Wenn Sie im Strukturbaum auf die allgemeinen Einstellungen eines dekodi-Standard-Plattformkontos klicken, erscheint die folgende Bildschirmmaske:
Abb. Allgemeine Einstellungen zu einem dekodi-Standard-Konto
Übergabe der Rechnungs-Nr.
Neben der offenen Posten-Nr. kann auch die Rechnungs-Nr. an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Hierfür stehen folgende Felder zur Verfügung:
•In Buchungstext.
Die Rechnungs-Nr. wird an den Buchungstext der Datev-Buchung angehängt.
•In Zusatzinfo
Die Übergabe der Rechnungs-Nr. erfolgt in einem Zusatztext zur Buchung. Diese Möglichkeit besteht nur dann, wenn die Option Datev Zusatzinformation übergeben in den allgemeinen Programmeinstellungen aktiviert ist (siehe Abschnitt Einstellungen - Allgemein)
•In KOST 1
Die Rechnungs-Nr. wird im Kost1-Feld der Datev-Buchung übergeben. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn die Kostenrechnung nicht aktiviert wurde (siehe Abschnitt Einstellungen - Allgemein)
•In Belegfeld1 (nur bei alleinstehender Verbuchung).
In diesem Fall wird die Rechnungs-Nr. als OP-Nr. im Belegfeld1 des Datev-Buchungssatzes übergeben. Die Übergabe im Belegfeld 1 ist nur dann anzuraten, wenn später keine Zuordnung von Zahlungen etc. erfolgen soll.
•In Belegfeld2 (für nicht Datev-Systeme).
Diese Option sollte nur dann ausgewählt werden, wenn in den allgemeinen Programmeinstellungen das Auswahlfeld Empfangendes Finanzbuchhaltungssystem auf den Wert Datev-kompatibles System eingestellt wurde. Bitte prüfen Sie vor Auswahl dieser Option unbedingt, ob das empfangende Finanzbuchhaltungssystem in der Lage ist, Rechnungs-Nummern im Belegfeld 2 zu übernehmen. Eine Übergabe der Rechnungs-Nr. im Belegfeld2 an die Datev-Finanzbuchhaltung führt zu einem Fehler beim Import.
Übergabe OP-Nr.
Über diese Klappbox legen Sie fest, in welchem Feld die Bestell-Nr (Order-ID) an die Finanzbuchhaltung übergeben werden soll. Die Bestell-Nr. (Order-ID) wird als sog. OP-Nr. verwendet. Die OP-Nr. ist ein eindeutiger Schlüssel, über den Rechnung und Zahlung zusammengeführt werden.
Für die Übergabe der OP-Nr./Bestell-Nr. stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
•In Belegfeld 1
Sofern den dekodi-Standard-Rechnungen später die entsprechenden Zahlungen zugeordnet werden sollen und die von Nexus erzeugten Buchungen an die Datev-Finanzbuchhaltung übergeben werden sollen, muss die OP-Nr. im Belegfeld1 übergeben werden.
•In Belegfeld2 (für nicht Datev-Systeme)
Diese Option muss immer dann gewählt werden, wenn das empfangende Finanzbuchhaltungssystem nicht die Datev-Finanzbuchhaltung ist und die OP-Nr. im Belegfeld 2 erwartet wird. In welchem Feld die OP-Nr. übergeben werden muss entnehmen Sie den Informationen zum Datev-Import des eingesetzten Finanzbuchhaltungssystems
•In Zusatzinfo
Diese Option sollte grundsätzlich nicht angewendet werden. Einzige Ausnahme sind Buchungsszenarien, bei denen die OP-Nr. nicht zur späteren Zuordnung der Zahlungen benötigt wird.
Land in Kost 1 übergeben
Dieser Kenner steht nur dann zur Verfügung, wenn die Option Kostenstellen / Kostenträger verwenden in den allgemeinen Einstellungen des Mandanten NICHT aktiviert wurde.
Wird der Kenner gesetzt, übergibt Nexus das jeweilige Lieferland (bzw. das Land des Rechnungsempfängers) als zweistelligen Ländercode (ISO 3166-2) im Feld Kost1 an die Finanzbuchhaltung.
Durch die Übergabe des Ländercodes können Konten später nach Land sortiert und ausgewertet werden. Der Ländercode wird für alle Länder und nicht nur für EU-Staaten übergeben.
Debitor-Nr. dekodi-Standard übernehmen
Wird dieser Kenner gesetzt, erfolgt die Verbuchung der Rechnungen und Gutschriften auf die in dem jeweiligen Vorsystem hinterlegten und mit übergebenen Debitorenkonten. Die Verwendung der dekodi-Standard-Debitoren-Nummer ist z. B. dann sinnvoll, wenn die Finanzbuchhaltung auf Nexus umgestellt wird, aber das bisher in der Finanzbuchhaltung gefahrene Debitorenschema beibehalten werden soll. Dies ist z. B. immer dann erforderlich, wenn jeder Kunde ein eigenes Debitorenkonto hat. Folglich können keine Debitorenkonten in Nexus hinterlegt werden.
Kostenstelle
In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Kostenstelle, die für Ihr Dekodi-Standard-Konto bei der Erzeugung der Buchungsdaten verwendet werden soll, angeben. Das Feld ist nur dann aktiv, wenn die Option Kostenstellen / Kostenträger verwenden in den allgemeinen Einstellungen des Mandanten aktiviert wurde.
