Nachdem Sie das gewünschte PayPal-Konto in den allgemeinen Einstellungen festgelegt haben, können Sie nun nacheinander die Einstellungen zum jeweiligen PayPal-Konto vornehmen.
Die Buchungslogiken, nach denen Nexus einen PayPal-Kontoauszug verbuchen kann, sind im Abschnitt Buchungslogik PayPal beschrieben
Das Zahlsystem PayPal ist buchhalterisch wie eine Bank zu führen. Allerdings sind im Zusammenhang mit PayPal einige buchhalterische Gegebenheiten zu berücksichtigen:
•Eine PayPal-Transaktion besteht immer aus einer Zahlung nebst Gebühr bzw. nur aus einer Zahlung
•Der PayPal-Kontoauszug beinhaltet Posten, die den Saldo des Kontos verändern können, die jedoch nicht ausgewiesen werden. Dies führt dann dazu, dass der im PayPal ausgewiesene Saldo nicht mit dem tatsächlichen Saldo übereinstimmt.
Nexus kann pro Mandant beliebig viele PayPal-Konten verwalten. Jedes PayPal-Konto kann wiederum beim Verbuchen auf beliebig viele Konten rechnungschreibender Plattformen Bezug nehmen.
Um die Einstellungen für ein PayPal-Plattformkonto vorzunehmen, klicken Sie im Strukturbaum im Bereich Einstellungen auf den Eintrag Allgemein des jeweiligen PayPal-Plattformkontos.
Abb. Aufruf der Einstellungen zu einem PayPal-Plattformkonto
Nachdem Sie auf den Eintrag für die PayPal-Einstellungen geklickt haben, wird der Eingabebereich für die Einstellungen angezeigt:
Abb. PayPal Einstellungen
Folgende Einstellmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
PayPal Kreditorenkonto / Sachkonto
Werden über das PayPal-Konto Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten bezahlt, können Sie diese auf zwei verschiedene Arten buchen:
Wird ein Kreditorenkonto (Personenkonto) hinterlegt, bucht Nexus alle Zahlungen an Lieferanten gegen dieses Kreditorenkoto. Dies bedingt wiederum, dass die Eingangsrechnung des Lieferanten auch auf dieses Kreditorenkonto gebucht wurde.
Wird ein Sachkonto angegeben, dann bucht Nexus grundsätzlich alle Zahlungen an Lieferanten auf dieses Konto. Zusätzlich bietet Nexus die Möglichkeit an, die Zahlungen mittels sogenannter Kontierregeln auf andere Konten zu buchen. Sobald Sie im Feld PayPal Kreditorenkonto / Sachkonto ein Sachkonto eingeben, wird in der unteren Bildschirmhälfte der Bereich für die Kontierregeln eingeblendet. Die Kontierregeln sind in Abschnitt Automatische Kontierung mit Hilfe von Kontierregeln genauer beschrieben.
Konto Aufwand Gebühren
Auf dieses Konto werden die PayPal Gebühren gebucht. Erfassen Sie den Datev-Buchungsschlüssel (falls erforderlich) und das zugehörige Aufwandskonto. Da PayPal seinen Sitz in einem anderen EU-Land hat, müssen Sie zusätzlich die Kennziffer für die entsprechende Leistungsart im Feld 13b Kennz hinterlegen.
Konto Gebühren Whrg.-Umrech
Geben Sie hier das Aufwandskonto ein, auf das Nexus die versteckten Gebühren buchen soll, die durch einen Währungstausch verursacht worden sind. Diese versteckten Gebühren ergeben sich aus dem Gesamtbetrag der bezahlten Rechnung abzgl. der aus dem von PayPal bezahlten Euro-Betrag und abzgl. der PayPal-Gebühren in Euro.
Wird kein entsprechendes Aufwandskonto hinterlegt, verbucht Nexus die Gebühren auf das Konto Aufwand Gebühren.
