor der automatische Datenabruf der Datev-OP-Listen abgebrochen wird.
Sollten Sie bezüglich des Abrufs der Datev-OP-Listen eine Fehlermeldung erhalten oder Sie eine langsame Internetverbindung haben, empfiehlt es sich den Wert zu erhöhen.
Auszeit für autom. Datenübertragung an Datev in Sek.:
In dieses Feld tragen Sie ein, wie viele Sekunden vergehen müssen, bevor die automatische Datenübertragung der Buchungsdaten abgebrochen wird.
Sollten Sie bezüglich der Datenübertragung an Datev eine Fehlermeldung erhalten oder Sie eine langsame Internetverbindung haben, empfiehlt es sich den Wert zu erhöhen.
Proxy-Server
Diese Angabe wird nur dann benötigt, wenn Ihr Internetzugang über einen Proxy-Server erfolgt (z. B. Datev-Net).
Hier können Sie die IP-Adresse ODER den Namen des Proxy-Servers angeben (z. B. proxy.services.Datevnet.de)
Proxy-Server-Port
Sofern der Zugang NICHT über den Standard-Port 8080 erfolgt, können Sie hier einen abweichenden Port angeben.
Um den Standard-Port beizubehalten, geben Sie den Wert 0 ein.
Proxy Benutzername, Proxy Kennwort
In diesen Feldern werden die Anmeldeinformationen für den Proxy-Server hinterlegt.
Hinweis
Falsche Eingaben führen dazu, dass die Lizenzprüfung, sowie die Übermittlung der Abrechnungsdaten nicht funktionieren.
Sitzungsdaten komprimiert speichern - ZIP
Wird dieser Kenner gesetzt, speichert Nexus die Datendateien (XML-Dateien) künftig jeweils in einer eigenen ZIP-Datei.
Die alte XML wird einmalig als .XML.bak gehalten.
Wird der Kenner deaktiviert, dann werden die Daten wie bisher gespeichert.
Je nach Infrastruktur und individueller Auslastung von CPU, Festplatte und Netzwerk kann durch die komprimierte Speicherung die Speicherzeit deutlich verkürzt werden.
Gleiches gilt für die Zeit zum Laden eines Datenbestandes - in den meisten Fällen ändert sich diese jedoch nur geringfügig.
Zwischenspeicher umgehen
Dieser Kenner bewirkt, dass beim Speichern von Nexus, die Daten ohne Verwendung eines Zwischenspeichers direkt auf die Festplatten geschrieben werden.
Achtung! Das Speichern kann je nach Rahmenbedingungen deutlich länger dauern.
Aktivieren Sie diese Option nur dann, wenn es in ihrer IT-Infrastruktur häufiger zu beschädigten Nexus-Datendateien kommt.
Sicherungskopie vor dem Speichern anlegen
Dieser Kenner bewirkt, dass die aktuelle XML-Datei vor dem Speichern gesichert wird (_SIC2.XML)
Aus dieser Sicherung kann im Falle einer beschädigten Datendatei ggf. der letzte gespeicherte Stand wiederhergestellt werden.
Empfohlenes Vorgehen
1.Sitzungsdaten komprimiert speichern - ZIP aktivieren, falls Mandanten mit großen Datenbeständen in Nexus verwaltet werden
2.Sicherungskopie vor dem Speichern anlegen aktivieren, wenn es immer wieder zu beschädigten Datendateien (sog. "Datenbankabrisse") kommt.
Dadurch kann i. d. R. zumindest der letzte gespeicherte Stand wieder hergestellt werden.
3.Zwischenspeicher umgehen: Dieser Kenner sollte nur dann aktiviert werden, wenn es nach der Umstellung auf ZIP-Komprimierung weiterhin zu beschädigten Datendateien kommt.
Die Laufzeiten beim Laden Speichern sind in diesem Fall genau zu beobachten, da je nach Geschwindigkeit und Auslastung von CPU, Arbeitsspeicher, Festplatten
und Netzwerk die Laufzeit unter Umständen deutlich zunehmen kann.