Klärungskonto Erlöse
Haben Sie hier ein Konto eingetragen, werden alle Rechnungen auf dieses Konto gebucht, die sonst einen Fehler hervorgerufen hätten. Beispielsweise werden auf dieses Konto Rechnungen verbucht, die mit einem falschen Steuersatz erstellt wurden.
Es wird allerdings nicht angeraten das Klärungskonto einzustellen, da dies unter Umständen sehr gefährlich sein kann.
Sollten Sie trotz allem das Klärungskonto eintragen wollen, wenden Sie sich zunächst an die dekodi Kundenbetreuung.
Konto Buchungen 0-Rechnungen
Wird hier ein Konto eingetragen, erzeugt Nexus für sog. 0-Rechnungen entsprechende nachrichtliche Buchungen. Weitere Informationen finden Sie hier.
Encoding der Importdatei
In diesem Feld wird der Zeichensatz, mit dem Nexus die Dekodi-Standard-Rechnungsdateien einliest, festgelegt. Der voreingestellte ANSI-Zeichensatz muss nur in Ausnahmen verändert werden.
Zahl.ziel Ausg. Rech. in Tagen
Sofern Sie in Dekodi-Standard Verkauf auf Rechnung anbieten, sollten Sie hier unbedingt das Zahlungsziel in Tagen angeben. Die Angabe des Zahlungsziels unterstützt Nexus bei der späteren Zuordnung der PayPal- und Amazon-Zahlungen.
Zahlartenüberleitung
Setzen Sie hier einen Kenner, aktivieren Sie die Zahlartenüberleitung für dieses Plattformkonto. Sie können auf die Zahlartenüberleitung über den jeweiligen Eintrag im Strukturbaum zugreifen. Zur Zahlartenüberleitung erfahren Sie im Kapitel Einstellungen - dekodi - Standard - Zahlartenüberleitung mehr.
Zahlungsinformation ohne Name des Zahlsystems zulassen
Im Normalfall werden im dekodi-Standardformat zu jeder Rechnung entsprechende Zahlungsinformationen übermittelt. Hierzu gehören auch die ID und der Name des Zahlungsmittels. Sollte die Übermittlung des Namens des Zahlsystems, über das die Rechnung bezahlt wurde, nicht möglich sein, kann Nexus über diesen Kenner angewiesen werden, den fehlenden Namen zu ignorieren.
Import-Duplikate zulassen
Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird der mehrfache Import von ein und der selben Rechnung zugelassen. Das sollte nur im äußersten Notfall zugelassen werden!!
Authentifizierungsverfahren für automatischen Datenabruf
Nexus ist in der Lage, Daten aus rechnungschreibenden Plattformen per API (Application Programming Interface) vollautomatisch abzurufen.
Die technische Beschreibung der Anforderungen an die API des Systems, aus dem die Daten abgerufen werden sollen, finden Sie im Nexus Schnittstellenbuch
Je nach technischer Umsetzung der API können Sie nun das entsprechende Authentifizierungsverfahren auswählen.
Welches Authentifizierungsverfahren im konkreten Einzelfall benötigt wird, erfahren Sie vom Anbieter der API über die die Rechnungsrohdaten abgerufen werden sollen.
•keine Authentifizierung - ruft die Daten der API ohne jegliche Authentifizierung ab (diese Einstellung darf nur zu Testzwecken verwendet werden
•API-Key - die Authentifizierung erfolgt mittels eines Schlüssels, den Sie vom API-Anbieter erhalten
•Basic Authentication - die Authentifizierung gegenüber der API erfolgt mittels Benutzername und Kennwort. Diese sog. Credentials erhalten Sie vom API-Anbieter.
•Bearer Token - die Authentifizierung gegenüber der API erfolgt ebenfalls mittels Benutzername und Kennwort. Diese sog. Auch hier erhalten Sie die Credentials vom API-Anbieter.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich der Bereich zur Eingabe der Authentifizierungsdaten.
Abb. Eingabe der API Authentifizierungsdaten unter Verwendung des Assistenten
Je nach gewähltem Authentifizierungsverfahren können Sie nun die entsprechenden Credantials erfassen.
Für bestimmte Plattformen stellt Nexus einen Assistenten zur Verfügung, der Ihnen die Einrichtung des API-Zugangs erleichert.
Dieser wird über das Menü mit den Sonderfunktionen aufgerufen.
Der Automatische Datenabruf wird in Abschnitt Teil 4 - Nexus - Datenimport erläutert.
Beleg-Nummern prüfen
Wenn dieser Kenner gesetzt wird, dann prüft Nexus bei der Verbuchung, ob die aus dekodi-Standard eingelesenen Beleg-Nummern (Rechnungs- bzw. Gutschrifts-Nummern) fortlaufend sind.
Die Prüfung sollte auf jeden Fall durchgeführt werden, da Rechnungs-Nummern lt. Umsatzsteuergesetz fortlaufend sein müssen.
Wenn Sie den Kenner Belegnummern prüfen aktivieren, dann müssen Sie im Anschluss die in dekodi-Standard verwendeten Belegnummernkreise angeben.
Beleg-Nummern prüfen / Belegnummernkreise
Nexus unterstützt die Vollständigkeits- und Mehrfachbelegungsprüfung einzelner Belegnummernkreise.
Ebenfalls unterstützt wird die selektive Verbuchung bestimmter Belegnummernkreise.
Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Belegnummernkreise.
Umsatzsteuer
Die Einstellungen in diesem Bereich benötigen Sie für die Erstellung eines Umsatzsteuerberichts. Die genauen Erläuterungen finden Sie im Abschnitt Erstellung des Umsatzsteuerberichts vorbereiten im Kapitel Umsatzsteuerbericht erzeugen.