Hinweis:
Nexus kann die durch die Währungsumrechnung entstandenen Differenzen nur berechnen, wenn Sie die Fremdwährung im PayPal-Konto sofort tauschen lassen. Sammeln Sie die Währung, kann Nexus das Konto nicht bebuchen und somit keinen Bezug zum OP herstellen
Bankkonto EUR
PayPal ist de facto eine Bank. Geben Sie hier das zugehörige Sachkonto aus Ihrem Buchhaltungs-system an. Bitte beachten Sie, dass über dieses Konto ausschließlich Euro-Beträge gebucht werden. Andere Währungen werden über gesonderte Konten gebucht.
Geldtransitkonto EUR
Dieses Konto wird für Geldtransferzahlungen zwischen PayPal und einem anderen Bankkonto (z. B. dem Girokonto der Hausbank) benötigt.
Konto für Einbehalte / Differenzen EUR
Dieses Verrechnungskonto dient der Erfassung von Differenzen zwischen dem Saldo lt. PayPal-Kontoauszug und dem tatsächlichen Saldo des PayPal-Kontos. Die Saldendifferenzen werden postengenau gebucht, d. h. dass jede Differenz zwischen zwei Kontoauszugsposten eine Buchung auf eben dieses Konto auslöst. Wird der Kenner verdichten gesetzt, werden alle Saldendifferenzen in einer einzigen Buchung zusammengefasst.
Käuferkonflikte EUR
Dieses Konto dient zur Überwachung von Käuferkonflikten. Alle PayPal-Posten, die von der Art Verzögerte Verfügbarkeit oder Aktualisierung sind, werden über dieses Verrechnungskonto gebucht. Dadurch kann jeder Käuferkonflikt zurückverfolgt und geprüft werden. Das Konfliktkonto EUR kann in der Finanzbuchhaltung als OPOS-geführtes Sachkonto geschlüsselt werden. Dieser Umstand gibt sich daraus, dass Nexus die Kontennummern in Belegfeld1 hinterlegt. Dadurch können die Käuferkonflikte leicht gefunden und letztendlich ausgeziffert werden.
Klärungskonto EUR:
Auf das Klärungskonto werden alle PayPal-Kundenzahlungen gebucht, die keinem Beleg der korrespondierenden Rechnungschreibenden Plattform zugeordnet werden konnten.
Wird das Klärungskonto nicht angegeben (0), werden die Buchungen der PayPal-Transaktionen mit kundenbezug als fehlerhaft gekennzeichnet.
Erfolgt die Verbuchung der PayPal-Transaktionen ohne Bezug auf eine Rechnungschreibende Plattform, wird das Klärungskonto nicht bebucht.
Konto Erlöse
Nexus beherrscht hinsichtlich der Verbuchung eines PayPal-Kontoauszuges zwei verschiedene Buchungsverfahren: Die Verbuchung der PayPal-Geschäftsvorfälle gegen entsprechende offene Posten und das alleinstehende Verbuchen.
Das alleinstehende Verbuchen der PayPal Geschäftsvorfälle kommt immer dann in Frage, wenn keine offenen Posten verfügbar sind oder eine offene Posten-Buchhaltung aus rechtlichen Gründen gar nicht erforderlich ist.
In diesem Fall bucht Nexus alle Zahlungsein und -ausgänge über das angegebene Erlöskonto und die PayPal-Gebühren auf das Gebührenkonto. Das Erlöskonto muss in der empfangenden Finanzbuchhaltung als Automatikkonto (= Konto mit automatischer Steuerherausrechnung) hinterlegt sein.
Bitte beachten Sie, dass Nexus bei der alleinstehenden Verbuchung der Geschäftsvorfälle keinerlei
umsatzsteuerliche Betrachtungen anstellt. Alle Einnahmen und Ausgaben werden – unabhängig von Steuersatz und Lieferland – auf das angegebene Erlöskonto gebucht. Sofern Erlöse mit anderen Steuersätzen bzw. von Kunden aus anderen Ländern enthalten sind, müssen diese von Hand auf die richtigen Erlöskonten umgebucht werden.
Das Erlöskonto wird bei der Verbuchung der PayPal-Geschäftsvorfälle nur dann berücksichtigt, wenn keine Konten von Rechnungschreibenden Plattformen, auf die Nexus bei der Verbuchung Bezug nehmen soll, hinterlegt sind.
