Um überhaupt Daten exportieren zu können, müssen diese fehlerfrei sein. Ob die Daten fehlerfrei sind, können Sie dem Informationsbereich am unteren Bildschirmrand entnehmen.
Abb. Die Anzahl der fehlerhaften Buchungen wird in der Statuszeile des Buchungsbereiches angezeigt.
Nachdem Sie alle Fehler in den erzeugten Buchungen des aktuellen Plattformkontos beseitigt haben, können Sie die Buchungen in Ihr Finanzbuchhaltungssystem exportieren.
Wichtige Hinweise
•Die zu exportierenden Buchungsdaten müssen in einem Wirtschaftsjahr liegen
•Werden Daten aus mehreren Monaten verbucht, erzeugt Nexus für jeden Monat jeweils eine eigene Datei
•Eine Datei darf max. 99 999 Buchungssätze enthalten. In diesem Fall erzeugt Nexus dann mehrere Exportdatei á 99 999 Datensätze.
•Um Datenübertragungsfehler zu vermeiden, sollten Sie nach Möglichkeit die automatische Datenübertragung nach Datev verwenden.
•Wenn Sie mit der automatischen Übertragung der Dateien nach Datev arbeiten, löscht Nexus diese aus dem Exportverzeichnis,
sobald die Übertragung erfolgreich abgeschlossen ist.
Um den Export zu starten, klicken Sie auf diese Schaltfläche in der oberen Funktionsleiste des Buchungsbereiches (Auswahlbereich)
Nexus blendet nun den Dialog für den Buchungsexport ein:
Abb. Dialog für den Export von Buchungen
Das Vorgehen zum Export von Buchungen ist für rechnungschreibende- und Zahlplattformen nahezu identisch.
Beim Export von Buchungen einer rechnungschreibenden Plattform kann zusätzlich noch
Nachfolgend werden nun die jeweiligen Anzeige- bzw. Eingabefelder beschrieben:
Datev-Berater-Nr.
Die „Kunden-Nr.“ des Steuerberaters bei der Datev wird so angezeigt, wie sie in den allgemeinen Programmeinstellungen hinterlegt wurde.
Mandanten-Nr.
Die Nummer unter der das Unternehmen im empfangenden Finanzbuchhaltungssystem geführt wird. Diese wird den allgemeinen Einstellungen des Mandanten entnommen.
Verhalten
Diese Information ist nur nachrichtlich und kann nicht geändert werden.
Nur Buchungen, die noch nicht exportiert wurden, können exportiert werden.
Umfang
Diese Klappbox wird nur angezeigt, wenn Sie den Export der Buchungsdaten einer rechnungschreibenden Plattform durchführen möchten. Über die Klappbox steuern Sie, ob Sie alle oder nur einen bestimmten Teil der Buchungen exportieren möchten:
•Alles
Diese Einstellung bewirkt, dass alle Buchungen des Buchungsbereiches exportiert werden.
•Nur Rechnung
| Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden nur Buchungen, die eine Debitoren-Sollstellung abbilden, exportiert. |
•Nur Stornos/Gutschriften/Sonstiges
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden nur Buchungen, die keine Debitoren-Sollstellung abbilden, exportiert.
Wenn Sie in der empfangenden Finanzbuchhaltung später noch die Bewegungen der regulären Hausbanken buchen, sollten Sie beim Export wie folgt vorgehen:
1. Export „Nur Rechnungen“
2. Danach erster Verbuchungslauf der Bankkonten
3. Export „Nur Stornos/Gutschriften/Sonstiges“
4. Danach finaler Verbuchungslauf der Bankkonten
Der Grund für diese Vorgehensweise ist denkbar einfach:
Ein Verkauf mit Bankzahlung und Anschließender Gutschrift besteht aus vier Schritten:
1. Zahlung des Kunden per Banküberweisung
2. Erstellung der Rechnung, Versand der Ware an den Kunden
Nachdem der Kunde die Ware dann zurückgeschickt hat:
3. Erstellung eines Rechnungskorrekturbeleges(Gutschrift)
4. Rückzahlung an den Kunden per Banküberweisung
Würde man nun mit dem Exportumfang „Alles“ arbeiten, werden sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift verbucht, der offene Posten hat einen 0-Saldo – ist also ausgeziffert.
Dem gegenüber stehen die zwei Bankzahlungen, zu denen bei der automatischen Verbuchung in der Finanzbuchhaltung nun keine offenen Posten ermittelt werden können. Dementsprechend werden die Bankzahlungen als nicht zuordenbar bzw. als fehlerhaft gekennzeichnet.
Werden jedoch zunächst nur die Rechnungen übergeben. Existiert bei der Verbuchung der Bankauszugsdaten ein offener Posten, die Bankzahlung wird erkannt und dem offenen Posten zugeordnet.
Mit den Gutschriften wird analog verfahren.
Durch die getrennte Übergabe von Rechnungen und Gutschriften und entsprechender zweimaliger Verbuchung der Bankdaten lässt sich die Quote der automatisch zugeordneten Bankauszugsposten im Regelfall deutlich erhöhen.
