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Wie bereits eingangs erwähnt, ist die offene Posten Buchhaltung, ob der besseren Übersicht und Kontrolle, das Mittel der ersten Wahl für Unternehmen mit einem großen Kunden- bzw. Lieferantenstamm.

 

Nachdem im Onlinehandel die meisten Kunden nur einmal oder sehr unregelmäßig in großen Zeitabständen kaufen, ist die Einrichtung von spezifischen (sog. benannten) Debitorenkonten nicht zielführend. Man müsste für jeden neuen Kunden ein eigenes Konto einrichten, auf dem dann nur ein Geschäftsvorfall (Zahlung und Rechnung) steht.

 

Stattdessen ist es geschickter, mit diversen Debitorenkonten zu arbeiten. Diese werden alphabetisch von A–Z angelegt und die Geschäftsvorfälle anhand des Kunden-Namens eingebucht.

 

Beispiel für diverse Debitoren-Konten:

10000 div. A

10100 div. B

10200 div. C

10300 div. D

…

12700 div. Z.

 

Die Rechnung an den Kunden „Schmuck“ würde auf das Konto 11900 – div. SCH, die an die Kundin „Mosauer“ auf das Konto 11200 – div. M gebucht werden usw.

Grundbedingung für eine funktionierende OP-Buchhaltung ist das Vorhandensein einer Beleg-Nummer (Rechnungs-Nummer), über die Rechnung und Zahlung einander zugeordnet werden können.

Da die Buchhaltung immer vergangenheitsbezogen ist, liegen zum Zeitpunkt der Erstellung (i. d. R. zu Beginn des Folgemonats) sowohl die Zahlungen als auch die daraus erstellten Ausgangsrechnungen vor.

Man verbucht nun zunächst die Ausgangsrechnung (die hat eine Rechnungs-Nr.) und anschließend die zugehörige Zahlung.

Eine automatische Zuordnung der Zahlung über Systeme wie z. B. den Datev-Kontoauszugsmanager ist jedoch nach wie vor nicht möglich, da der Verwendungszweck des Kontoauszuges keine Rechnungs-Nr. enthält.

 

Die OP-Buchhaltung hat folgende Nachteile:

•Im Vergleich zur direkten Buchung (Bank an Erlöse) müssten doppelt so viele Buchungen erfasst werden, dafür entfällt das Erstellen des Pendelordners. Dieser Nachteil entfällt, wenn die Buchungen automatisch erzeugt werden.

•Die Kontoauszugspositionen müssen den offenen Posten manuell zugeordnet werden. In der Praxis bedeutet dies, dass jeder Kontoauszugsposten, der eine Kundenzahlung beinhaltet, mit der Nummer des diversen Debitorenkontos und der Rechnungs-Nr. beschriftet werden muss. An eine automatische Verbuchung der Kontoauszüge ist nicht zu denken.