Kostenstelle
Wenn Sie in den allgemeinen Einstellungen des Mandanten die Kostenstellen-- / Kostenträgerrechnung aktiviert haben, können Sie hier die Kostenstellenbezeichnung des PayPal-Kontos angeben. Die angegebene Kostenstelle wird dann allen aus den PayPal-Geschäftsvorfällen erzeugten Buchungen im Datev Feld KOST1 übergeben.
EMail-Adressen
In diesem Bereich erfassen Sie die bei PayPal hinterlegten EMail-Adressen des Kontos. Zu einem PayPal-Konto können beliebig viele EMail-Adressen hinterlegt werden; mindestens eine EMail-Adresse muss jedoch hinterlegt werden.
Um eine EMail-Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche.
Durch einen Klick auf diese Schaltfläche löschen Sie eine EMail-Adresse.
Encoding der Importdatei
Über diese Klappbox kann der Zeichensatz (Codepage) der PayPal-Importdatei eingestellt werden. Standardmäßig basieren alle Importdateien auf dem ANSI-Zeichensatz. Ändern Sie diese Einstellung nur bei Bedarf. Eine falsche Einstellung kann dazu führen, dass die PayPal-Kontoauszugsdaten nicht korrekt eingelesen werden und beim späteren Verbuchen Fehler entstehen
Auszeit PayPal-SOAP-API in Sek.
Geben Sie hier die Zeit in Sekunden an, die Nexus maximal auf die Antwort des PayPal-Zentralrechners warten soll. Der Standardwert von 120 Sekunden ist reichlich bemessen und sollte nur in begründeten Fällen geändert werden.
PayPal-SOAP-API Zugangsdaten:
Alternativ zum Import der PayPal-Kontoauszugsdateien besteht die Möglichkeit, die PayPal-Kontoauszüge direkt über den PayPal-Zentralrechner abzurufen.
Durch einen Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie den Dialog, in dem Sie die für den Zugriff auf den PayPal-Zentralrechner erforderlichen Zugangsdaten hinterlegen können:
Abb. Dialog zur Erfassung der Zugangsdaten für den Datenabruf via PayPal-Zentralrechner
Hinterlegen Sie hier ggf. die entsprechenden Daten und bestätigen Sie Ihre Daten mit OK.
!!!Wichtiger Hinweis!!!
Wir raten von der Benutzung der PayPal-SOAP-API, also dem direkten Abruf der Kontoauszugsdaten vom PayPal-Zentralrechner, ausdrücklich ab. Dies hat folgende Gründe:
•Die vom PayPal-Zentralrechner zurückgelieferten Kontoauszugsdaten enthalten keinen Saldo. Der jeweilige Kontensaldo wird ausschließlich von Nexus berechnet. Demzufolge können Saldendifferenzen weder erkannt noch ausgewiesen werden.
•Die vom PayPal-Zentralrechner übermittelten Kontoauszugsposten sind mitunter nicht vollständig, d. h. Sie enthalten nicht alle buchungsrelevanten Kontenbewegungen.
•Die vom PayPal-Zentralrechner übermittelten Kontoauszugsposten enthalten nicht so viele Informationen wie die PayPal-Kontoauszugsdatei.
Der Abruf der PayPal-Kontoauszugsdaten vom PayPal-Zentralrechner sollte deshalb nur im äußersten Fall verwendet werden. Z. B. dann, wenn die PayPal-Kontenbewegungen mehrmals täglich verbucht werden sollen.
Information im Belegfeld 1
Hier können Sie eintragen, welcher Wert bei alleinstehender Verbuchung in das Belegfeld 1 eingetragen werden soll.
Bei Auswahl „Transaktionscode“ wird der Transaktionscode aus den PayPal-Importdaten gesetzt.
Bei Auswahl „Rechnungsnummer“ wird die Rechnungsnummer aus den PayPal-Importdaten gesetzt; ist keine Rechnungsnummer vorhanden, so wird der Transaktionscode gesetzt.
Hinweis: Dieses Feld ist nur bei alleinstehender Verbuchung sichtbar.