Wirtschaftsjahr
Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres werden aus dem Monat, in dem das Wirtschaftsjahr des Unternehmens beginnt und dem Zeitraum der zu exportierenden Buchungen ermittelt. Beginn und Ende werden nur der besseren Information wegen angezeigt.
Datum von, Datum bis
Hierüber können Sie den Zeitraum, der Buchungen, die Sie exportieren möchte einschränken. Nexus belegt die beiden Datumsangaben immer mit dem Datum der jüngsten bzw. ältesten Buchung vor. Im Normalfall muss der Zeitraum des Exports nicht angepasst werden.
Bitte beachten Sie, dass beim Export von Amazon-Buchungssätzen – Datum von und Datum bis auf den selben Tag fallen können. Dies ist immer der Fall, wenn Sie in den Einstellungen des zugrundeliegenden Amazon-Plattformkontos das Datum des Zahlungseingangs als Buchungsdatum angegeben haben.
Vorlaufbezeichnung
Die Vorlaufbezeichnung ist nichts anderes als die Beschreibung, mit der die Buchungsdatei in Datev-Rewe angezeigt werden soll.
Nexus schlägt eine Vorlaufbezeichnung vor, diese kann vom Anwender jedoch jederzeit geändert werden.
Je genauer die Beschreibung, desto besser können die Buchungsdaten später innerhalb der Finanzbuchhaltung identifiziert werden.
Diktatkürzel
Hier können Sie Ihre Namens-Initialen angeben (max. 2 Buchstaben).
Diese erscheinen dann in Datev-Rewe (bzw. falls unterstützt auch in anderen empfangenden Finanzbuchhaltungssystemen)
Damit kann eine importierte Datei leicht dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden.
Exportmodus
Über diese Klappbox legen Sie fest, wie Sie die Buchungen in das empfangende Finanzbuchhaltungs-system exportieren möchten.
Nexus schlägt immer den jeweils zuletzt verwendeten Exportmodus vor. Folgende Exportmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung.
•Bereitstellung der Dateien für den manuellen Import nach Datev
| Wird diese Option gewählt, erzeugt Nexus die entsprechenden Buchungsdateien und legt diese im angegebenen Exportverzeichnis ab. Anschhließend können Sie die erzeugten Datev-Dateien von Hand in das empfangende Finanzbuchhaltungssystem importieren |
•Bereitstellung der Dateien für Versand (Zip-Datei)
Diese Option ist immer das Mittel der Wahl, wenn Sie die von Nexus erzeugten Dateien per EMail (z. B. an Ihren Steuerberater) versenden möchten. Nexus erzeugt beim Export der Dateien eine zusätzliche Inhalts-Datei (Inhalt.txt) und packt diese zusammen mit den Buchungsdateien in eine ZIP-datei. Die Datei Inhalt.txt kann mit jedem Editor bzw. Textverarbeitungsprogramm geöffnet werden und enthält eine genaue Aufstellung über Art und Inhalt der übermittelten Dateien.
Bitte beachten Sie, dass ZIP-Dateien zwingend mit einem Kennwort geschützt werden müssen (personenbezogene Daten!).
Dieses Kennwort können Sie in den allgemeinen Einstellungen des Mandanten hinterlegen.
Abb. Inhalt.txt einer ZIP-Datei
•Bereitstellung der Dateien und automatische Übertragung nach Datev-Rewe
| Diese Option kann nur dann verwendet werden, wenn sich Nexus und Datev-Rewe auf demselben Rechner befinden. In Verbindung mit anderen Finanzbuchhaltungssystemen ist eine automatische Übergabe der Buchhaltungsdaten nicht möglich. Bei der automatischen Übergabe überträgt Nexus die erzeugten Buchungen direkt an Datev-Rewe, d. h., dass ein manueller Import der erzeugten Rechnungsdaten nach Datev-Rewe entfällt. Die automatische Datenübermittlung ist für beide Datev-Formate möglich. Bitte beachten Sie, dass bei der automatischen Übermittlung von Datev-Postversanddateien keine Vorlaufbezeichnung übergeben werden kann. Als Vorlauf-Bezeichnung vergibt Datev-Rewe einfach die Abrechnungs-Nr. Die Vorlaufbezeichnung muss also später innerhalb von Datev-Rewe nochmals angepasst werden. Bei der automatischen Übertragung im Datev-Format wird dagegen die in Nexus angegebene Bezeichnung des Vorlaufes an Datev-Rewe übermittelt. Bitte beachten Sie, dass für die automatische Übergabe der Daten an Datev entsprechende Einstellungen vorzunehmen sind. Nähere Angaben hierzu finden Sie im Abschnitt Arbeitsplatzspezifische Einstellungen). Sofern Sie Datev-Rewe auf dem selben Rechner wie Nexus betreiben sollten Sie unbedingt diese Art der Datenübergabe an Datev wählen. Bei der automatischen Übergabe der Daten kann Nexus den Status der übergebenen Datev-Dateien selbst setzen ("grün"), was ein zügiges und komfortables Arbeiten ermöglicht. Ist in den Programmeinstellungen ein anderes Finanzbuchhaltungssystem als Datev eingestellt, wird dieser Exportmodus nicht angeboten. |
