<< Klicke um Table of Contents anzuzeigen  >> Navigation:  Teil 1 – Nexus – Grundwissen > Fachliche Erläuterung > Verfahren zur Abwicklung von eCommerce-Buchhaltungen per Hand > Der Pendelordner / Bank an Erlöse

Der Pendelordner wurde (soweit uns bekannt ist) in den 1970ern von der Datev eG in Nürnberg entwickelt. Die Datev eG ist eine von Steuerberatern gegründete Genossenschaft und entwickelt Software und Dienstleistungen für Steuerberater, unter anderem auch Buchhaltungssysteme.

Um den Belegfluss zwischen Mandant und Steuerberater zu vereinfachen, wurden die Belege für die monatliche Buchführung in einem Ordner gesammelt.
Dieser Ordner war so aufgebaut, dass die Kontoauszüge separat für jedes Bankkonto (bzw. Kassenkonto) nacheinander und nach Datum sortiert in den Ordner eingeheftet wurden. Anschließend wurden hinter jeden Kontoauszug die zugehörigen Belege einsortiert.

Dadurch waren Geschäftsvorfall und Bank- (bzw. Kassen-) bewegung einander zugeordnet.

In der Steuerkanzlei wurde dann direkt vom Kontoauszug „heruntergebucht“. Man verzichtete auf eine OP-Buchhaltung und buchte den Zahlungseingang direkt auf das jeweilige Erlös- bzw. Aufwandskonto.

Dementsprechend musste für den Geschäftsvorfall nur eine Buchung erfasst werden, wogegen eine OP-Buchung immer zwei Buchungssätze erforderlich macht (Buchung der Forderung und Buchung der Zahlung).

Auch für Onlinehandelsunternehmen wird diese Vorgehensweise noch sehr häufig praktiziert.

 

Die Nachteile sind jedoch gravierend:

•Der Mandant muss den Pendelordner zusammenstellen und jedem Kontoauszug die entsprechenden Belege zuordnen. Bei hunderten oder sogar tausenden Rechnungen entsteht den Unternehmen dadurch ein sehr hoher Aufwand.

•Es besteht keine Kontrolle über die offenen Posten, insbesondere die Forderungen. Es werden ja nur die bezahlten Rechnungen erfasst, aber nicht die, die bezahlt werden sollten! Dadurch ist der Mandant gezwungen parallel zur Buchhaltung eine „Offene-Posten- Liste“ zu führen. Im Onlinehandel besteht dieser Nachteil allerdings nur dann, wenn „echt“ gegen Rechnung verkauft wird. Ansonsten wird nur bei Geldeingang fakturiert, wodurch es keine unbezahlten Rechnungen geben kann.

•Eine automatische Verbuchung der Bankauszüge ist nicht möglich, da die Systeme anhand des Bankumsatzes nicht das zugehörige Erlös- bzw. Aufwandskonto ermitteln können.

•Nach der Verbuchung des Pendelordners muss dieser wieder aufgelöst werden, d. h. die Bankauszüge, Rechnungen usw. müssen wieder in eigene Ordner umsortiert werden, weil das Auffinden von Belegen zu bestimmten Geschäftsvorfällen über die Pendelordnersystematik sehr schwierig bis nahezu unmöglich ist.

 

Beispiel

Sie suchen die Rechnung eines bestimmten Kunden, der im Frühjahr Ware gekauft hat. Um den Beleg zu finden, müssten nun alle Pendelordner des ersten Quartals durchsucht werden. Sind die Rechnungen in eigenen Ordnern abgelegt, ist der Suchaufwand wesentlich geringer.