Direktlink zum Vorgang
Hier können Sie den Hyperlink eintragen, mit dem Sie später aus dem Nexus-Buchungseditor heraus einen PayPal-Vorgang direkt in Ihrem PayPal-Konto
aufrufen können. Aktuell wird folgender Hyperlink unterstützt:
https://www.paypal.com/activity/payment/{docID}
Der Platzhalter {docID} wird bei der Ausführung dann durch die entsprechende PayPal-Transaktions-Nr. ersetzt.
Weitere Informationen zur Verwendung des Direktlinks finden Sie im Abschnitt Einzelanzeige / Buchungssatz bearbeiten.
Beim Buchen Bezug nehmen auf
Wie Eingangs bereits beschrieben, kann ein PayPal-Kontoauszug sowohl alleinstehend als auch gegen die offenen Posten des Plattformkontos einer rechnungschreibenden Plattform gebucht werden.
Sofern Sie letzteres beabsichtigen, müssen Sie dem PayPal-Konto die jeweiligen Plattformkonten der Rechnung schreibenden Plattformen zuweisen:
Abb. Auswahl der Konten der rechnungschreibenden Plattformen, auf die beim Buchen Bezug genommen werden soll
Der Zweck der Bezugnahme wird automatisch in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Speichern Sie die Zuordnung durch einen Klick auf das Symbol am Anfang der entsprechenden Eingabezeile.
Anschließend wählen Sie über die Klappbox Bezugnahme auf Konto das Konto der gewünschten Rechnung Plattform aus.
Um eine Bezugnahme zu löschen, klicken Sie auf das Symbol X.
Hinweis
Da im Normalfall Rechnungen immer nur über ein einziges System geschrieben werden, ist die Bezugnahme auf mehrere Konten Rechnung schreibender Plattformen nur in Ausnahmefällen erforderlich, z.B. dann, wenn Rechnungen über verschiedene Systeme geschrieben werden, die Zahlungen jedoch nur auf ein PayPal-Konto eingehen.
Fremdwährungskonten
Im Gegensatz zu einem regulären Bankauszug enthält ein PayPal-Kontoauszug immer alle Kontenbewegungen unabhängig davon, in welcher Währung Sie stattfinden.
Damit Nexus die Geschäftsvorfälle korrekt und auch in der jeweiligen Fremdwährung nachvollziehbar buchen kann – müssen für jede vorkommende Währung entsprechende Konten bereitgestellt werden.
Diese Konten legen Sie im Bereich Fremdwährungskonten an:
Abb. Eingabebereich für die Fremdwährungskonten
Für jede vorkommende Fremdwährung ist sind die entsprechenden Informationen zu hinterlegen.
Um einen neuen Satz (= Zeile) mit den Konten für eine Fremdwährung anzulegen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Pro Fremdwährung sind folgende Felder zu befüllen:
Fremdwährung
Wählen Sie hier die Fremdwährung aus, für die die jeweiligen Konten gelten.
Sie müssen für alle Währungen, die in den zu verbuchenden PayPal-Kontoauszügen vorkommen können, einen entsprechenden Kontensatz hinterlegen.
Konto Einbeh. / Diff. Fremdwährung
Auf diesem Konto weist Nexus Saldendifferenzen zwischen dem auf dem PayPal-Kontoauszug ausgewiesenen und dem tatsächlichen Saldo in der jeweiligen Fremdwährung aus. Das Konto hat nur nachrichtlichen Wert und muss deshalb so gewählt werden, dass es nicht in die Berechnungen der BWA und der Bilanz einfließt. Es empfiehlt sich den Kontozweck eines der Saldenvortragskonten als "statistisches Konto" umzuschlüsseln und hier zu verwenden.
Die Saldendifferenzen werden postengenau gebucht, d. h. dass jede Differenz zwischen zwei Kontoauszugsposten der Fremdwährung, eine Buchung auf eben dieses Konto auslöst.
Hilfskonto Einbeh. / Diff. in Euro
Dieses Konto wird automatisch angebucht, wenn man den Paypal-Kontoauszug im neuen Format herunterlädt. Dadurch kann Nexus die entsprechenden Einbehalte in Fremdwährung erkennen und bucht diese auf das Hilfskonto Einbeh. / Diff. in Euro.