•Bereitstellung der Dateien und per DATEVconnect online an Kanzlei übertragen
| Diese Art der Übertragung ist nur für Anwender interessant, die Nexus anwenden und die daraus erzeugten Daten an Ihre Steuerberatungskanzlei übertragen möchten. Bei der DATEVconnect online Schnittstelle handelt es sich um eine API, mittels derer Nexus die erzeugten Datev-Dateien über das DATEV-Rechenzentrum direkt an eine Steuerberatungskanzlei übertragen kann. Bitte beachten Sie, dass DATEVConnect online von Ihrer Steuerberatungskanzlei freigegeben werden muss. Die entsprechenden Hinweise hierzu finden Sie im Nexus Datenbereitstellungsbuch im Abschnitt DATEVConnect online. Weiterhin benötigen Sie die App DATEV Smart Login zur Authentifizierung. Für die Übertragung der Dateien können seitens DATEV gesonderte Gebühren anfallen. Bitte sprechen Sie Ihre Steuerberatungskanzlei dazu an. |
| Ist in den Programmeinstellungen ein anderes Finanzbuchhaltungssystem als Datev eingestellt, wird dieser Exportmodus nicht angeboten. |
Exportpfad
In diesem Feld geben Sie an, in das Verzeichnis Sie die von Nexus erzeugten Buchungsdaten abspeichern möchten. Voreingestellt ist das in den allgemeinen Mandanteneinstellungen hinterlegte Exportverzeichnis. Das Exportverzeichnis wird immer benötigt. Unabhängig von dem gewählten Exportmodus erzeugt Nexus zunächst IMMER die entsprechenden Datev-Dateien und
speichert diese ab. Erst in einem zweiten Schritt erfolgt dann ggf. die weitere Verarbeitung (z. B. die automatische Übertragung an DATEV-ReWe)
Über diese Schaltfläche können Sie den Exportpfad jederzeit ändern.
Personenkontenbeschriftungen exportieren
Dieser Kenner wird nur beim Export von Buchungen einer Rechnung schreibenden Plattform angezeigt. Er bewirkt, dass neben den Buchungen auch die Kontenbeschriftungen für die Debitorenkonten der Rechnung schreibenden Plattform in entsprechenden Übergabedateien bereitgestellt werden.
Die Personenkontenbeschriftungen sollten Sie auf jeden Fall beim erstmaligen Export der Buchungen der Rechnung schreibenden Plattform übergeben. Für den Fall, dass Sie die Debitorenkonten regelmäßig ändern oder erweitern (z. B. durch den Import von benannten Debitoren), sollten Sie die Kontenbeschriftungen ebenfalls an das empfangende Finanzbuchhaltungssystem übergeben.
Durch die Übergabe der Kontenbeschriftungen ersparen Sie sich die erneute Erfassung der Kontenbezeichnungen im empfangenden Finanzbuchhaltungssystem.
Bitte beachten Sie, dass der Export der Kontenbeschriftungen nicht protokolliert wird.
Buchungen nach Datum / Rg-Nr. sortieren.
Diese Option steht ebenfalls nur beim Export von Daten aus Rechnung schreibenden Plattformen zur Verfügung. Wird dieser Kenner gesetzt, werden die Buchungen nicht so exportiert, wie sie in der Buchungsliste aufgeführt sind, sondern Sie werden nach Datum und Rechnungs-Nr. sortiert in die Übergabedatei geschrieben.
Buchungen in Datev-Rewe festschreiben
Wenn Sie diesen Kenner setzen, können die erzeugten Buchungen nach einlesen in Datev-Rewe nicht mehr verändert werden.
Der Standardwert für diesen Kenner wird in denn allgemeinen Einstellungen des Mandanten festgelegt.
Möchten Sie beispielsweise die Buchungen standardmäßig nicht festschreiben, können Sie dies in den allgemeinen Mandanteneinstellungen festlegen-
Um den Export zu starten, klicken Sie auf OK.
Nexus beginnt nun, die Buchungen in entsprechende Datev-Dateien zu schreiben.
Sobald die Dateien erzeugt bzw. nach Datev übertragen wurden, wird die Anzahl der Transaktionen an den dekodi-Zentralrechner übermittelt. Nachdem die Erzeugung der Dateien beendet ist, erscheint eine entsprechende Abschlussmeldung auf dem Bildschirm:
Abb.: Abschlussmeldung nach erfolgreichem Datenexport
Die von Nexus neu erzeugten Dateien werden im Bereich der bereits exportierten Buchungsstapel angezeigt:
Abb. Die neu erzeugte Datei wird in der Liste der bereits exportieren Buchungsstapel angezeigt
Weitere Details können Sie den entsprechenden Verarbeitungsprotokollen entnehmen (hierzu muss allerdings die Protokollierung in den allgemeinen Einstellungen des Mandanten
aktiviert sein).