Ausschlaggebend für die Währungsumrechnung ist der Euro-Referenzkurs der DBB an dem Tag, an dem die Saldendifferenz aufgetreten ist.
Konto Einbeh. / Diff. Verdichten
Wird der Kenner gesetzt, werden alle Saldendifferenzen in einer einzigen Buchung zusammengefasst.
Konto Käuferkonflikte Fremdwährung
Auf dieses Konto werden die aufgetretenen Käuferkonflikte in dem jeweiligen Wert der Fremdwährung gebucht.
Ein Käuferkonflikt besteht grundsätzlich aus zwei Buchungen. Die Eröffnung des Käuferkonflikts und die Beilegung des Käuferkonflikts.
Hilfskonto Käuferkonflikte in Euro
Auf dieses Konto wird der Gegenwert des aufgetretenen Käuferkonflikts in Euro zum Euro-Referenzkurs der DBB gebucht.
Ausschlaggebend für die Währungsumrechnung ist der Euro-Referenzkurs an dem Tag, an dem der Käuferkonflikt eingebucht wurde.
Hilfskonto Bankkonto in Euro
Auf dieses Konto wird der Euro-Gegenwert vom Konto Bankkonto Fremdwährung gebucht. Dieses Konto spiegelt die Fremdwährungstransaktionen des Bankkontos Fremdwährung in Euro wieder.
Bitte beachten Sie aber, dass der Saldo des Kontos nur einen Näherungswert der umgerechneten Fremdwährungsbeträge darstellt.
Das Konto sollte monatlich oder spätestens quartalsweise mit dem Bundesbank-Wechselkurs abgestimmt werden, um Währungsumrechnungsdifferenzen ausbuchen zu können.
Welche Grundlage zur Bewertung des Banksaldos herangezogen wird, sollte dennoch mit dem Steuerberater abgesprochen werden.
Bankkonto Fremdwährung
Dieses Konto enthält alle in der Fremdwährung ausgewiesenen Bewegungen des PayPal-Kontos. Es entspricht damit einem Bankkonto, das nur in einer einzigen Währung geführt wird.
Das Konto hat nur nachrichtlichen Wert und muss deshalb so gewählt werden, dass es nicht in die Berechnungen der BWA und der Bilanz einfließt. Es empfiehlt sich ein sog. statistisches Konto zu verwenden.
Devisenkonto Fremdwährung
Dieses Konto wird nur aus technischen Gründen (als Gegenkonto zum Bankkonto Fremdwährung) benötigt und hat keinerlei weiterführende Bedeutung. Das Konto muss deshalb so gewählt werden, dass es nicht in die Berechnungen der BWA und der Bilanz einfließt. Es empfiehlt sich ein sog. statistisches Konto zu verwenden.
Hinweis
Die in Fremdwährung geführten Konten sind im empfangenden Finanzbuchhaltungssystem in den meisten Fällen nicht 1:1 darstellbar. Die meisten Finanzbuchhaltungssysteme werden in einer einzigen Basiswährung (Euro) geführt. Fremdwährungen müssen entsprechend auf die Basiswährung umgerechnet werden. Nexus führt keinerlei Währungsumrechnungen durch, so dass die Fremdwährungsbeträge an das jeweilige Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden. Man muss sich bei der Betrachtung der Konten jeweils vergegenwärtigen, dass diese Fremdwährungsbuchungen enthalten.
Beispiel
Das Bankkonto für GBP wird in Nexus mit 9012 angegeben. Es enthält eine Buchung 100 GBP an das Devisenkonto 9013.
Wenn die Buchung nun an die Finanzbuchhaltung übergeben wird, wird der Betrag der Buchung zwar richtig mit 100 angezeigt, als Währung wird jedoch Euro angegeben.
Hinweis
Nexus unterstützt mittlerweile die Verbuchung von Käuferkonflikten. Eine genaue Beschreibung der Herangehensweise an die Verbuchung von Käuferkonflikten finden Sie in Teil 8 - Nexus - Komplexe Szenarien.